Estratégia de combustível para empresas de aluguer de equipamentos com frota de entregas

Porque é que as frotas de aluguer de equipamentos têm um problema de combustível diferente

A entrega de equipamentos de aluguer não é como o transporte de mercadorias habitual. Uma entrega de material para um jardineiro, a descarga de uma plataforma de tesoura, um gerador entregue no próprio dia e a recolha de uma máquina numa obra enlameada saem todos do mesmo parque de camiões, mas não se comportam nada como um circuito fixo. As distâncias mudam todas as semanas. O consumo varia com o peso da carga, o tempo ao ralenti na obra e as vezes que um motorista tem de voltar para trás porque o cliente mudou o acesso de entrega.

Essa variabilidade torna o combustível uma das rubricas mais difíceis de planear neste setor. A maioria das empresas de aluguer consegue prever a mão de obra e a amortização dos equipamentos com uma precisão razoável. O combustível é a exceção que continua a surpreender a área financeira no fim do mês.

O problema central: percursos imprevisíveis, propostas fechadas

Os contratos de aluguer são muitas vezes orçamentados com a entrega e a recolha incluídas numa tarifa fixa, por vezes fechada semanas ou meses antes do trabalho. Isso significa que o preço prometido a um empreiteiro para entregar um compactador ou uma plataforma articulada foi fixado antes de se conhecer o percurso exato, o trânsito ou quantas viagens o trabalho iria realmente exigir.

Um trabalho raramente corre como planeado. Um cliente precisa que a máquina seja mudada para outra zona da obra. Surge uma recolha de última hora porque um equipamento chumbou numa inspeção. Uma entrega urgente tem de ser encaixada entre duas paragens programadas porque a equipa de um empreiteiro está parada sem a ferramenta de que precisa. Cada uma destas situações acrescenta quilómetros que ninguém orçamentou, e o combustível absorve a diferença em silêncio, viagem após viagem, até aparecer no fim do trimestre como uma margem esmagada.

É o mesmo problema de fundo que enfrentam os operadores de transporte escolar e de vaivéns, que também prestam um serviço a preço fixo em condições diárias variáveis. A forma de o gerir é explicada com mais pormenor em Gestão do custo de combustível no transporte escolar e de vaivéns, e os paralelos com as frotas de entrega de aluguer são suficientemente próximos para que se aplique a mesma disciplina.

Pôr o combustível dentro da proposta, não ao lado

O erro mais comum no planeamento do combustível das empresas de aluguer é tratá-lo como uma reflexão tardia, uma percentagem aproximada acrescentada à tarifa de entrega com base nos pressupostos do ano anterior. Essa abordagem funciona até as condições mudarem e o pressuposto deixar de corresponder à realidade.

Uma abordagem melhor começa mais cedo, na fase de proposta. Antes de se assinar um contrato, as operações e as finanças devem acordar previsões de consumo realistas por percurso, que tenham em conta o raio de entrega real, a classe de peso dos veículos usados e o número de viagens de regresso normalmente necessárias para esse tipo de equipamento. As entregas de máquinas pesadas que exigem camiões de plataforma ou reboques especiais não consomem o mesmo que uma carrinha que entrega pequenas ferramentas, e a linha do combustível na proposta deve refletir essa diferença em vez de uma taxa única aplicada a toda a frota.

Esta disciplina de planeamento segue o que já fazem os empreiteiros que trabalham a preço fechado na construção e na logística. A mesma lógica é apresentada em Orçamentar o combustível para uma época de contratos a preço fechado, que explica como separar o risco do combustível do resto da proposta para que uma única rubrica volátil não corroa em silêncio a margem de uma época inteira.

Ajustar as condições do combustível ao comportamento da frota

As frotas de entrega de aluguer juntam normalmente veículos muito diferentes: pick-ups para equipamentos pequenos, camiões de caixa fechada para equipamentos médios e camiões de plataforma ou semirreboques rebaixados para máquinas pesadas. Cada classe de veículo tem um perfil de consumo diferente e uma sensibilidade diferente à extensão do percurso.

Fixar um preço máximo por galão ou por litro para toda a frota dá às operações e às finanças um número comum com que planear, seja qual for o veículo que acabe por fazer cada percurso. Quando um camião é desviado à última hora ou uma entrega passa a ser duas viagens em vez de uma, o custo do combustível por galão não se mexe. Só o volume muda, e o volume é algo que as operações conseguem ver e gerir em tempo real. É uma posição de planeamento muito diferente de ver o preço por galão mexer-se debaixo dos pés quando o volume de entregas já é imprevisível o suficiente por si só.

Cartões de combustível ou fornecimento a preço fixo: conhecer a diferença

Muitas empresas de aluguer optam por defeito por um cartão de combustível de frota normal, porque é o caminho mais cómodo para acompanhar despesas e acertar as despesas dos motoristas. Os cartões são úteis para registar dados de compra e controlar onde os motoristas abastecem. Mas um cartão sozinho não faz nada para controlar o preço pago na bomba. Informa o número depois do facto. Não lhe põe teto.

Um acordo de fornecimento a preço fixo funciona de outra forma. Fixa um teto para o que paga por galão ou por litro, para onde quer que o mercado vá, e continua a permitir-lhe pagar menos se as condições evoluírem a seu favor. Para uma frota de aluguer que equilibra percursos imprevisíveis e contratos com clientes a preço fixo, esse teto vale muitas vezes mais do que as funções de relatório de um cartão normal. As duas ferramentas resolvem problemas diferentes, e perceber qual delas protege de facto a margem da sua proposta, consoante a dimensão da frota e o tipo de percursos, merece dez minutos de reflexão.

Ler o contrato antes de o assinar

Os acordos de combustível a preço fixo não são todos construídos da mesma maneira, e os pormenores das letras pequenas contam mais do que a maioria dos operadores espera. Volumes mínimos, janelas de entrega, gatilhos de revisão de preço e a mecânica exata de fixação do preço máximo podem variar bastante de um fornecedor para outro.

Antes de comprometer uma frota de aluguer com um acordo, vale a pena perceber exatamente o que está a assinar. Como ler um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo antes de assinar percorre as cláusulas que mais contam, incluindo as que as empresas de aluguer com volumes de entrega irregulares tendem a ignorar até causarem um problema a meio do contrato.

Passos práticos para o próximo ciclo de propostas

Comece por recolher os dados reais dos percursos das duas ou três últimas épocas de aluguer, discriminados por classe de veículo e não como média de toda a frota. Camiões de caixa, camiões de plataforma e pick-ups ligeiras têm padrões de consumo diferentes, e misturá-los num único número esconde de onde vem o custo real.

A seguir, separe o combustível do resto da tarifa de entrega nas suas folhas de cálculo de propostas. Quando o combustível está enterrado numa única linha de entrega, ninguém na equipa consegue dizer se uma margem magra veio da mão de obra, da quilometragem ou do preço do combustível. Separá-lo torna o orçamento seguinte mais rigoroso e facilita muito identificar os tipos de trabalho que estão a perder dinheiro em silêncio.

Depois decida quanta incerteza de preço a sua empresa consegue realmente absorver antes de começar a afetar as margens do aluguer. Se a sua frota entrega máquinas pesadas em raios amplos, ou se os seus contratos de aluguer fixam preços durante meses, o argumento a favor de um preço máximo fixo por galão torna-se bastante mais forte. Se os seus percursos são curtos e os contratos são revistos com frequência, a exposição é menor e um cartão normal aliado a um planeamento de percursos mais apertado pode chegar por si só.

Por fim, crie o hábito de comparar o desempenho do combustível com os pressupostos usados em cada proposta, e não apenas com o total do ano anterior para toda a frota. Uma comparação trimestral entre o consumo previsto nos orçamentos e o que realmente aconteceu na estrada dir-lhe-á depressa se os pressupostos das propostas precisam de ajuste antes de começar o próximo ciclo de contratos, e não depois de o mal estar feito.

A FuelAnchor trabalha com frotas de empresas de aluguer de equipamentos para estabelecer um preço máximo fixo antes da próxima época de propostas, para que o combustível deixe de ser a variável que corrói em silêncio um contrato de entregas bem orçamentado.

Se a sua frota de aluguer está a entrar num novo ciclo de propostas e o combustível ainda é um pressuposto em vez de um número garantido, o passo mais rápido é pedir um orçamento e ver como ficaria um preço máximo fixo face ao seu volume real de entregas.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano. O método vale da mesma forma em Portugal.