Primeiro orçamento de combustível: que informação ter preparada

Porque é que a preparação muda o seu orçamento

Pedir o primeiro orçamento de fornecimento de combustível pode parecer um tiro no escuro para quem nunca o fez. Muitos operadores partem do princípio de que basta telefonar a um fornecedor e indicar um volume. Na prática, a qualidade do orçamento que recebe depende quase inteiramente da qualidade da informação que fornece à partida. Um pedido vago dá um número vago ou, pior, um orçamento que tem de ser revisto duas vezes antes de refletir a sua operação real.

Os fornecedores definem o preço dos acordos a preço fixo em função do risco. Quanto mais claramente descrever o seu padrão de consumo, as suas necessidades de entrega e o calendário do contrato, com mais segurança um fornecedor pode garantir um preço máximo que funcione para ambas as partes. Os dados em falta não se limitam a atrasar o processo. Podem levar o fornecedor a um número mais prudente, porque a incerteza acaba sempre por entrar no preço de alguma forma.

Este guia mostra exatamente o que reunir antes de preencher um pedido de orçamento, para que o seu primeiro pedido seja tratado como uma proposta séria e viável e não como um simples pedido de informações.

Comece pelo seu histórico de consumo real

A informação mais útil que pode levar para um pedido de orçamento são dados de consumo reais. Os fornecedores precisam de perceber não só quanto combustível gasta, mas também como esse consumo se comporta ao longo de uma época ou de um ciclo de contrato.

Se tiver doze meses de registos de compras de combustível, reúna-os antes de pedir o orçamento. Mesmo seis meses de dados servem, desde que cubram um período representativo da sua operação, incluindo os picos sazonais. Se for um operador mais recente, sem um ano completo de histórico, prepare a sua melhor estimativa e o raciocínio por trás dela, como as horas de máquina registadas, a área das obras ou a dimensão da frota comparada com uma operação semelhante que conheça.

O que importa aqui é a coerência do formato. Galões ou litros por semana ou por mês, repartidos por classe de veículo ou tipo de equipamento se fizer esse registo, dão ao fornecedor uma base concreta. Um único número anual global é melhor do que nada, mas obriga o fornecedor a fazer suposições sobre as suas variações mensais, o que pode afetar a forma como o preço máximo é construído.

Defina com precisão as suas necessidades de entrega

Os acordos a preço fixo não são iguais para todos. A frequência das entregas, o número de locais e as condições de acesso contam para aquilo que um fornecedor pode, de forma realista, comprometer-se a fazer.

Antes de pedir um orçamento, tenha preparadas as respostas a estas perguntas:

• Quantos locais de entrega têm de ser servidos, e são locais fixos ou mudam conforme as obras atribuídas?
• Qual é a sua frequência habitual de entrega: semanal, quinzenal ou a pedido?
• Os seus locais têm depósitos de armazenamento próprios, ou precisa de abastecimento direto aos equipamentos?
• Há restrições de acesso, como códigos de portão, janelas horárias de entrega ou a assinatura obrigatória de um responsável de obra?

Os operadores que movimentam frotas móveis entre obras que mudam têm uma logística diferente de quem trabalha a partir de um único estaleiro. Se a sua operação muda de local conforme a época, diga-o de forma explícita. Um fornecedor que compreende desde o início a sua área de entregas consegue calcular o acordo com exatidão, em vez de acrescentar uma margem para o que desconhece.

Se a sua organização também está a comparar a compra de combustível com cartão e um acordo de fornecimento com um preço máximo garantido, vale a pena comparar as duas abordagens antes de pedir números, para saber que perguntas fazer. A nossa comparação em /fuel-card-vs-fuel-cap explica como os dois modelos diferem na prática, sobretudo na exposição ao preço e na carga administrativa.

Conheça o calendário do contrato e o seu compromisso de volume

Os acordos de combustível a preço fixo têm normalmente uma duração definida, muitas vezes alinhada com uma época de obras, um ciclo de aluguer ou um exercício financeiro. Antes de pedir um orçamento, decida que prazo faz sentido para a sua operação.

Os prazos curtos dão-lhe flexibilidade para renegociar se o negócio mudar, mas podem vir com condições menos favoráveis do que um compromisso mais longo, porque o fornecedor tem menos tempo para se organizar em torno do seu volume. Os prazos mais longos podem oferecer mais estabilidade, mas só se tiver confiança de que a sua estimativa de consumo se mantém durante todo o período.

Pense nos seguintes pontos:

• A data de início de que precisa, e se coincide com uma adjudicação, o início de um arrendamento ou um calendário fiscal.
• O volume total que prevê comprar ao longo de todo o prazo, não apenas uma média mensal.
• Se é provável que o seu volume aumente ou diminua a meio do acordo, por exemplo se lhe forem adjudicados contratos adicionais ou se terminar um projeto.

Se estiver a preparar um orçamento em torno de uma época de concursos específica, ajuda pensar em como o combustível encaixa no planeamento financeiro geral da sua empresa. O nosso guia sobre como orçamentar o combustível para uma época de contratos a preço fechado explica como os operadores integram a certeza do custo do combustível nas suas propostas, um contexto útil antes de se comprometer com um volume.

Reúna os dados da frota e dos equipamentos

Os fornecedores precisam de uma imagem concreta daquilo que abastece, não só de quanto combustível gasta no total. Tenha preparado o seguinte:

• Número e tipo de veículos ou equipamentos, separados por tipo de combustível se tiver uma frota mista.
• As horas aproximadas de funcionamento por unidade e por semana, se tiver esses dados.
• Se os seus equipamentos são próprios, em locação ou uma combinação dos dois, porque isso pode determinar quem trata da logística do abastecimento no local.

As empresas de aluguer de equipamentos com frota de entregas enfrentam uma versão particular deste desafio, porque o seu consumo depende tanto dos próprios camiões como dos equipamentos que transportam para os clientes. Se é o seu caso, o nosso artigo sobre estratégia de combustível para empresas de aluguer de equipamentos com frota de entregas explica como separar esses dois fluxos de consumo ao preparar um pedido de orçamento, para que o fornecedor não calcule sobre números misturados e pouco claros.

Clarifique a sua tolerância ao risco e os seus objetivos financeiros

Nem todos os operadores procuram o mesmo num acordo a preço fixo. Alguns querem sobretudo proteger a margem de uma proposta num contrato a preço fechado. Outros querem simplificar o planeamento mensal e passar menos tempo a acompanhar os movimentos do mercado. Saber que objetivo pesa mais para si determina o tipo de orçamento que faz sentido.

Antes de enviar um pedido, pergunte-se:

• A certeza do preço é mais importante para si do que a flexibilidade, ou o contrário?
• Precisa do preço máximo garantido durante todo o prazo, ou um primeiro período mais curto seguido de uma revisão encaixa melhor na sua tesouraria?
• Quanto tempo administrativo gasta hoje a acompanhar os custos do combustível, e reduzi-lo é uma prioridade a par da proteção do preço?

Ser honesto sobre estas prioridades ajuda o fornecedor a ajustar a estrutura do acordo, e não apenas o número que o acompanha.

O contexto do mercado continua a contar

Mesmo com um acordo a preço fixo, é útil ter uma ideia geral de como os preços do combustível se têm movido antes de pedir um orçamento. Não se trata de acertar no momento certo do mercado. Trata-se de perceber o ambiente em que o fornecedor define o preço e de poder fazer perguntas informadas sobre a razão pela qual um determinado preço máximo faz sentido agora e não noutra altura do ano.

Ler um resumo periódico como os preços dos combustíveis nos EUA esta semana antes do seu primeiro pedido dá-lhe um contexto útil sobre os movimentos recentes e as suas causas, para não chegar à conversa sem referências.

Junte tudo antes de enviar

Quando tiver o histórico de consumo, as necessidades de entrega, o calendário do contrato, os dados da frota e uma ideia clara das suas prioridades, está em boa posição para pedir um orçamento exato em vez de um número provisório. Organize esta informação num documento ou numa folha de cálculo simples antes de se sentar a preencher o pedido. Poupa idas e voltas e mostra ao fornecedor que é um operador sério e preparado, o que costuma resultar numa resposta mais rápida e mais precisa.

A FuelAnchor trabalha com operadores para estruturar acordos de fornecimento de combustível a preço fixo que garantem um preço máximo por galão ou por litro, com base nos dados que nos fornece. Quanto mais completa for a sua informação, com mais precisão podemos ajustar o acordo à forma como a sua operação funciona de facto.

Quando estiver pronto, reúna os dados acima e vá ao formulário de orçamento para enviar o seu primeiro pedido. Ter à mão os números de consumo, a área de entregas e o calendário do contrato antes de começar o formulário é a melhor forma de obter um orçamento que reflita a sua empresa e não uma estimativa genérica.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano. O método vale da mesma forma em Portugal.