Dompter le coût du carburant de sa flotte CVC : le guide de l'entrepreneur

Le carburant est l'un des rares postes du compte de résultat d'une entreprise de CVC qui varie fortement d'un mois à l'autre sans vraiment prévenir. Les coûts de main-d'œuvre sont prévisibles. Le prix des pièces évolue lentement. Le carburant, lui, peut bondir à cause d'une panne de raffinerie à l'autre bout du pays, d'un mouvement de change ou d'une décision prise dans une salle de réunion de banque centrale qui n'a rien à voir avec votre zone d'intervention. Pour une flotte d'une douzaine de fourgons qui circulent entre les chantiers d'installation et les dépannages d'urgence, cette volatilité grignote les marges d'une façon difficile à anticiper.

Les signaux de marché de cette semaine montrent bien à quel point les moteurs du prix du carburant sont déconnectés de tout ce qui se passe sur votre planning d'interventions. La Réserve fédérale a maintenu ses taux, l'or a monté à cette annonce et le dollar a subi la pression d'un écart croissant entre les orientations de la Fed et celles d'autres banques centrales. Les prix du pétrole ont en fait légèrement reculé après une forte hausse, dans ce que les opérateurs qualifient de correction technique plutôt que de changement des fondamentaux. Dans le même temps, des informations venues d'Europe font état de stocks de gaz tendus et d'inquiétudes sur l'approvisionnement en gazole à l'approche de l'hiver, rappel que les marchés de l'énergie sont mondiaux et interconnectés, même quand votre activité est entièrement locale.

Rien de tout cela n'est maîtrisable par une entreprise de CVC. Ce que vous pouvez maîtriser, c'est votre degré d'exposition aux variations quand elles surviennent, et la façon dont vous budgétez les inévitables périodes où le gazole ou l'essence coûte plus cher que prévu.

Pourquoi les flottes CVC ressentent le coût du carburant plus que la plupart

Les flottes d'intervention de ce métier ont un profil de consommation particulier, qui les rend plus sensibles que, par exemple, une entreprise de livraison aux tournées fixes. Le travail de CVC est par nature réactif. Une panne de climatisation en juillet ou une chaudière en panne en janvier n'attend pas un plan de tournée commode. Les techniciens traversent leur zone d'intervention, reviennent parfois sur leurs pas pour chercher des pièces, restent parfois une heure au ralenti dans une allée pendant qu'une installation est diagnostiquée. Tout cela brûle du carburant d'une façon qui n'apparaît pas clairement dans un relevé kilométrique.

La saisonnalité aggrave le problème. La demande de dépannage CVC grimpe en flèche par temps extrême, précisément quand les prix du carburant ont eux aussi tendance à être plus volatils. Une vague de froid qui fait exploser les appels d'urgence peut coïncider avec une tension sur l'approvisionnement qui fait monter le gazole dans la région. Vos semaines les plus chargées et les plus rentables peuvent aussi être celles où faire rouler vos fourgons coûte le plus cher.

Ajoutez à cela que la plupart des flottes CVC mêlent des véhicules d'âges et de types différents, des vieux camions fourgons aux fourgonnettes récentes, chacun avec sa propre consommation. Sans suivi détaillé, on perd facilement de vue quels véhicules coûtent réellement le plus cher à faire rouler, et on laisse facilement la dépense de carburant devenir un chiffre qu'on subit au lieu de le gérer.

Les coûts cachés au-delà du prix à la pompe

Les entrepreneurs pensent en général au carburant en termes de prix à la pompe, mais le vrai coût du carburant d'une flotte apparaît de plusieurs façons plus discrètes.

Le ralenti est la plus importante. Des techniciens qui font tourner la climatisation ou le chauffage en cabine en attendant un client, ou qui laissent le moteur tourner pour alimenter des outils sur un chantier, cela finit par peser sur une flotte de dix ou vingt véhicules. Le ralenti ne fait pas avancer une seule intervention, mais il brûle du vrai carburant tous les jours.

Les tournées inefficaces en sont une autre. Les logiciels de répartition ont beaucoup progressé, mais beaucoup d'entreprises attribuent encore les interventions à qui est disponible plutôt qu'à qui est le plus proche. Un technicien qui traverse la ville deux fois dans la journée à cause de trous dans le planning coûte plus en carburant que la plupart des dirigeants ne l'imaginent, et c'est rarement signalé à moins que quelqu'un ne surveille précisément le kilométrage au regard du nombre d'interventions.

Il y a ensuite le problème des pics saisonniers évoqué plus haut. Si votre dépense de carburant triple pendant une canicule ou une vague de froid parce que les appels explosent, ce n'est pas un coût que vous pouvez supprimer. Mais c'est un coût que vous pouvez anticiper et autour duquel vous pouvez planifier votre trésorerie, plutôt que d'en être surpris chaque année.

Enfin, l'entretien des véhicules est directement lié à la consommation, d'une manière souvent négligée. Des pneus sous-gonflés, des filtres à air encrassés et des vidanges repoussées réduisent tous le nombre de miles par gallon. Une flotte qui traite l'entretien comme une dépense « quand ça casse » plutôt que préventive paie discrètement plus de carburant sans se rendre compte qu'il s'agit en fait d'un problème d'entretien.

Construire un plan d'action sur le carburant

Prendre de l'avance sur le coût du carburant n'exige pas de refondre la gestion de flotte. Cela exige quelques habitudes appliquées avec constance.

Suivre le carburant par intervention, pas seulement par véhicule

La plupart des entreprises suivent la dépense totale de carburant ou la consommation par véhicule et par mois. Ni l'une ni l'autre ne dit grand-chose de l'efficacité. Suivre le coût du carburant par intervention réalisée, ou par appel de dépannage, vous donne un chiffre sur lequel vous pouvez réellement agir. Si une tournée ou un technicien affiche régulièrement des coûts de carburant plus élevés par rapport au volume d'interventions, cela vaut la peine de s'y pencher avant que cela ne devienne une habitude dans toute la flotte.

Resserrer la répartition autour de la géographie

Même un regroupement simple des tournées, par code postal ou par zone d'intervention plutôt que strictement dans l'ordre d'arrivée des appels, peut réduire le kilométrage inutile. Cela compte davantage pendant la saison des tempêtes ou les fortes chaleurs, quand les appels explosent et que la tentation est d'envoyer le premier disponible plutôt que le plus proche.

Fixer une règle sur le ralenti et la faire vraiment respecter

Une règle simple, comme couper le moteur après un certain nombre de minutes à l'arrêt, sauf s'il alimente des outils qui l'exigent, peut réduire sensiblement la consommation d'une flotte. Il faut l'adhésion des techniciens, car les vieilles habitudes, comme garder la cabine confortable en attendant un client, sont difficiles à perdre sans une règle claire et un peu de rappel.

Tenir l'entretien sur un calendrier fixe, pas en réaction

Liez l'entretien préventif, la vérification des pneus et le changement des filtres à un calendrier plutôt qu'à des symptômes. Un fourgon un peu mou ou qui consomme légèrement plus déclenche rarement à lui seul un passage à l'atelier. Intégrer des contrôles de consommation aux intervalles d'entretien courants permet de repérer ces problèmes avant qu'ils ne se généralisent dans la flotte.

Distinguer dans le budget la dépense saisonnière de la dépense de base

Plutôt que de budgéter un montant mensuel de carburant uniforme, prévoyez une réserve saisonnière pour les semaines que vous savez plus chargées et plus gourmandes en carburant. Cela n'empêchera pas les prix de bouger, mais cela évite que la surprise ne s'ajoute au stress d'une semaine d'appels intense.

Planifier autour de ce qu'on ne peut pas prévoir

Le contexte macroéconomique actuel souligne à quel point une entreprise seule a peu de prise sur la direction des prix du carburant. Les décisions des banques centrales, les mouvements de change et la dynamique de l'offre mondiale dans des régions comme l'Europe se répercutent tous sur les prix à la pompe d'une façon qui n'a rien à voir avec la demande de CVC ou la météo locale. Les chaînes d'approvisionnement en terres rares et les projets miniers qui font les gros titres ces derniers temps rappellent que les marchés de l'énergie et des matériaux sont remodelés au niveau des politiques nationales, bien au-dessus de l'échelle du budget carburant d'une flotte.

Pour les entrepreneurs qui veulent de la visibilité budgétaire sans essayer de prédire la direction des marchés pétroliers, un accord d'approvisionnement en carburant à prix fixe peut retirer complètement cette variable de l'équation. FuelAnchor fixe un prix maximum au gallon pour l'approvisionnement en carburant de votre flotte, si bien qu'une flambée liée à une vague de froid, à un problème de raffinerie ou à un changement de politique d'une banque centrale ne fait pas exploser vos chiffres trimestriels. Vous continuez d'acheter votre carburant comme toujours. Vous connaissez simplement le plafond à l'avance, ce qui rend le chiffrage des chantiers et la planification de la paie beaucoup moins aléatoires.

Par où commencer

Choisissez un élément de cette liste et mesurez-le pendant trente jours. Suivez le carburant par intervention pendant un mois, ou mettez en place une règle sur le ralenti et voyez ce qui change. Dans une activité de flotte, de petits changements mesurés s'additionnent vite, et ils vous permettent de négocier votre coût du carburant à partir de vraies données plutôt que d'intuitions. C'est la base sur laquelle ajouter ensuite la certitude d'un prix fixé.

Cet article traduit un guide écrit pour le marché américain ; les coûts y sont exprimés au gallon et au mile. La méthode vaut de la même façon pour une entreprise de CVC en France.