Para condomínios e associações de moradores: os custos de combustível escondidos no seu orçamento

Quando uma administração se senta para definir as quotas do ano seguinte, o combustível raramente aparece pelo nome na ordem de trabalhos. Não há nenhuma rubrica que diga «gasóleo». Mas o combustível está nesse orçamento na mesma, espalhado por metade dos contratos que o condomínio assina. Está na proposta do jardineiro, no contrato de limpeza de neve, nas rondas de segurança, na equipa de manutenção e no vaivém do empreendimento, se tiver um. Quando os preços do combustível mexem, esses números mexem com eles, e a comunidade acaba por pagar uma volatilidade que nunca vê num extrato.

Este artigo trata de onde o combustível está realmente no orçamento de um condomínio, de porque é que torna os seus custos menos previsíveis do que deviam ser e de como uma comunidade com veículos próprios ou com peso junto dos fornecedores lhe pode pôr um teto. Para uma administração cuja única tarefa é dar aos proprietários quotas estáveis e previsíveis, vale a pena perceber esse teto.

O combustível entra no seu orçamento por duas portas

A maioria dos condomínios tem uma exposição ao combustível a que nunca deu nome, e ela chega por dois canais distintos.

O primeiro é direto. Muitas comunidades têm veículos próprios, mais do que se pensa. Carrinhas de manutenção. Carros de patrulha de segurança que dão a volta ao empreendimento todas as noites. Um vaivém para os moradores. Veículos utilitários e carrinhos a gasolina para as equipas de espaços verdes. Cada um deles queima combustível que o condomínio paga diretamente, e quando o preço na bomba sobe, esse custo sobe sem qualquer compensação.

O segundo é indireto, e costuma ser o número maior. O seu jardineiro, a empresa de limpeza de neve, o serviço de poda, os fornecedores de pavimentação e manutenção andam todos a combustível, e esse custo está embutido no que lhe cobram. Quando o combustível dispara, chega até si de duas formas. Ou o fornecedor acrescenta uma sobretaxa de combustível a meio do contrato, que cai como um golpe não orçamentado, ou engorda discretamente a sua próxima proposta com uma boa almofada para se proteger das oscilações, e o condomínio paga essa almofada quer os preços subam quer não. De qualquer forma, a comunidade absorve a volatilidade do combustível através dos contratos com fornecedores, e a administração quase não tem visibilidade sobre quanto.

Some as duas portas e o combustível passa, em silêncio, a ser um dos fatores menos previsíveis de todo o orçamento de funcionamento, embora nunca seja debatido como o estudo do fundo de reserva ou os honorários de gestão.

Porque é que a imprevisibilidade é o verdadeiro problema para uma administração

Para um condomínio, o valor de um custo em concreto importa menos do que a sua previsibilidade. A promessa central da administração aos proprietários é uma quota estável e defensável. Um custo que se consegue prever, mesmo alto, encaixa bem nessa promessa. Um custo aos solavancos, não.

A volatilidade do combustível estraga a previsão de duas maneiras. Os custos diretos de combustível ultrapassam a rubrica orçamentada quando os preços disparam, obrigando a administração a suportar o excesso com o fundo de reserva ou a explicar um défice aos proprietários. E do lado dos fornecedores, as sobretaxas aparecem como custos surpresa a meio do ano, enquanto as propostas engordadas sobem a base em cada renovação. Ambas minam a única coisa que uma administração deve assegurar: um número com que os moradores possam contar.

É por isso que uma subida do combustível pesa mais num condomínio do que os valores brutos sugerem. Não é só que os custos subiram. É que o orçamento que a administração defendeu na assembleia de condóminos deixou de se aguentar, sem que a administração tenha tomado qualquer decisão.

Porque é que as abordagens habituais ficam aquém

As administrações e os gestores já fazem coisas para controlar custos. As medidas habituais ajudam na despesa, mas não na exposição.

Pôr os contratos a concurso em cada ciclo mantém os fornecedores honestos no geral, mas não faz nada contra a volatilidade do combustível durante o contrato que acabou de assinar. Se os preços dispararem no quarto mês de um contrato de jardinagem de doze meses, a proposta que negociou não protege a comunidade nem de uma sobretaxa nem da almofada que já vinha incluída.

Os cartões de combustível para os veículos da comunidade dão relatórios limpos e controlo da despesa, de que um gestor precisa realmente para a contabilidade e a supervisão. Mas um cartão de combustível regista e organiza o seu custo. Não lhe põe um teto. O preço por galão continua a flutuar com o mercado, e um cartão não faz nada para o manter abaixo de um teto conhecido.

Restringir a utilização dos veículos ou adiar rondas e trabalhos de jardinagem para poupar combustível é cortar o serviço aos moradores para poupar num custo. Raramente é uma troca que uma administração queira defender na reunião seguinte.

Nenhuma destas medidas responde à pergunta de que uma administração precisa realmente: qual é o máximo que esta comunidade vai pagar por galão no exercício, para que as quotas assentem num número que se mantenha?

O que a FuelAnchor faz

A FuelAnchor é um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo. Para um condomínio que tem veículos próprios, põe um teto firme no custo de os abastecer. Escolhe um prazo alinhado com o seu ciclo orçamental, normalmente de três, seis ou doze meses. Fixa um preço máximo por galão para esse prazo. As suas equipas de manutenção, a patrulha de segurança e os motoristas do vaivém abastecem como já fazem, nos postos designados pelo condomínio, com um cartão de combustível virtual ligado à conta do condomínio. Na bomba pagam o preço do momento até ao seu teto. Se o mercado estiver abaixo do teto, a comunidade paga o preço mais baixo. Se o mercado subir acima do teto, a comunidade continua a pagar só o teto. Esse teto é o máximo que o condomínio vai pagar por galão durante todo o prazo do acordo.

Para a administração, isso transforma uma rubrica orçamental instável numa rubrica fixa e defensável. Pode escrever a parte do combustível do orçamento de funcionamento com base num número que sabe que se vai manter, e o pior cenário, a escalada que rebenta com a previsão, fica fora de questão durante todo o prazo.

Não há uma tarifa única publicada, porque um preço honesto do combustível depende das condições. O seu teto é calculado para a situação concreta do condomínio quando pede um orçamento, com base nos preços atuais do mercado, no prazo escolhido e nos sítios onde os seus veículos realmente abastecem. Duas comunidades vão ver números diferentes porque os seus hábitos de abastecimento e os seus custos são diferentes, e o orçamento reflete isso.

Vale a pena ser preciso sobre o que isto é. A FuelAnchor é uma empresa de fornecimento de combustível. O condomínio compra combustível a um preço conhecido, como sempre, com um teto acrescentado. Não há nada para negociar em bolsa nem nada que a administração ou o gestor tenham de vigiar. O trabalho de manter esse teto firme fica inteiramente do nosso lado. Do seu, é simplesmente combustível para os veículos da comunidade, a um preço com que o orçamento pode contar.

Uma nota sobre os seus contratos com fornecedores

A via direta é a mais limpa, mas vale a pena falar também do lado dos fornecedores. Se uma comunidade quiser atacar a exposição ao combustível maior e escondida dentro dos seus contratos de jardinagem, limpeza de neve e manutenção, a alavanca é fazer descer a certeza de preço ao longo da cadeia. Um fornecedor que fixa o seu próprio custo de combustível abaixo de um teto não tem razão para engordar propostas por medo de uma escalada nem motivo para lhe aplicar uma sobretaxa a meio do contrato. As administrações e os gestores que preferem preços estáveis dos fornecedores têm um interesse real em que as suas empresas prestadoras tenham esse tipo de proteção, e é um tema razoável para levantar na renovação. O condomínio põe diretamente um teto no seu próprio combustível. Pode incentivar os fornecedores que o servem a fazer o mesmo.

Para quem é

Serve condomínios e as empresas que os gerem em toda a gama. É o condomínio autogerido com um par de carrinhas de manutenção e um carro de patrulha. É o grande empreendimento planeado com equipas de espaços verdes, segurança e vaivém para os moradores. É o condomínio de um prédio, o conjunto de moradias em banda e a empresa de gestão que administra toda uma carteira de condomínios, cada um com os seus veículos e o seu orçamento para defender. Onde quer que uma comunidade pague combustível diretamente, ou o sinta indiretamente através dos custos dos fornecedores, está a mesma exposição.

O que têm em comum é a obrigação de previsibilidade e um custo que nunca colaborou com ela. A FuelAnchor é a peça que alinha o combustível com o resto de um orçamento disciplinado.

Em suma

O combustível está no orçamento do seu condomínio, tenha ou não uma rubrica própria. Entra pelos veículos da comunidade e por cada contrato com fornecedores que anda com um depósito cheio, e torna os seus custos menos previsíveis do que a promessa de uma administração aos proprietários devia permitir. Os cartões de combustível registam-no. Os novos concursos roem-no. Cortar o serviço só troca um problema por outro.

Um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo põe-lhe um teto. Escolhe um prazo, fixa um teto, os veículos da comunidade abastecem como sempre, e a rubrica de combustível do seu orçamento deixa de o conseguir surpreender. O mercado pode fazer o que quiser. O seu número mantém-se.

Se o seu condomínio tem veículos e está cansado de ver o combustível estragar em silêncio orçamentos que lhe custaram a defender, é esse o vazio. Peça um orçamento, veja o seu teto e construa as quotas sobre um número que se mantém.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os preços estão expressos por galão. O método vale da mesma forma para um condomínio em Portugal.