Para universidades e campus: a frota que se esqueceu de que tinha

Uma universidade não se vê como uma empresa de transportes, mas funciona como uma. Por trás dos edifícios letivos e das residências há uma frota que a maioria das pessoas do campus nunca conta: autocarros vaivém a fazer linhas fixas o dia inteiro, carrinhas dos serviços técnicos e da manutenção, viaturas da polícia do campus e das patrulhas de segurança, equipamento de jardinagem e espaços verdes, carros do parque automóvel que os departamentos requisitam, veículos da cantina e do correio interno, carrinhas e autocarros do desporto universitário que levam as equipas a jogos fora, e equipamento de limpeza de neve que ganha o seu sustento dois meses por ano. Some tudo e um campus de média dimensão está a operar uma verdadeira frota comercial. Tudo isto queima combustível, e todo esse combustível está dentro de um orçamento que tem de ser aprovado, defendido e mantido durante todo o exercício.

Este artigo trata de onde o combustível está realmente num campus, de porque é que torna o orçamento de funcionamento menos previsível do que o planeamento de uma universidade exige e de como uma instituição pode pôr um teto num custo que hoje flutua para onde o mercado o levar.

O combustível está espalhado por toda a instituição

Parte do que torna delicada a exposição de um campus ao combustível é que não está concentrada num só sítio. Está distribuída por serviços que gerem cada um a sua parte e raramente veem o total.

O que mais se destaca é o transporte no campus. Um sistema de vaivéns universitários faz muitos quilómetros por natureza, os mesmos circuitos o dia inteiro, todos os dias, muitas vezes entre vários polos ou até parques de estacionamento e residências afastados. Esses autocarros estão entre as operações que mais combustível consomem na instituição, e as linhas não param quando os preços disparam. Depois há tudo o resto: as carrinhas dos serviços técnicos a deslocar equipas e equipamento, a segurança a patrulhar dia e noite, as viaturas e os corta-relvas dos espaços verdes, o parque automóvel a que recorrem os departamentos, as entregas a atravessar o campus e as deslocações desportivas que crescem com a época.

Como tudo isto está em orçamentos diferentes com responsáveis diferentes, normalmente ninguém vê a fatura total de combustível da instituição nem a sua exposição total a uma oscilação de preços. O custo é real e grande, mas está fragmentado, e é precisamente nessa condição que a volatilidade faz mais estragos silenciosos.

Porque é que um orçamento universitário detesta surpresas mais do que a maioria

As universidades planeiam num ciclo anual, e depois de fixado um orçamento, ele deve manter-se. Os departamentos comprometem-se com ele. Reitores e administradores defendem-no. Nas instituições públicas há ainda uma camada adicional de prestação de contas, com orçamentos sujeitos a fiscalização e escrutínio que uma empresa privada nunca conhece. Uma rubrica que dá um solavanco a meio do ano não é só um incómodo. É um problema de governação.

A volatilidade do combustível é exatamente o tipo de solavanco a meio do ano que um orçamento universitário foi pensado para evitar. Quando os preços sobem, os custos de combustível dos transportes e dos serviços técnicos ultrapassam as rubricas orçamentadas, e a instituição tem de absorver o excesso noutro lado ou explicar um défice que não escolheu. O valor do combustível conta menos do que isto: um campus precisa que os seus custos sejam previsíveis com um ano de antecedência, e o combustível é um dos poucos grandes fatores que se recusam a colaborar. Um custo de combustível alto mas estável encaixa no modelo de planeamento. Um imprevisível não, seja qual for o nível.

Porque é que as abordagens habituais dos campus ficam aquém

As universidades não são ingénuas neste tema. As equipas de compras e de serviços técnicos já gerem ativamente o combustível. As ferramentas habituais ajudam na despesa e na supervisão, mas não na exposição.

As compras agregadas e os concursos mantêm razoável o custo por galão e honestos os fornecedores, mas não põem um teto no rumo do preço depois de o contrato começar. Um contrato favorável continua a flutuar com o mercado durante o ano.

Os cartões de combustível de frota dão às compras relatórios limpos, acompanhamento por departamento e controlos de despesa, de que uma grande instituição precisa realmente para a contabilidade e a prestação de contas. Mas um cartão de combustível regista e organiza o custo. Não lhe põe um teto. O preço por galão continua a mexer com o mercado, e o cartão não faz nada para o manter abaixo de um máximo conhecido.

Reduzir a frequência dos vaivéns ou adiar a utilização da frota para poupar combustível significa cortar o serviço a estudantes e funcionários para poupar num custo, uma troca que uma instituição raramente quer fazer ou defender.

Nenhuma destas medidas responde à pergunta de que quem planeia numa universidade precisa realmente: qual é o máximo que esta instituição vai pagar por galão durante o exercício, para que o orçamento assente num número que se mantenha?

O que a FuelAnchor faz

A FuelAnchor é um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo, construído em torno dessa pergunta. Para uma universidade com frota própria, põe um teto firme no custo de a abastecer. Escolhe um prazo alinhado com o seu exercício, normalmente de três, seis ou doze meses. Fixa um preço máximo por galão para esse prazo. Os motoristas dos vaivéns, as equipas técnicas, os agentes de segurança e o parque automóvel abastecem como já fazem, nos postos designados pela instituição, com um cartão de combustível virtual ligado à conta da instituição. Na bomba pagam o preço do momento até ao seu teto. Se o mercado estiver abaixo do teto, a instituição paga o preço mais baixo. Se o mercado subir acima do teto, a instituição continua a pagar só o teto. Esse teto é o máximo que a universidade vai pagar por galão durante todo o prazo do acordo.

Para quem planeia, isso transforma uma rubrica orçamental volátil numa rubrica fixa e defensável. Pode construir a parte do combustível dos orçamentos de transportes e serviços técnicos com base num número que sabe que se vai manter todo o ano, e o pior cenário, a escalada que rebenta com a previsão e obriga a uma conversa desconfortável com a direção financeira, fica fora de questão durante todo o prazo.

Não há uma tarifa única publicada, porque um preço honesto do combustível depende das condições. O seu teto é calculado para a situação concreta da instituição quando pede um orçamento, com base nos preços atuais do mercado, no prazo escolhido e nos sítios onde os seus veículos realmente abastecem. Dois campus vão ver números diferentes porque os seus hábitos de abastecimento e os seus custos são diferentes, e o orçamento reflete isso.

Vale a pena ser preciso sobre o que isto é. A FuelAnchor é uma empresa de fornecimento de combustível. A instituição compra combustível a um preço conhecido, como sempre, com um teto acrescentado. Não há nada para negociar em bolsa nem nada que as compras ou a direção financeira tenham de vigiar. O trabalho de manter esse teto firme fica inteiramente do nosso lado. Do seu, é simplesmente combustível para a frota do campus, a um preço com que o orçamento pode contar.

Para quem é

Serve toda a gama de instituições e a forma como gerem as suas frotas. É a pequena universidade privada com um punhado de carrinhas técnicas e um par de vaivéns. É a grande universidade pública com um serviço de transporte completo, segurança dia e noite, extensos espaços verdes e deslocações desportivas por todo um campeonato. É o instituto de ensino superior de ciclo curto, o sistema com vários polos que desloca pessoas e veículos entre eles, e a entidade auxiliar ou de gestão de instalações que trata da frota em nome da instituição. Onde quer que um campus pague combustível diretamente, está a mesma exposição.

O que têm em comum é um processo de planeamento que depende da previsibilidade e um custo de combustível que nunca a respeitou. A FuelAnchor é a peça que alinha o combustível com o resto de um orçamento institucional disciplinado.

Em suma

Uma universidade opera uma verdadeira frota, quer se veja assim quer não, e o custo do combustível dessa frota está espalhado por transportes, serviços técnicos, segurança, espaços verdes e desporto de uma forma que o torna uma das rubricas menos previsíveis do orçamento de funcionamento. Para uma instituição que tem de fixar um número com um ano de antecedência e mantê-lo, essa imprevisibilidade é o verdadeiro problema, não o preço em si. Os cartões de combustível registam o custo. Os contratos agregados roem-no. Cortar o serviço troca um problema por outro.

Um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo põe-lhe um teto. Escolhe um prazo, fixa um teto, a frota do campus abastece como de costume e a rubrica do combustível deixa de conseguir surpreender o orçamento a meio do ano. O mercado pode fazer o que quiser. O seu número mantém-se.

Se a sua instituição tem veículos e está cansado de ver o combustível estragar em silêncio orçamentos que deviam estar fechados, é esse o vazio. Peça um orçamento, veja o seu teto e construa o exercício sobre um número que se mantém.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os preços estão expressos por galão. O método vale da mesma forma para uma universidade em Portugal.