Achat de carburant de flotte : en faire une discipline plutôt qu'une surprise mensuelle

Le carburant est en général le deuxième poste du budget d'une flotte, juste derrière la main-d'œuvre, et c'est aussi le moins prévisible. Les responsables d'exploitation peuvent maîtriser avec une vraie précision les tournées, les calendriers d'entretien et le comportement des conducteurs. Le coût du carburant, c'est autre chose. Il bouge au gré de la géopolitique, des pannes de raffineries et des variations de change, qui n'ont rien à voir avec la qualité de fonctionnement de votre flotte. Ce guide explique comment aborder l'achat de carburant comme une véritable discipline plutôt que comme une surprise mensuelle.

Pourquoi le coût du carburant continue de surprendre les flottes

Prenez n'importe quelle semaine de gros titres sur le marché pétrolier et vous verrez le problème. Des attaques sur des routes maritimes font monter le brut du jour au lendemain. Une décision de taux d'une banque centrale fait bouger les marchés des changes, ce qui se répercute ensuite sur ce que les flottes paient pour des composants diesel importés. Des envolées boursières liées à un regain d'enthousiasme pour tel ou tel secteur peuvent faire entrer des capitaux sur les marchés pétroliers ou les en faire sortir entièrement, alors que rien de tout cela n'a à voir avec le nombre de miles parcourus par vos camions le mois dernier.

Le comportement récent des marchés l'illustre bien. Les prix du pétrole ont monté après des perturbations près de la mer Noire, rappel que le risque d'approvisionnement dans une région peut toucher presque immédiatement les prix à la pompe dans une autre. Dans le même temps, des analystes ont souligné que la Chine est devenue ce qu'une analyse a appelé l'« acheteur d'ajustement ultime » du pétrole, absorbant les chocs d'offre et de demande d'une manière qui empêche les prix mondiaux de flamber aussi fortement que certains s'y attendaient, même pendant des perturbations prolongées sur de grands points de passage maritimes. C'est plutôt une bonne nouvelle pour la stabilité, mais cela ne veut pas dire que les prix sont calmes. Cela veut dire que le mécanisme qui les fait bouger est devenu plus compliqué.

Il y a ensuite la vision de plus long terme. L'estimation de Wood Mackenzie selon laquelle le secteur amont du pétrole et du gaz pourrait dégager un flux de trésorerie disponible considérable si le brut se maintient dans une fourchette plus haute l'an prochain vous dit quelque chose d'important : les producteurs intègrent une volatilité durable, pas un retour au calme. Si ceux qui extraient et vendent le pétrole se préparent à de plus fortes variations, les exploitants de flotte devraient en faire autant.

Le vrai coût de l'attentisme

Beaucoup de responsables d'exploitation adoptent par défaut une posture réactive face au carburant. Surveiller le prix, faire le plein quand c'est pratique, ajuster chaque trimestre la prévision budgétaire en fonction de ce qui s'est passé. Cela fonctionne bien en période stable. Tout s'effondre dès que la volatilité grimpe, parce que le temps que vous remarquiez un mouvement de prix sur vos factures, il pèse déjà sur vos marges depuis des semaines.

Le coût profond n'est pas seulement le prix payé à la pompe. C'est l'impôt sur la planification. Quand le coût du carburant est imprévisible, les équipes financières gonflent les budgets de marges de sécurité qui pourraient sinon servir à moderniser le matériel ou à fidéliser les conducteurs. Les équipes commerciales et d'exploitation hésitent à s'engager sur des contrats clients de long terme à tarif fixe, parce qu'elles ne savent pas ce que coûtera le carburant dans six mois. Chaque donnée incertaine de votre structure de coûts rend toutes les autres décisions plus difficiles à prendre avec assurance.

Un rapide examen de conscience

Posez-vous trois questions sur votre façon actuelle d'acheter le carburant :

• Pouvez-vous dire en toute confiance à votre directeur financier à quoi ressemble votre plafond de dépenses de carburant pour les deux prochains trimestres ?
• Si les prix du pétrole bougeaient fortement dans un sens ou dans l'autre ce mois-ci, vos décisions de tournées et de tarifs devraient-elles changer ?
• Votre stratégie carburant dépend-elle de quelqu'un qui vérifie les prix à la main, ou est-elle intégrée à un système ?

Si l'une de ces réponses vous met mal à l'aise, c'est le processus d'achat qu'il faut retravailler, pas seulement les tableurs.

Construire une stratégie d'achat qui tient

Séparer l'efficacité opérationnelle du risque de prix

Ce sont deux problèmes différents, et les flottes les confondent souvent. L'efficacité opérationnelle, c'est-à-dire l'optimisation des tournées, la réduction du ralenti, la surveillance de la pression des pneus ou l'accompagnement des conducteurs à partir de la télématique, réduit la quantité de carburant que vous brûlez. La gestion du risque de prix porte sur ce que vous payez au gallon pour le carburant que vous brûlez effectivement. Les deux comptent, mais aucune optimisation des tournées ne vous protège d'un bond soudain du brut lié à une perturbation de l'offre à l'autre bout du monde. Traitez-les comme deux chantiers distincts, avec des responsables distincts, si votre organisation est assez grande pour cela.

Bâtir une prévision glissante, pas un budget figé

Un budget carburant annuel fixé en janvier et laissé tel quel est un handicap. Les marchés ne respectent pas les calendriers budgétaires. Mettez en place une prévision glissante revue chaque mois, qui intègre les conditions actuelles du marché pétrolier, les schémas de demande saisonniers et les risques d'approvisionnement régionaux connus. Il ne s'agit pas de prédire les prix avec précision. Il s'agit de bâtir une prévision qui plie au lieu de rompre quand la réalité s'écarte des hypothèses.

Diversifier vos relations d'approvisionnement

Dépendre d'un seul fournisseur de carburant ou d'un seul programme de cartes concentre le risque d'une manière qui n'apparaît pas toujours clairement avant qu'un problème survienne. Des perturbations régionales de l'offre, des difficultés de crédit chez un fournisseur ou des trous dans son réseau de stations peuvent tous laisser une flotte en difficulté. Entretenez des relations avec plus d'un fournisseur quand votre taille le permet, et comprenez les conditions de chaque contrat avant d'en avoir besoin en urgence.

Suivre les signaux macroéconomiques qui comptent vraiment

Vous n'avez pas besoin de devenir analyste des marchés pétroliers, mais quelques signaux méritent un suivi régulier :

• Les mouvements de change, en particulier la force ou la faiblesse du dollar, puisque le pétrole est coté en dollars dans le monde entier et que les variations de change modifient le coût des importations même quand le prix du brut en dollars ne bouge pas.
• Les décisions de politique monétaire des banques centrales. Les mouvements de taux influent à la fois sur la valeur des devises et sur le sentiment général des marchés, qui influe à son tour sur les flux de capitaux vers les marchés pétroliers.
• Les perturbations régionales de l'offre, en particulier tout ce qui touche les grandes routes maritimes ou les points de passage obligés.
• Les rapports sur les capacités de raffinage et les stocks, qui font souvent bouger les prix à la pompe plus vite que les variations du prix du brut.

Vous n'avez pas à réagir à chaque titre. Il vous faut un processus permanent de revue de ces signaux, pour que votre équipe ne soit pas prise au dépourvu quand quelque chose d'important se produit.

La place de la certitude sur les prix

C'est là qu'un accord d'approvisionnement en carburant à prix fixe mérite sa place dans la boîte à outils. FuelAnchor fonctionne en fixant un prix maximum au gallon pour un volume donné de carburant sur une période convenue. Si les prix du marché restent sous ce plafond, vous payez simplement le prix du marché. S'ils le dépassent, votre coût est plafonné au maximum convenu. Ce n'est pas une façon de parier sur la direction des prix. C'est une façon de placer un plafond ferme sur votre plus gros coût variable, pour que votre budget, vos tarifs clients et votre planification financière puissent reposer sur un chiffre auquel vous vous fiez réellement.

Pour un responsable d'exploitation, le bénéfice pratique se voit moins sur la ligne carburant elle-même que sur tout ce qui en dépend. Un prix fixe sur le carburant facilite le chiffrage de contrats clients sur plusieurs mois, facilite la planification des investissements sans qu'une provision carburant ne ronge la réserve, et facilite une conversation franche avec les finances sur ce que coûtera réellement le prochain trimestre.

Passer à la pratique

Commencez petit si votre organisation n'a jamais fait ce genre de planification. Choisissez une partie du volume de carburant de votre flotte, par exemple les camions des tournées au plus fort kilométrage ou ceux liés à des contrats clients à prix fixe, et mettez d'abord un prix plafond sur ce segment. Observez l'effet sur la justesse de vos prévisions pendant un trimestre complet. Élargissez ensuite, une fois que vous avez vu le mécanisme fonctionner avec de vrais chiffres.

Associez cela à un rythme de revue interne. Une fois par mois, comparez vos dépenses de carburant à la prévision, confrontez-les à la liste de signaux macroéconomiques ci-dessus et ajustez votre budget glissant. Ce n'est pas un gros effort. C'est en général une réunion de trente minutes une fois que l'équipe en a pris l'habitude.

Les flottes qui gèrent le mieux la volatilité du carburant ne sont pas celles qui prédisent correctement les prix du pétrole. Ce sont celles qui ont bâti un processus assez solide pour ne pas avoir besoin d'une prévision juste. Commencez ce mois-ci par choisir un segment des dépenses de carburant de votre flotte et placez-y un vrai plafond. Voyez ce qui change lors de votre prochaine discussion budgétaire.

Cet article traduit un guide écrit pour le marché américain ; les prix y sont exprimés au gallon. La méthode vaut de la même façon pour une flotte en France.