Für Eigentümergemeinschaften: die versteckten Kraftstoffkosten in Ihrem Budget

Wenn sich ein Vorstand zusammensetzt, um das Hausgeld für das nächste Jahr festzulegen, steht Kraftstoff selten namentlich auf der Tagesordnung. Es gibt keinen Posten mit der Aufschrift „Diesel“. Aber Kraftstoff steckt trotzdem in diesem Budget, verstreut über die Hälfte der Verträge, die die Gemeinschaft unterschreibt. Er steckt im Angebot des Gärtners, im Winterdienstvertrag, im Sicherheitsdienst, in der Hausmeisterkolonne und im Shuttle der Anlage, falls Sie einen betreiben. Wenn sich die Kraftstoffpreise bewegen, bewegen sich diese Zahlen mit, und die Gemeinschaft bezahlt am Ende Schwankungen, die sie auf keiner Abrechnung sieht.

In diesem Beitrag geht es darum, wo Kraftstoff im Budget einer Eigentümergemeinschaft tatsächlich steckt, warum er Ihre Kosten weniger berechenbar macht, als sie sein sollten, und wie eine Gemeinschaft mit eigenen Fahrzeugen oder Gewicht gegenüber ihren Dienstleistern ihm eine Obergrenze setzen kann. Für einen Vorstand, dessen ganze Aufgabe darin besteht, den Eigentümern ein stabiles, berechenbares Hausgeld zu liefern, lohnt es sich, diese Obergrenze zu verstehen.

Kraftstoff kommt durch zwei Türen in Ihr Budget

Die meisten Gemeinschaften haben ein Kraftstoffrisiko, das sie nie benannt haben, und es kommt über zwei getrennte Wege herein.

Der erste ist direkt. Viele Gemeinschaften betreiben eigene Fahrzeuge, mehr als man annimmt. Hausmeisterfahrzeuge. Streifenwagen des Sicherheitsdienstes, die jede Nacht über das Gelände fahren. Ein Shuttle für die Bewohner. Benzinbetriebene Nutzfahrzeuge und Elektrokarren für die Grünpflege. Jedes davon verbrennt Kraftstoff, den die Gemeinschaft direkt bezahlt, und wenn der Preis an der Zapfsäule steigt, steigen diese Kosten ohne jeden Ausgleich.

Der zweite ist indirekt, und er ist meist der größere Betrag. Ihr Gärtner, Ihr Winterdienst, Ihr Baumpfleger, Ihre Dienstleister für Wege und Instandhaltung fahren alle mit Kraftstoff, und diese Kosten sind in dem enthalten, was sie Ihnen berechnen. Wenn Kraftstoff teurer wird, trifft Sie das auf zwei Wegen. Entweder schlägt der Dienstleister mitten im Vertrag einen Kraftstoffzuschlag auf, der als nicht eingeplanter Treffer landet, oder er polstert sein nächstes Angebot still mit einem dicken Puffer gegen Schwankungen auf, und Sie zahlen dieses Polster, ob die Preise steigen oder nicht. So oder so trägt die Gemeinschaft die Kraftstoffschwankungen über ihre Dienstleisterverträge, und der Vorstand hat kaum Einblick, wie viel es ist.

Zählt man beide Türen zusammen, ist Kraftstoff still und leise eine der am wenigsten berechenbaren Größen im gesamten Betriebsbudget, obwohl er nie so diskutiert wird wie das Rücklagengutachten oder das Verwalterhonorar.

Warum die Unberechenbarkeit das eigentliche Problem für einen Vorstand ist

Für eine Eigentümergemeinschaft zählt die Höhe eines einzelnen Kostenpostens weniger als seine Berechenbarkeit. Das Kernversprechen des Vorstands an die Eigentümer ist ein stabiles, vertretbares Hausgeld. Kosten, die sich vorhersagen lassen, selbst hohe, passen sauber zu diesem Versprechen. Kosten, die hin und her springen, nicht.

Kraftstoffschwankungen sprengen die Prognose auf zwei Arten. Direkte Kraftstoffkosten überschreiten den Budgetposten, wenn die Preise steigen, und zwingen den Vorstand, die Überschreitung entweder aus den Rücklagen zu tragen oder den Eigentümern eine Lücke zu erklären. Und auf der Dienstleisterseite tauchen Zuschläge mitten im Jahr als Überraschungskosten auf, während aufgepolsterte Angebote die Ausgangsbasis bei jeder Verlängerung anheben. Beides untergräbt das Eine, was ein Vorstand liefern soll: eine Zahl, auf die sich die Bewohner verlassen können.

Deshalb trifft ein Kraftstoffpreisanstieg eine Gemeinschaft härter, als die reinen Beträge vermuten lassen. Es ist nicht nur so, dass die Kosten gestiegen sind. Es ist so, dass das Budget, das der Vorstand in der Eigentümerversammlung verteidigt hat, nicht mehr hält, ohne dass der Vorstand irgendetwas entschieden hätte.

Warum die üblichen Ansätze zu kurz greifen

Vorstände und Verwalter tun bereits einiges, um Kosten zu steuern. Die üblichen Schritte helfen bei den Ausgaben, aber nicht beim Risiko.

Verträge in jedem Zyklus neu auszuschreiben, hält die Dienstleister insgesamt ehrlich, tut aber nichts gegen Kraftstoffschwankungen innerhalb der Laufzeit, die Sie gerade unterschrieben haben. Wenn die Preise im vierten Monat eines zwölfmonatigen Grünpflegevertrags steigen, schützt das ausgehandelte Angebot die Gemeinschaft weder vor einem Zuschlag noch vor dem Polster, das schon eingebaut war.

Tankkarten für die Fahrzeuge der Gemeinschaft liefern saubere Auswertungen und Ausgabenkontrolle, die ein Verwalter für Buchhaltung und Aufsicht wirklich braucht. Aber eine Tankkarte erfasst und ordnet Ihre Kosten. Sie deckelt sie nicht. Der Preis pro Gallone bewegt sich weiter mit dem Markt, und eine Karte tut nichts, um ihn unter einer bekannten Obergrenze zu halten.

Die Fahrzeugnutzung einzuschränken oder Streifen und Grünpflege aufzuschieben, um Kraftstoff zu sparen, kürzt den Service für die Bewohner, um an einem Kostenposten zu sparen. Diesen Tausch will ein Vorstand in der nächsten Versammlung selten verteidigen.

Keine dieser Lösungen beantwortet die Frage, die ein Vorstand wirklich beantwortet haben muss: Was ist das Höchste, das diese Gemeinschaft im Wirtschaftsjahr pro Gallone zahlt, damit das Hausgeld auf einer Zahl aufbauen kann, die hält?

Was FuelAnchor tut

FuelAnchor ist eine Kraftstoffliefervereinbarung zum Festpreis. Für eine Gemeinschaft mit eigenen Fahrzeugen setzt sie eine harte Obergrenze für die Kosten des Betankens. Sie wählen eine Laufzeit passend zu Ihrem Budgetzyklus, üblicherweise drei, sechs oder zwölf Monate. Sie schreiben einen Höchstpreis pro Gallone für diese Laufzeit fest. Ihre Hausmeisterkolonnen, Ihr Sicherheitsdienst und Ihre Shuttlefahrer tanken wie bisher an den von der Gemeinschaft festgelegten Tankstellen mit einer virtuellen Tankkarte, die mit dem Konto der Gemeinschaft verbunden ist. An der Zapfsäule zahlen sie den aktuellen Preis bis zu Ihrer Obergrenze. Liegt der Markt darunter, zahlt die Gemeinschaft den niedrigeren Preis. Steigt der Markt über Ihre Obergrenze, zahlt die Gemeinschaft trotzdem nur die Obergrenze. Diese Obergrenze ist das Höchste, das die Gemeinschaft während der Laufzeit der Vereinbarung pro Gallone je zahlt.

Für den Vorstand wird damit aus einem wackligen Budgetposten ein fester, vertretbarer. Sie können den Kraftstoffanteil des Betriebsbudgets auf eine Zahl schreiben, von der Sie wissen, dass sie hält, und der schlimmste Fall, die Preisspitze, die Ihre Prognose sprengt, ist für die ganze Laufzeit vom Tisch.

Es gibt keinen einheitlichen veröffentlichten Satz, weil ein ehrlicher Kraftstoffpreis von den Bedingungen abhängt. Ihre Obergrenze wird für die konkrete Lage der Gemeinschaft berechnet, wenn Sie ein Angebot anfordern, auf Basis der aktuellen Marktpreise, der gewählten Laufzeit und der Orte, an denen Ihre Fahrzeuge tatsächlich tanken. Zwei Gemeinschaften erhalten unterschiedliche Zahlen, weil ihre Tankgewohnheiten und Kosten unterschiedlich sind, und das Angebot bildet das ab.

Es lohnt sich, genau zu sagen, was das ist. FuelAnchor ist ein Kraftstofflieferant. Die Gemeinschaft kauft Kraftstoff zu einem bekannten Preis, wie immer, nur mit einer Obergrenze. Es gibt nichts zu handeln und nichts, was Vorstand oder Verwalter überwachen müssten. Die Arbeit, diese Obergrenze stabil zu halten, liegt vollständig auf unserer Seite. Auf Ihrer ist es einfach Kraftstoff für die Fahrzeuge der Gemeinschaft, zu einem Preis, auf den sich das Budget verlassen kann.

Ein Wort zu Ihren Dienstleisterverträgen

Der direkte Weg ist der saubere, aber auch die Dienstleisterseite verdient Erwähnung. Wenn eine Gemeinschaft das größere, versteckte Kraftstoffrisiko in ihren Verträgen für Grünpflege, Winterdienst und Instandhaltung angehen will, liegt der Hebel darin, Preissicherheit entlang der Kette weiterzugeben. Ein Dienstleister, der seine eigenen Kraftstoffkosten unter einer Obergrenze festschreibt, hat keinen Grund, Angebote gegen eine Preisspitze aufzupolstern, und keinen Anlass, Ihnen mitten in der Laufzeit einen Zuschlag zu berechnen. Vorstände und Verwalter, die stabile Dienstleisterpreise bevorzugen, haben ein echtes Interesse daran, dass ihre Auftragnehmer diese Art von Schutz haben, und es ist ein vernünftiges Thema für die nächste Verlängerung. Die Gemeinschaft deckelt ihren eigenen Kraftstoff direkt. Sie kann die Dienstleister, die für sie arbeiten, ermutigen, dasselbe zu tun.

Für wen das gedacht ist

Das passt für Gemeinschaften und die Unternehmen, die sie verwalten, über die ganze Bandbreite. Es ist die selbstverwaltete Gemeinschaft mit ein paar Hausmeisterfahrzeugen und einem Streifenwagen. Es ist die große geplante Wohnanlage mit Grünpflegekolonnen, Sicherheitsdienst und Bewohnershuttle. Es ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, die Reihenhausanlage und die Hausverwaltung, die ein ganzes Portfolio von Gemeinschaften betreut, jede mit eigenen Fahrzeugen und eigenem Budget, das zu verteidigen ist. Überall, wo eine Gemeinschaft Kraftstoff direkt bezahlt oder ihn indirekt über Dienstleisterkosten spürt, ist dasselbe Risiko vorhanden.

Was sie verbindet, ist der Auftrag zur Berechenbarkeit und ein Kostenposten, der sich nie daran gehalten hat. FuelAnchor ist das Stück, das Kraftstoff mit dem Rest eines disziplinierten Budgets in Einklang bringt.

Unterm Strich

Kraftstoff steckt im Budget Ihrer Gemeinschaft, ob er einen eigenen Posten hat oder nicht. Er kommt über die Fahrzeuge der Gemeinschaft und über jeden Dienstleistervertrag herein, der mit einer Tankfüllung läuft, und er macht Ihre Kosten weniger berechenbar, als das Versprechen eines Vorstands an die Eigentümer es zulassen sollte. Tankkarten erfassen ihn. Neuausschreibungen knabbern an ihm. Serviceabbau tauscht nur ein Problem gegen ein anderes.

Eine Kraftstoffliefervereinbarung zum Festpreis deckelt ihn. Sie wählen eine Laufzeit, Sie schreiben eine Obergrenze fest, die Fahrzeuge der Gemeinschaft tanken wie gewohnt, und der Kraftstoffposten in Ihrem Budget kann Sie nicht mehr überraschen. Der Markt kann tun, was er will. Ihre Zahl hält.

Wenn Ihre Gemeinschaft Fahrzeuge betreibt und Sie es leid sind, dass Kraftstoff still Budgets sprengt, die Sie mühsam verteidigt haben, dann ist das die Lücke. Fordern Sie ein Angebot an, sehen Sie Ihre Obergrenze und bauen Sie das Hausgeld auf einer Zahl auf, die hält.

Dieser Beitrag übersetzt einen Leitfaden für den US-Markt; die Preise sind je Gallone angegeben. Die Methode gilt für eine Eigentümergemeinschaft in Deutschland genauso.