Gestão do custo de combustível no transporte não urgente de doentes: guia prático

O transporte não urgente de doentes funciona com uma matemática estranha. As tarifas pagas por cada serviço são fixadas por intermediários e seguradoras de cuidados geridos, muitas vezes fechadas durante meses, enquanto o custo do combustível mexe sempre que um petroleiro é atacado no Mar Vermelho ou uma reunião de um banco central assusta os operadores. As suas receitas são fixas. O seu maior custo variável não é. Esse desencontro é o problema de fundo que todos os operadores deste setor acabam por ter de resolver, e só fica mais difícil à medida que os mercados do petróleo se tornam mais imprevisíveis.

Porque é que o transporte não urgente de doentes sente a volatilidade do combustível mais do que outras frotas

Uma empresa de entregas pode ajustar sobretaxas ou renegociar contratos com bastante rapidez quando o combustível sobe. Os operadores de transporte não urgente de doentes, em geral, não podem. As tarifas dos intermediários do Medicaid e das organizações de cuidados geridos são muitas vezes fixadas por viagem ou por milha e revistas segundo um calendário fixo, às vezes uma vez por ano. Se o gasóleo ou a gasolina dispararem em março, pode ter de absorver esse custo até ao próximo ciclo contratual, seja quando for.

Junte-se a isto a realidade operacional do negócio. As carrinhas para cadeiras de rodas e os veículos adaptados tendem a ser mais velhos e mais pesados do que um veículo de entregas típico, o que significa pior consumo por milha. As viagens incluem muito tempo improdutivo: ir buscar o doente, esperar durante a consulta e depois levá-lo a casa, muitas vezes com milhas em vazio entre serviços. Nada dessa condução sem receita aparece numa fatura, mas queima combustível na mesma. Ponha juntas tarifas fixas, veículos a envelhecer e muito ralenti, e o combustível passa a ser um dos poucos custos que ainda conseguem comer em silêncio uma margem finíssima.

O contexto atual do mercado do petróleo

Ajuda perceber porque é que os preços têm andado nervosos ultimamente, mesmo sem prever para onde vão.

As rotas marítimas voltaram a ser um risco real

Os ataques a petroleiros no Mar Vermelho voltaram a ser um título recorrente, com as forças houthis a reivindicarem recentemente um ataque a um navio saudita por aquilo que descrevem como violações do bloqueio. Sempre que uma rota marítima ligada ao transporte de petróleo fica ameaçada, seguradoras e operadores incorporam de imediato o risco nos preços, mesmo que o fluxo físico de petróleo quase não mude. Esse prémio de risco chega à bomba mais depressa do que a maioria dos operadores espera.

As mesas de negociação ganham enquanto as frotas absorvem as oscilações

As grandes casas de comercialização tiveram uma boa fase ultimamente precisamente por causa desta instabilidade. O braço comercial da Glencore, por exemplo, anunciou um salto acentuado nos resultados ligado às perturbações do conflito com o Irão, quase o dobro do que ganhou um ano antes. É a verdade incómoda do caos nos mercados do petróleo: há sempre alguém posicionado para lucrar com a oscilação. Raramente é o pequeno operador de frota que paga o preço de retalho numa área de serviço para camiões.

Nem as grandes petrolíferas leem bem a procura

Se parte do princípio de que os grandes produtores de petróleo têm uma bola de cristal fiável, a atualidade recente sugere o contrário. A China, durante muito tempo vista como o comprador estável e fiável que sustentava a procura mundial de petróleo, revelou-se muito mais flexível nas compras do que os analistas esperavam, apanhando os produtores desprevenidos. Entretanto, a ansiedade geral dos mercados, da incerteza sobre a política da Fed ao nervosismo das ações chinesas, mantém os investidores em alerta e acrescenta mais uma camada de ruído aos preços do petróleo. Se as maiores empresas de energia do mundo têm dificuldade em prever a procura com exatidão, uma pequena frota de transporte de doentes quase não tem hipóteses de prever com confiança o custo do combustível do próximo mês. Não é uma crítica ao seu negócio. É simplesmente o contexto.

Onde as margens escapam de facto

Antes de olhar para as soluções, convém ser honesto sobre para onde vai o dinheiro.

Milhas em vazio e ralenti

A ineficiência no despacho é muitas vezes o maior custo escondido de combustível deste setor. Um condutor que volta à base entre serviços em vez de encadear viagens por zona está a queimar combustível para nada. Esperar à porta de motor ligado durante uma consulta longa também soma, serviço após serviço, semana após semana.

A composição da frota e as falhas de manutenção

Um pneu com pressão a menos, um filtro de ar sujo ou um veículo com o alinhamento em atraso podem reduzir o consumo em silêncio numa medida significativa. Multiplique isso por uma frota de carrinhas que fazem dezenas de viagens por semana, e a manutenção adiada torna-se um imposto invisível sobre o combustível.

Comprar combustível sem qualquer visibilidade

Muitos pequenos operadores ainda pagam o que a bomba marca nesse dia, sem previsão, sem teto e sem forma de planear um orçamento mensal com confiança. Funciona bem quando os preços estão calmos. Torna-se um problema a sério com o tipo de oscilações geopolíticas e de procura descritas acima.

Alavancas práticas que pode mesmo acionar

Apertar rotas e despacho

Olhe para o seu software de planeamento, ou para a falta dele, e pergunte-se se as viagens estão a ser agrupadas por zona e janela horária ou atribuídas pela ordem em que as chamadas chegaram. Mesmo melhorias modestas no encadeamento das viagens podem cortar visivelmente as milhas em vazio. Se ainda despacha por telefone e em papel, esta é normalmente a solução mais rentável ao seu alcance.

Tratar a manutenção como estratégia de combustível, e não só de disponibilidade

Inclua as verificações da pressão dos pneus, a substituição de filtros e as inspeções de alinhamento num calendário pensado especificamente para o consumo, e não só para evitar avarias. Acompanhe as milhas por galão de cada veículo ao longo do tempo. Uma carrinha que começa a descer nesse indicador está a dizer-lhe alguma coisa muito antes de avariar.

Trabalhar o estilo de condução

As acelerações bruscas, o ralenti excessivo e o excesso de velocidade pioram o consumo de formas fáceis de ignorar num negócio centrado no cuidado aos doentes e na pontualidade das recolhas. Uma breve sessão com os condutores sobre acelerar com suavidade e reduzir o ralenti, a par de uma telemática simples se a tiver, pode mudar as coisas sem qualquer investimento.

Afetar o veículo certo a cada viagem

Nem todas as viagens precisam da maior carrinha da frota. Se um ligeiro ou um veículo mais pequeno puder transportar em segurança um doente que caminha, afetá-lo a esse serviço em vez de uma carrinha mais pesada adaptada a cadeiras de rodas poupa combustível nessa viagem. Exige uma melhor classificação dos serviços logo na marcação, mas compensa no volume.

Incorporar certeza orçamental na operação

O problema de fundo por trás de tudo isto é o planeamento. Aos operadores de transporte não urgente de doentes pede-se que proponham tarifas a intermediários e organizações de cuidados geridos muitas vezes meses antes de um período contratual começar, com base em pressupostos de custo que podem já não se aguentar quando o contrato estiver de facto a correr. Quando o combustível dispara a meio do contrato, muitas vezes não há mecanismo para repercutir esse custo. Simplesmente absorve-o.

É aqui que fixar um preço máximo conhecido para o combustível durante um período definido muda por completo a conversa sobre o planeamento. Em vez de adivinhar quanto vai custar o gasóleo ou a gasolina no próximo trimestre e inflacionar a sua proposta de tarifas para absorver o risco, ou pior, apresentar uma tarifa que se revela insustentável, conhece o seu teto antecipadamente. É assim que a FuelAnchor funciona: um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo com um preço máximo garantido por galão, para que o seu custo continue previsível mesmo que o mercado do petróleo dê outra volta por causa de perturbações marítimas ou de mudanças na procura da China. Não elimina o combustível como custo. Dá-lhe simplesmente um número sobre o qual construir de facto uma proposta de tarifas, em vez de um alvo em movimento.

Uma rotina mensal simples que vale a pena

Tire todos os meses a despesa com combustível por veículo, e não apenas o total da frota. Compare-a com as milhas percorridas e os serviços concluídos, e assinale qualquer carrinha cujo custo por serviço esteja a subir mais depressa do que o das outras. Cruze isso com o registo de manutenção do mesmo veículo. Os padrões costumam aparecer aqui antes de aparecerem em qualquer outro sítio das suas contas.

Comece esta semana com um só veículo. Tire os talões de combustível e os registos de viagens do último mês completo, calcule o custo por serviço concluído e veja o que esse número lhe diz antes de decidir o que corrigir a seguir.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os custos estão expressos por galão e por milha. O método vale da mesma forma para uma empresa de transporte de doentes em Portugal.