Disciplina no custo do combustível para redes regionais de estafetas

O assassino silencioso das margens na última milha

As redes de estafetas e de encomendas trabalham com margens estreitas e horários apertados. Um motorista que falha uma janela de entrega custa dinheiro em penalizações de serviço e em clientes que não voltam. Um camião parado no trânsito com o motor ligado custa dinheiro em combustível que só aparece como rubrica própria quando chega o extrato mensal. Para os operadores regionais que gerem dezenas ou centenas de veículos distribuídos por vários armazéns, o gasto em combustível é muitas vezes o maior custo variável a seguir à mão de obra, e também aquele que a maioria dos operadores gere de forma menos deliberada.

O problema não é os responsáveis pelo planeamento não se importarem com o combustível. É que a disciplina no custo do combustível tende a ser tratada como um assunto secundário, algo revisto trimestralmente em vez de integrado nas operações diárias. Quando um responsável regional repara que o gasto em combustível foi subindo, o estrago já está entranhado numa época inteira de rotas, contratos e hábitos de condução difíceis de desfazer depressa.

Este artigo explica como integrar a disciplina do combustível no ritmo de funcionamento de uma rede de estafetas, em vez de apenas reagir depois dos factos.

Porque é que as redes de estafetas sentem as oscilações do combustível mais do que outras frotas

As transportadoras de longo curso conseguem muitas vezes absorver um movimento de preços ao longo de um percurso mais longo e diluí-lo numa única tarifa de entrega. As redes de estafetas e encomendas não têm esse luxo. A sua economia depende de uma elevada densidade de paragens, de troços médios curtos e de paragens frequentes com o motor ligado junto ao passeio e nos cais de carga. Esta combinação faz com que os veículos de estafetas queimem uma quantidade desproporcionada de combustível face aos quilómetros efetivamente percorridos até entregas que geram receita.

A isto juntam-se os picos sazonais típicos da entrega de encomendas, em que o aumento do volume exige veículos extra, rotas extra e, por vezes, camiões alugados ou em locação por um período limitado. Cada um destes acréscimos cria uma exposição ao combustível que não fazia parte do plano original da rede. Uma rede regional que cresce para uma época forte sem um plano de combustível associado a esse crescimento está, na prática, a abrir um buraco nas próprias contas e a esperar que as condições se mantenham favoráveis.

Os operadores que já analisaram desafios semelhantes em setores próximos vão reconhecer o padrão. A lógica apresentada em Estratégia de combustível para empresas de aluguer de equipamentos com frota de entregas aplica-se igualmente às redes de estafetas que alugam carrinhas extra na época alta: qualquer expansão da frota que não venha acompanhada de um plano de custo do combustível é uma decisão tomada com metade da informação.

O desenho das rotas é uma ferramenta de disciplina do combustível, não só de rapidez

A maioria dos programas de otimização de rotas foi concebida para reduzir o tempo de entrega ou maximizar o número de paragens por turno. A eficiência no consumo é muitas vezes um critério secundário, quando chega a ser considerada. Mas as escolhas no desenho das rotas têm consequências diretas no combustível, que se acumulam em toda a frota ao longo de um ano inteiro.

Pense na diferença entre uma rota que agrupa as paragens por zona e outra que anda em ziguezague por toda a área de serviço para atender primeiro os clientes prioritários. A rota em ziguezague pode cumprir um acordo de nível de serviço, mas gasta mais combustível por paragem e acrescenta um desgaste que acaba por aparecer também nos custos de manutenção. Os operadores regionais que incluem a eficiência no consumo na avaliação das rotas, e não apenas o tempo de entrega, tendem a ter um gasto em combustível mais estável mesmo quando o volume oscila.

O mesmo vale para a localização dos armazéns e a distribuição da carga na rede. Uma rede de estafetas com três armazéns que servem territórios sobrepostos consegue muitas vezes reduzir a quilometragem total da frota redistribuindo que armazém serve que códigos postais, sem mudar o número de motoristas nem o volume de entregas. Este tipo de disciplina estrutural compensa seja qual for o nível dos preços do combustível em cada momento, o que faz dela uma boa base antes de acrescentar ferramentas de preço por cima.

Cartões de combustível, preço fixo e a diferença que conta

Muitos operadores regionais de estafetas optam por defeito pelos cartões de combustível, porque são fáceis de distribuir aos motoristas e fáceis de conciliar com os talões. Os cartões de combustível são realmente úteis para acompanhar o gasto por motorista, veículo ou rota. O que não fazem é proteger uma rede dos movimentos de preço. Um cartão de combustível garante comodidade e relatórios, não um teto para aquilo que a rede paga por galão.

Um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo funciona de outra forma. Define um preço máximo garantido por galão ou por litro para um volume definido durante um período definido, para que uma rede de estafetas conheça antecipadamente o seu custo de combustível no pior cenário, aconteça o que acontecer no mercado. Esta diferença pesa imenso no planeamento financeiro, sobretudo para redes regionais que concorrem a contratos de entregas de vários meses ou vários anos, em que a incerteza do combustível pode corroer em silêncio uma proposta que parecia rentável quando foi assinada.

Vale a pena compreender bem a comparação entre estas duas ferramentas antes de escolher uma ou de as combinar, e a comparação em /fuel-card-vs-fuel-cap explica as diferenças práticas para os operadores de frotas que têm de decidir. Para muitas redes de estafetas, a resposta não é escolher uma em vez da outra. É usar os cartões de combustível para o acompanhamento e a conciliação e colocar por baixo um acordo a preço fixo que controle a exposição real ao custo.

Criar um calendário de disciplina do combustível

A disciplina do combustível funciona melhor quando é tratada como um hábito operacional recorrente e não como um projeto pontual. Uma abordagem simples por calendário ajuda os operadores regionais a antecipar a pressão dos custos em vez de reagir a ela.

Comece com uma revisão trimestral do gasto em combustível por armazém e por tipo de rota, comparando o consumo real com o que o programa de planeamento de rotas previa. As diferenças entre o consumo previsto e o real apontam muitas vezes para problemas de condução, como demasiado tempo ao ralenti ou uma má sequência de paragens, que se corrigem com formação dos motoristas e não com equipamento novo.

Acrescente uma verificação mensal das condições de mercado nas regiões onde a rede opera. Os operadores não precisam de se tornar analistas de mercado, mas estar a par da tendência geral e dos padrões sazonais ajuda a decidir quando fixar as condições de fornecimento e por quanto tempo. O tipo de acompanhamento contínuo feito em Preços dos combustíveis nos EUA esta semana: o que mexeu e porque importa dá uma boa noção da rapidez com que as condições podem mudar e de porque esperar pelo momento «perfeito» para fixar um preço costuma custar mais do que agir mais cedo em condições razoáveis.

Por fim, crie um ciclo de planeamento anual em que a estratégia de combustível é revista em conjunto com as renovações de contratos e as previsões de volume sazonal. Se uma rede de estafetas sabe que todos os anos vai acrescentar dez veículos para a época de Natal, essa expansão deve ter um plano de combustível antes de a época começar, e não depois de chegar a primeira fatura.

Preparar-se para fixar condições

Quando um operador regional decide passar de uma gestão do combustível feita caso a caso para um acordo de fornecimento estruturado, a preparação determina a fluidez do processo. Os fornecedores precisam de informação clara sobre a dimensão da frota, o consumo mensal médio, os locais de entrega e a duração do contrato para apresentar condições precisas. Os operadores que chegam com estimativas vagas costumam receber condições vagas em troca, ou atrasos enquanto o fornecedor pede mais detalhes.

A lista em Primeiro orçamento de combustível: que informação ter preparada é um bom ponto de partida para qualquer rede de estafetas que se prepare para pedir preço pela primeira vez. Ter os dados de consumo organizados por armazém, com uma projeção realista das variações sazonais de volume, acelera todo o processo e dá ao fornecedor aquilo de que precisa para estruturar um acordo justo.

A FuelAnchor trabalha com operadores regionais de estafetas e encomendas para estruturar acordos de fornecimento de combustível a preço fixo que garantem um preço máximo por galão ou por litro, dando às redes uma base de custo de combustível previsível sobre a qual construir rotas, propostas e planos financeiros.

Transformar a disciplina do combustível numa vantagem competitiva

As redes regionais de estafetas competem em fiabilidade e em custo, e o combustível é um dos poucos grandes centros de custo que um operador consegue realmente influenciar através do planeamento, em vez de se limitar a registá-lo depois. O desenho das rotas, a localização dos armazéns, a formação dos motoristas e a estrutura de preços interagem, e uma rede que os trata como partes ligadas de um mesmo sistema tende a ter melhores resultados do que outra que os gere isoladamente.

Os operadores que ficam à frente ao longo de várias épocas não são os que adivinham para onde vão os preços. São os que integram a disciplina do combustível na forma como planeiam as rotas, calculam os contratos e garantem o fornecimento, para que os movimentos do mercado passem a ser uma condição de fundo e não uma crise diária.

Se a sua rede está pronta para ver como seria um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo para a dimensão da sua frota e a sua área de entregas, peça um orçamento através do formulário de orçamento e obtenha um ponto de partida claro para o seu próximo ciclo de planeamento.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano. O método vale da mesma forma em Portugal.