Achats de carburant pour flottes : un guide pour les marchés volatils

Le carburant est en général le deuxième poste du budget d'une flotte, juste derrière la main-d'œuvre, et c'est presque toujours le moins prévisible. Les responsables d'exploitation qui traitent l'achat de carburant comme une tâche de fond, confiée à la finance ou automatisée par un programme de cartes, se font en général surprendre aux pires moments. Ces dernières semaines ont rappelé à quelle vitesse le terrain peut se dérober sous le budget carburant d'une flotte, et pourquoi une vraie stratégie d'achat compte plus qu'un tableur des moyennes du trimestre dernier.

La volatilité comme nouvelle norme

Les marchés pétroliers n'ont jamais été vraiment calmes, mais ces dernières années ont ajouté de nouvelles catégories de perturbations aux cycles habituels d'offre et de demande. Frictions géopolitiques sur les routes maritimes, déploiements navals dans des eaux disputées, et maintenant regain de piraterie lié au détournement du trafic commercial : tout cela apparaît dans la même actualité. Aucun de ces événements n'est déconnecté du prix du carburant. Ils se répercutent sur les coûts d'assurance, les temps de transit et la logistique du raffinage avant d'atteindre la pompe d'une flotte.

Des informations venues de la région du détroit d'Ormuz décrivent des centaines de navires de commerce poussés vers des routes plus longues autour de l'Afrique à cause d'un blocus de fait, et des groupes de pirates somaliens qui s'empressent d'exploiter le trafic qui en résulte. Ce n'est pas une histoire qui reste cantonnée aux exploitants de pétroliers et aux assureurs maritimes. Des routes plus longues signifient des transits plus longs, des primes d'assurance plus élevées pour les transporteurs et davantage de variables dans la chaîne qui détermine au bout du compte ce qu'une flotte paie à la pompe. Par ailleurs, le commandement naval a laissé entendre que les déploiements militaires au Moyen-Orient dureront probablement bien au-delà des prévisions initiales, ce qui montre que la tension de fond ne se réglera pas selon un calendrier commode.

Rien de tout cela ne justifie la panique. Cela veut dire que les responsables d'exploitation doivent cesser de supposer que le coût du carburant reviendra à une base familière et commencer à planifier en partant du principe que la volatilité elle-même est désormais la base.

Pourquoi les points de passage maritimes comptent pour votre facture de carburant

On range facilement les nouvelles navales et les titres sur la piraterie dans la case « pas mon problème ». Les gestionnaires de flotte se concentrent sur l'optimisation des tournées, les heures des chauffeurs et les calendriers d'entretien, pas sur les tarifs d'assurance des pétroliers dans le golfe d'Aden. Mais la chaîne d'approvisionnement en carburant est réellement mondiale, et une perturbation à n'importe quel point finit par se traduire soit par des coûts de gros plus élevés, soit par des variations de prix plus fortes au détail.

Quand le transport maritime commercial est détourné vers des trajets plus longs, le temps et le risque supplémentaires sont intégrés dans les prix quelque part. Les raffineurs qui dépendent du brut acheminé par ces routes ont des coûts d'approvisionnement moins prévisibles, et cette imprévisibilité tend à être répercutée le long de la chaîne plutôt qu'absorbée discrètement. Un responsable d'exploitation n'a pas besoin de suivre chaque jour les statistiques de la piraterie, mais ignorer le tableau d'ensemble, c'est se faire prendre de court quand une hausse de coût arrive sans explication nationale évidente.

Les coûts cachés de l'achat au coup par coup

La plupart des flottes sans démarche d'achat formalisée achètent au coup par coup : faire le plein là où c'est pratique, utiliser une carte carburant pour le reporting, et ajuster le budget après coup quand les prix bougent. Cela fonctionne bien en période stable. Cela devient coûteux en période volatile, pour quelques raisons faciles à sous-estimer.

D'abord, acheter au coup par coup veut dire que la flotte encaisse chaque hausse de prix en temps réel, sans aucun amortisseur. Si le gazole grimpe nettement en peu de temps, ce coût frappe immédiatement la marge d'exploitation, souvent avant que la finance ait eu le temps d'ajuster les tarifs facturés aux clients ou de revoir les prévisions du trimestre.

Ensuite, l'incertitude budgétaire rend plus difficile de répondre à des appels d'offres de façon compétitive. Une entreprise de logistique incapable de dire avec assurance à un client potentiel ce que sera son exposition au coût du carburant dans six mois est obligée soit de gonfler fortement ses offres, ce qui nuit à sa compétitivité, soit de répondre au plus juste en espérant que les prix se tiennent, ce qui nuit à sa marge. Aucune des deux positions n'est bonne.

Enfin, les flottes qui achètent au coup par coup prennent en général de moins bonnes décisions opérationnelles sous pression. Quand le coût du carburant flambe de façon inattendue, le réflexe est souvent de rogner ailleurs : repousser l'entretien, allonger les intervalles de maintenance ou réduire les heures des chauffeurs d'une façon qui crée des problèmes en aval. Un choc sur le coût du carburant reste rarement cantonné à la ligne carburant une fois qu'il impose des coupes précipitées ailleurs.

Construire une stratégie d'achat qui tient

Une démarche d'achat de carburant durable repose sur quelques éléments clés, et aucun n'exige de prévoir où iront les marchés pétroliers. Il faut construire assez de structure pour que la flotte ne soit pas totalement exposée à ce qui arrivera.

Diversifier vos relations d'approvisionnement

Dépendre d'un seul fournisseur de carburant ou d'un seul réseau de cartes concentre inutilement le risque. Les flottes qui entretiennent des relations avec plusieurs fournisseurs, y compris des distributeurs régionaux qui peuvent offrir de meilleures conditions dans certaines zones desservies, ont plus de souplesse quand une relation devient moins favorable. Il ne s'agit pas de chercher en permanence le prix du jour le plus bas. Il s'agit d'avoir des options disponibles avant d'en avoir besoin en urgence.

Séparer le budget de l'achat au jour le jour

L'un des changements d'état d'esprit les plus utiles pour un responsable d'exploitation consiste à séparer la question « que devons-nous budgéter pour le carburant » de la question « où achetons-nous le carburant aujourd'hui ». Beaucoup de flottes les traitent comme une seule et même décision, et c'est une erreur. Le budget devrait être construit autour d'un plafond défendable qui protège l'entreprise des scénarios les pires, tandis que les achats du quotidien peuvent continuer de réagir aux écarts de prix locaux et à la logistique des tournées. Quand ces deux fonctions sont clairement séparées, la finance peut planifier avec plus d'assurance et l'exploitation garde sa souplesse sur le terrain.

Connaître vos profils de consommation sur le bout des doigts

Cela paraît élémentaire, mais un nombre étonnant de flottes n'ont pas de données précises et à jour sur la consommation de carburant par tournée, par catégorie de véhicule et par saison. Sans ces données, toute stratégie d'achat relève de la devinette. Avant de conclure des accords d'approvisionnement ou de fixer des hypothèses budgétaires, obtenez des chiffres de consommation assez récents et détaillés pour modéliser de façon réaliste différents scénarios de prix. Cela fait aussi apparaître des inefficacités qui méritent d'être corrigées quoi que fassent les marchés pétroliers : des véhicules vieillissants qui consomment plus qu'ils ne devraient, des tournées qui pourraient être regroupées, un ralenti qui s'additionne à l'échelle de toute une flotte.

Où les prix plafonds trouvent leur place

Une fois les données de consommation solides et les relations fournisseurs diversifiées, il reste à savoir comment protéger le budget du type de volatilité décrit plus haut sans enfermer la flotte dans un prix rigide et uniforme. C'est là qu'un accord d'approvisionnement à prix fixe avec un prix maximum garanti au gallon mérite sa place dans la boîte à outils. Le modèle de FuelAnchor permet à une flotte de fixer un plafond à ce qu'elle paiera au gallon, si bien que si les marchés pétroliers flambent à cause d'une perturbation maritime, d'un détournement lié à la piraterie ou d'un regain de tension au Moyen-Orient, l'exposition de la flotte s'arrête à ce plafond au lieu de monter avec le marché. Ce n'est pas un pari sur la direction des prix. C'est une façon simple de connaître le pire cas à l'avance, exactement le type de certitude qui rend le budget, les réponses aux appels d'offres et la planification bien moins stressants.

Une prochaine étape concrète

Reprenez les données de consommation de carburant de votre flotte sur les douze derniers mois et mettez-les en regard des variations de prix survenues sur la même période. Si ces variations auraient nettement mis votre budget sous tension ou imposé des coupes précipitées ailleurs, c'est votre signal. Ouvrez la discussion sur un prix plafond avant que la prochaine perturbation ne vous impose la décision, pas après.

Cet article traduit un guide écrit pour le marché américain ; les prix y sont exprimés au gallon. La méthode vaut de la même façon pour une flotte en France.