Stratégie carburant des loueurs de matériel qui livrent avec leur propre flotte

Pourquoi les flottes des loueurs de matériel ont un problème de carburant à part

La livraison de matériel de location ne ressemble pas au transport de marchandises classique. Une livraison de fournitures pour un paysagiste, le dépôt d'une nacelle ciseaux, un groupe électrogène livré dans la journée et la reprise d'un engin sur un chantier boueux puisent tous dans le même parc de camions, mais n'ont rien d'une tournée fixe. Les distances changent chaque semaine. La consommation varie avec le poids du chargement, le temps passé moteur tournant sur place et le nombre de fois où un chauffeur doit faire demi-tour parce qu'un client a déplacé l'accès de livraison.

Cette variabilité fait du carburant l'un des postes les plus difficiles à planifier dans ce métier. La plupart des loueurs peuvent prévoir la main-d'œuvre et l'amortissement du matériel avec une précision raisonnable. Le carburant est l'exception qui continue de surprendre le service financier en fin de mois.

Le cœur du problème : des trajets imprévisibles, des offres fermes

Les contrats de location sont souvent chiffrés avec la livraison et la reprise incluses dans un forfait, parfois fixé des semaines ou des mois avant le chantier. Le prix promis à une entreprise pour livrer une plaque vibrante ou une nacelle articulée a donc été fixé avant de connaître l'itinéraire exact, la circulation ou le nombre de trajets que le chantier exigerait réellement.

Un chantier se déroule rarement comme prévu. Un client a besoin que la machine soit déplacée vers une autre partie du site. Une reprise de dernière minute s'ajoute parce qu'un matériel a échoué à un contrôle. Une livraison d'urgence doit s'intercaler entre deux arrêts prévus parce que l'équipe d'une entreprise attend, les bras croisés, l'outil dont elle a besoin. Chacun de ces imprévus ajoute des kilomètres que personne n'avait budgétés, et le carburant absorbe l'écart sans bruit, trajet après trajet, jusqu'à ce qu'il apparaisse en fin de trimestre sous forme de marge écrasée.

C'est le même problème de fond que rencontrent les transporteurs scolaires et les exploitants de navettes, qui assurent eux aussi un service à prix fixe dans des conditions quotidiennes variables. La façon de le gérer est détaillée dans Gérer le coût du carburant des transporteurs scolaires et de navettes, et les parallèles avec les flottes de livraison des loueurs sont assez proches pour que la même discipline s'applique.

Intégrer le carburant à l'offre, pas à côté

L'erreur la plus courante dans la planification du carburant chez les loueurs de matériel consiste à le traiter après coup, comme un pourcentage approximatif ajouté au forfait de livraison à partir des hypothèses de l'an dernier. Cette méthode fonctionne jusqu'au jour où les conditions changent et où l'hypothèse ne correspond plus à la réalité.

Une meilleure approche commence plus tôt, au stade de l'offre. Avant la signature d'un contrat, l'exploitation et la finance devraient s'accorder sur des consommations réalistes par trajet, qui tiennent compte du rayon de livraison réel, de la catégorie de poids des véhicules utilisés et du nombre de retours généralement nécessaires pour ce type de matériel. Les livraisons d'engins lourds qui exigent des plateaux ou des remorques spécialisées ne consomment pas comme une fourgonnette qui dépose du petit outillage, et la ligne carburant de l'offre devrait refléter cette différence plutôt qu'un taux unique appliqué à toute la flotte.

Cette discipline de planification reprend ce que font déjà les entreprises qui travaillent à prix ferme dans le BTP et la logistique. La même logique est exposée dans Budgéter le carburant pour une saison de marchés à prix ferme, qui explique comment isoler le risque carburant du reste de l'offre pour qu'un seul poste volatil ne ronge pas en silence la marge de toute une saison.

Caler les conditions carburant sur le comportement de la flotte

Les flottes de livraison des loueurs regroupent en général des véhicules très variés : des pick-up pour le petit matériel, des porteurs fourgon pour le matériel moyen, et des plateaux ou des porte-engins surbaissés pour les machines lourdes. Chaque catégorie a son propre profil de consommation et sa propre sensibilité à la longueur des trajets.

Fixer un prix maximum au gallon ou au litre pour toute la flotte donne à l'exploitation et à la finance un chiffre commun sur lequel planifier, quel que soit le véhicule qui finit par faire quel trajet. Quand un camion est dérouté à la dernière minute ou qu'une livraison se transforme en deux trajets au lieu d'un, le coût du carburant au gallon ne bouge pas. Seul le volume change, et le volume, l'exploitation peut le voir et le gérer en temps réel. C'est une position de planification très différente de celle qui consiste à regarder le prix au gallon bouger sous vos pieds alors que votre volume de livraison est déjà bien assez imprévisible à lui seul.

Cartes carburant et approvisionnement à prix fixe : connaître la différence

Beaucoup de loueurs optent par défaut pour une carte carburant classique, parce que c'est la solution la plus simple pour suivre les dépenses et rembourser les chauffeurs. Les cartes sont utiles pour enregistrer les achats et contrôler où les chauffeurs font le plein. Mais une carte seule ne fait rien pour maîtriser le prix payé à la pompe. Elle rapporte le chiffre après coup. Elle ne le plafonne pas.

Un accord d'approvisionnement à prix fixe fonctionne autrement. Il fixe un plafond sur ce que vous payez au gallon ou au litre, où que le marché aille, tout en vous permettant de payer moins si les conditions tournent en votre faveur. Pour une flotte de location qui jongle entre des trajets imprévisibles et des contrats clients à prix fixe, ce plafond vaut souvent davantage que les fonctions de reporting d'une carte classique. Les deux outils répondent à des problèmes différents, et comprendre lequel protège réellement la marge de votre offre vaut bien dix minutes de réflexion, selon la taille de votre flotte et le type de vos trajets.

Lire le contrat avant de le signer

Les accords carburant à prix fixe ne sont pas tous construits de la même façon, et les détails des petites lignes comptent plus que la plupart des exploitants ne l'imaginent. Les volumes minimums, les fenêtres de livraison, les déclencheurs de révision de prix et la mécanique exacte de fixation du prix maximum peuvent varier sensiblement d'un fournisseur à l'autre.

Avant d'engager une flotte de location dans un accord, il vaut la peine de comprendre exactement ce que vous signez. Lire un accord d'approvisionnement en carburant à prix fixe avant de signer passe en revue les clauses qui comptent le plus, y compris celles que les loueurs aux volumes de livraison irréguliers ont tendance à négliger jusqu'à ce qu'elles posent problème en cours de contrat.

Étapes concrètes pour le prochain cycle d'offres

Commencez par extraire les données réelles de trajets des deux ou trois dernières saisons de location, ventilées par catégorie de véhicule plutôt qu'en moyenne sur toute la flotte. Porteurs fourgon, plateaux et pick-up légers n'ont pas les mêmes profils de consommation, et les fondre en un seul chiffre masque l'origine réelle du coût.

Ensuite, séparez le carburant du reste du forfait de livraison dans vos feuilles de calcul d'offre. Quand le carburant est noyé dans une seule ligne de livraison, personne dans l'équipe ne peut dire si une marge maigre vient de la main-d'œuvre, du kilométrage ou du prix du carburant. Le distinguer rend le devis suivant plus juste et permet de repérer bien plus facilement les types de chantiers qui perdent de l'argent sans bruit.

Puis décidez quelle part d'incertitude sur les prix votre entreprise peut réellement absorber avant que vos marges de location n'en souffrent. Si votre flotte livre des machines lourdes sur de grands rayons, ou si vos contrats de location figent les prix pendant des mois, l'intérêt d'un prix maximum fixe au gallon devient nettement plus fort. Si vos trajets sont courts et vos contrats souvent révisés, l'exposition est plus faible, et une carte carburant classique associée à une planification plus serrée des trajets peut suffire.

Enfin, prenez l'habitude de comparer la performance carburant aux hypothèses retenues dans chaque offre, pas seulement au total de l'an dernier pour toute la flotte. Une comparaison trimestrielle entre la consommation prévue dans les devis et ce qui s'est réellement passé sur la route vous dira vite si vos hypothèses d'offre doivent être ajustées avant le prochain cycle de contrats, plutôt qu'une fois le mal fait.

FuelAnchor travaille avec les flottes des loueurs de matériel pour mettre en place un prix maximum fixe avant la prochaine saison d'offres, afin que le carburant cesse d'être la variable qui ronge en silence un contrat de livraison bien chiffré.

Si votre flotte de location aborde un nouveau cycle d'offres et que le carburant reste une hypothèse plutôt qu'un chiffre garanti, l'étape la plus rapide consiste à demander un devis pour voir ce que donnerait un prix maximum fixe au regard de votre volume de livraison réel.

Cet article traduit un guide écrit pour le marché américain. La méthode vaut de la même façon en France.