Für Hochschulen und Universitätscampus: die Flotte, die Sie vergessen haben

Eine Universität sieht sich nicht als Transportunternehmen, aber sie arbeitet wie eines. Hinter den Hörsaalgebäuden und Wohnheimen steht eine Flotte, die die meisten auf dem Campus nie mitzählen: Shuttlebusse, die den ganzen Tag feste Linien fahren, Fahrzeuge von Gebäudemanagement und Instandhaltung, Fahrzeuge der Campuspolizei und des Sicherheitsdienstes, Geräte für Grünanlagen und Landschaftspflege, Fahrzeuge aus dem Fuhrpark, die Fachbereiche ausleihen, Fahrzeuge für Mensa und Hauspost, Kleinbusse und Busse des Hochschulsports, die Teams zu Auswärtsspielen bringen, und Winterdienstgeräte, die zwei Monate im Jahr gebraucht werden. Rechnet man alles zusammen, betreibt ein mittelgroßer Campus eine ernsthafte gewerbliche Flotte. All das verbrennt Kraftstoff, und dieser Kraftstoff steckt in einem Budget, das genehmigt, verteidigt und das ganze Haushaltsjahr über gehalten werden muss.

In diesem Beitrag geht es darum, wo Kraftstoff auf einem Campus tatsächlich steckt, warum er das Betriebsbudget weniger berechenbar macht, als es die Planung einer Hochschule verlangt, und wie eine Einrichtung einem Kostenposten eine Obergrenze setzen kann, der sich derzeit dorthin bewegt, wohin der Markt ihn treibt.

Kraftstoff ist über die ganze Einrichtung verteilt

Was das Kraftstoffrisiko eines Campus heikel macht, ist unter anderem, dass es nicht an einer Stelle gebündelt ist. Es verteilt sich auf Abteilungen, die jeweils ihren eigenen Teil verwalten und selten das Ganze sehen.

Am auffälligsten ist der Campusverkehr. Ein Shuttlesystem einer Hochschule fährt naturgemäß viele Kilometer, dieselben Schleifen den ganzen Tag, jeden Tag, oft zwischen mehreren Standorten oder zu entfernten Parkplätzen und Wohnheimen. Diese Busse gehören zu den kraftstoffintensivsten Betrieben der Einrichtung, und die Linien pausieren nicht, wenn die Preise steigen. Dann kommt alles andere: Fahrzeuge des Gebäudemanagements, die Kolonnen und Geräte transportieren, der Sicherheitsdienst rund um die Uhr, Fahrzeuge und Mäher der Grünpflege, der Fuhrpark, aus dem die Fachbereiche schöpfen, Lieferungen über den Campus und Sportreisen, die mit der Saison zunehmen.

Weil all das in verschiedenen Budgets bei verschiedenen Verantwortlichen liegt, sieht meist niemand die gesamte Kraftstoffrechnung der Einrichtung oder ihr gesamtes Risiko bei einem Preisausschlag. Die Kosten sind real und groß, aber zersplittert, und genau unter dieser Bedingung richten Schwankungen den meisten stillen Schaden an.

Warum ein Campusbudget Überraschungen mehr hasst als die meisten

Hochschulen planen im Jahresrhythmus, und ist ein Budget einmal festgelegt, soll es halten. Die Fachbereiche verpflichten sich darauf. Präsidium und Kanzler verteidigen es. Bei öffentlichen Einrichtungen kommt eine zusätzliche Ebene der Rechenschaft hinzu, mit Budgets, die einer Aufsicht und Prüfung unterliegen, die ein Privatunternehmen nie kennt. Ein Posten, der mitten im Jahr ausschert, ist nicht nur lästig. Er ist ein Problem der Haushaltsführung.

Kraftstoffschwankungen sind genau die Art von Ausreißer mitten im Jahr, die ein Campusbudget vermeiden soll. Wenn die Preise steigen, überschreiten die Kraftstoffkosten von Verkehr und Gebäudemanagement ihre Budgetposten, und die Einrichtung muss die Überschreitung entweder anderswo auffangen oder eine Lücke erklären, die sie nicht verursacht hat. Die Höhe der Kraftstoffkosten zählt weniger als dies: Ein Campus braucht Kosten, die sich ein Jahr im Voraus vorhersagen lassen, und Kraftstoff ist eine der wenigen großen Einflussgrößen, die sich dem verweigert. Hohe, aber stabile Kraftstoffkosten passen ins Planungsmodell. Unberechenbare nicht, egal auf welchem Niveau.

Warum die üblichen Ansätze auf dem Campus zu kurz greifen

Hochschulen sind in dieser Frage nicht naiv. Beschaffung und Gebäudemanagement steuern Kraftstoff bereits aktiv. Die üblichen Werkzeuge helfen bei Ausgaben und Aufsicht, aber nicht beim Risiko.

Sammeleinkauf und Ausschreibungen halten die Kosten pro Gallone vernünftig und die Lieferanten ehrlich, deckeln aber nicht, wohin sich der Preis bewegt, wenn die Laufzeit einmal begonnen hat. Auch ein günstiger Vertrag schwankt innerhalb des Jahres mit dem Markt.

Flottentankkarten liefern der Beschaffung saubere Auswertungen, Zuordnung nach Fachbereich und Ausgabenkontrollen, die eine große Einrichtung für Buchhaltung und Rechenschaft wirklich braucht. Aber eine Tankkarte erfasst und ordnet die Kosten. Sie deckelt sie nicht. Der Preis pro Gallone bewegt sich weiter mit dem Markt, und die Karte tut nichts, um ihn unter einem bekannten Höchstwert zu halten.

Die Taktung der Shuttles zu verringern oder die Flottennutzung aufzuschieben, um Kraftstoff zu sparen, heißt, den Service für Studierende und Beschäftigte zu kürzen, um an einem Kostenposten zu sparen, und diesen Tausch will eine Einrichtung selten eingehen oder verteidigen.

Keine dieser Lösungen beantwortet die Frage, die ein Hochschulplaner wirklich beantwortet haben muss: Was ist das Höchste, das diese Einrichtung im Haushaltsjahr pro Gallone zahlt, damit das Budget auf einer Zahl aufbauen kann, die hält?

Was FuelAnchor tut

FuelAnchor ist eine Kraftstoffliefervereinbarung zum Festpreis und um genau diese Frage herum gebaut. Für eine Hochschule mit eigener Flotte setzt sie eine harte Obergrenze für die Kosten des Betankens. Sie wählen eine Laufzeit passend zu Ihrem Haushaltsjahr, üblicherweise drei, sechs oder zwölf Monate. Sie schreiben einen Höchstpreis pro Gallone für diese Laufzeit fest. Ihre Shuttlefahrer, Instandhaltungskolonnen, Sicherheitskräfte und der Fuhrpark tanken wie bisher an den von der Einrichtung festgelegten Tankstellen mit einer virtuellen Tankkarte, die mit dem Konto der Einrichtung verbunden ist. An der Zapfsäule zahlen sie den aktuellen Preis bis zu Ihrer Obergrenze. Liegt der Markt darunter, zahlt die Einrichtung den niedrigeren Preis. Steigt der Markt über Ihre Obergrenze, zahlt die Einrichtung trotzdem nur die Obergrenze. Diese Obergrenze ist das Höchste, das die Hochschule während der Laufzeit der Vereinbarung pro Gallone je zahlt.

Für einen Planer wird so aus einem schwankenden Budgetposten ein fester, vertretbarer. Sie können den Kraftstoffanteil der Budgets für Verkehr und Gebäudemanagement auf eine Zahl bauen, von der Sie wissen, dass sie das ganze Jahr hält, und der schlimmste Fall, die Preisspitze, die Ihre Prognose sprengt und ein unangenehmes Gespräch mit der Finanzabteilung erzwingt, ist für die ganze Laufzeit vom Tisch.

Es gibt keinen einheitlichen veröffentlichten Satz, weil ein ehrlicher Kraftstoffpreis von den Bedingungen abhängt. Ihre Obergrenze wird für die konkrete Lage der Einrichtung berechnet, wenn Sie ein Angebot anfordern, auf Basis der aktuellen Marktpreise, der gewählten Laufzeit und der Orte, an denen Ihre Fahrzeuge tatsächlich tanken. Zwei Campus erhalten unterschiedliche Zahlen, weil ihre Tankgewohnheiten und Kosten unterschiedlich sind, und das Angebot bildet das ab.

Es lohnt sich, genau zu sagen, was das ist. FuelAnchor ist ein Kraftstofflieferant. Die Einrichtung kauft Kraftstoff zu einem bekannten Preis, wie immer, nur mit einer Obergrenze. Es gibt nichts zu handeln und nichts, was Beschaffung oder Finanzabteilung überwachen müssten. Die Arbeit, diese Obergrenze stabil zu halten, liegt vollständig auf unserer Seite. Auf Ihrer ist es einfach Kraftstoff für die Campusflotte, zu einem Preis, auf den sich das Budget verlassen kann.

Für wen das gedacht ist

Das passt für die ganze Bandbreite von Einrichtungen und die Art, wie sie ihre Flotten betreiben. Es ist die kleine private Hochschule mit einer Handvoll Instandhaltungsfahrzeugen und ein paar Shuttles. Es ist die große staatliche Universität mit eigenem Verkehrsbetrieb, Sicherheitsdienst rund um die Uhr, ausgedehnten Grünanlagen und Sportreisen quer durch eine Liga. Es ist das Community College, das Hochschulsystem mit mehreren Standorten, das Menschen und Fahrzeuge zwischen seinen Campus bewegt, und die ausgegliederte Service- oder Gebäudemanagementgesellschaft, die den Fuhrpark im Auftrag der Einrichtung betreibt. Überall, wo ein Campus Kraftstoff direkt bezahlt, ist dasselbe Risiko vorhanden.

Was sie verbindet, ist ein Planungsprozess, der auf Berechenbarkeit angewiesen ist, und Kraftstoffkosten, die sich nie daran gehalten haben. FuelAnchor ist das Stück, das Kraftstoff mit dem Rest eines disziplinierten Hochschulbudgets in Einklang bringt.

Unterm Strich

Eine Hochschule betreibt eine echte Flotte, ob sie sich so sieht oder nicht, und die Kraftstoffkosten dieser Flotte sind so über Verkehr, Gebäudemanagement, Sicherheit, Grünanlagen und Sport verstreut, dass sie zu einem der am wenigsten berechenbaren Posten im Betriebsbudget werden. Für eine Einrichtung, die eine Zahl ein Jahr im Voraus festlegen und halten muss, ist diese Unberechenbarkeit das eigentliche Problem, nicht der Preis selbst. Tankkarten erfassen die Kosten. Sammelverträge knabbern an ihnen. Serviceabbau tauscht nur ein Problem gegen ein anderes.

Eine Kraftstoffliefervereinbarung zum Festpreis deckelt sie. Sie wählen eine Laufzeit, Sie schreiben eine Obergrenze fest, die Campusflotte tankt wie gewohnt, und der Kraftstoffposten kann das Budget mitten im Jahr nicht mehr überraschen. Der Markt kann tun, was er will. Ihre Zahl hält.

Wenn Ihre Einrichtung Fahrzeuge betreibt und Sie es leid sind, dass Kraftstoff still Budgets sprengt, die eigentlich feststehen sollten, dann ist das die Lücke. Fordern Sie ein Angebot an, sehen Sie Ihre Obergrenze und bauen Sie das Haushaltsjahr auf einer Zahl auf, die hält.

Dieser Beitrag übersetzt einen Leitfaden für den US-Markt; die Preise sind je Gallone angegeben. Die Methode gilt für eine Hochschule in Deutschland genauso.