Gestão do custo de combustível no transporte não urgente de doentes: guia do setor

O transporte não urgente de doentes assenta num problema de contas que a maioria das outras frotas não enfrenta: tarifas pagas fixas de um lado, custos de combustível voláteis do outro, e pelo meio doentes vulneráveis a quem não se pode simplesmente dizer que um transporte fica atrasado porque o gasóleo disparou. Para os operadores deste setor, o combustível não é apenas uma rubrica. É um dos poucos grandes custos em que se consegue realmente mexer transporte a transporte, se se construírem os sistemas certos à sua volta.

Porque é que a volatilidade do combustível atinge mais o transporte não urgente de doentes do que outras frotas

A maioria dos operadores de transporte de mercadorias e de entregas consegue repercutir uma sobretaxa de combustível nos clientes ou renegociar tarifas com relativa rapidez. Os operadores de transporte não urgente de doentes normalmente não conseguem. Os intermediários do Medicaid, as organizações de cuidados geridos e os contratos estaduais fixam as tarifas pagas segundo calendários muito mais lentos do que os mercados do combustível. Esse desfasamento significa que cada subida imprevista do custo do combustível sai diretamente da margem, e não da faturação.

Junte-lhe as realidades operacionais próprias deste setor: muitos trajetos curtos em vez de longas distâncias, muito tempo ao ralenti e de espera nas unidades de saúde, faltas imprevisíveis e alterações no próprio dia, e a obrigação de continuar a servir os doentes seja qual for o preço na bomba. O resultado é um negócio em que a gestão do custo do combustível tem de ser proativa e não reativa.

O contexto geral: porque é que planear o combustível parece mais difícil neste momento

O ambiente em que estes operadores estão hoje a preparar os orçamentos é genuinamente instável. Os mercados cambiais têm andado agitados, com o índice do dólar a oscilar num sentido e noutro de semana para semana. Como o petróleo é cotado em dólares em todo o mundo, as oscilações da moeda norte-americana refletem-se no custo do combustível mesmo quando nada muda mecanicamente na bomba. Entretanto, a tensão geopolítica envolvendo o Irão continua latente, o tipo de pano de fundo que historicamente injeta sem aviso um prémio de risco nos mercados da energia.

Ao mesmo tempo, os mercados de capitais vivem um estranho momento de ecrã dividido. O capital de risco está a fluir para a infraestrutura de inteligência artificial, com startups de chips a angariar fundos com avaliações de vários milhares de milhões de dólares e grandes fornecedores de nuvem a fechar acordos de centros de dados com agências de defesa, enquanto as ações tecnológicas e de semicondutores cotadas caem com força por receios quanto ao crescimento. Essa volatilidade acionista não fixa diretamente o preço do gasóleo, mas reflete uma incerteza mais ampla sobre o crescimento, as taxas de juro e o apetite pelo risco, fatores que acabam por tocar nos mercados da energia e nas condições de crédito de que os operadores de frota dependem.

A mais longo prazo, a história da energia também está a mudar. Países como o Bangladesh estão a fazer apostas enormes, de milhares de milhões de dólares, na energia nuclear, no âmbito daquilo a que se chama o «trilema energético»: o equilíbrio entre preço acessível, fiabilidade e sustentabilidade. É uma transição de várias décadas, não algo que mude a sua fatura de combustível neste trimestre, mas lembra que o sistema energético por baixo dos custos de transporte está em movimento a todos os níveis, do barril à rede elétrica. Para uma pequena frota de transporte de doentes, nenhuma destas notícias exige ação por si só. Mas, juntas, explicam porque é que «esperar para ver» é hoje uma estratégia de combustível perdedora. Os preços estão a ser empurrados e puxados por forças muito para lá do seu controlo, o que torna a disciplina interna de custos mais valiosa, e não menos.

Os verdadeiros fatores de custo por trás da sua rubrica de combustível

Antes de atacar o gasto em combustível, convém saber exatamente por onde ele se escapa.

O tempo ao ralenti e as viagens de espera e regresso

Os veículos de transporte não urgente de doentes passam uma parte desproporcionada do dia ao ralenti: à porta dos centros de diálise, à espera do fim das consultas, em filas de recolha em unidades com mau acesso. O ralenti queima combustível sem acrescentar uma milha, e é muitas vezes invisível numa simples análise do custo por milha, porque nunca aparece como «milhas percorridas».

A ineficiência dos percursos

Os percursos com várias paragens e vários doentes são por natureza mais difíceis de otimizar do que o transporte de mercadorias de ponto a ponto. Sem software de atribuição pensado para o transporte de doentes (que tenha em conta as limitações dos veículos adaptados a cadeiras de rodas, as janelas das consultas e os regressos a pedido), os condutores acabam por voltar atrás, fazer trajetos quase vazios e queimar combustível em quilometragem evitável.

A composição da frota e a manutenção

As carrinhas mais antigas e os veículos adaptados a cadeiras de rodas consomem muitas vezes mais do que deviam, sobretudo se os calendários de manutenção derrapam. Um motor mal afinado, pneus com pouca pressão ou um filtro de ar esquecido podem degradar em silêncio o consumo de toda uma frota sem acender qualquer sinal de alarme evidente.

Alavancas práticas ao alcance dos operadores

Otimizar percursos e atribuição

É normalmente a alavanca mais importante. Um software de percursos específico para o transporte de doentes, que agrupe os transportes por zona e hora de consulta, reduza as milhas em vazio e tenha em conta os tempos de espera reais nas unidades, pode cortar de forma relevante o combustível desperdiçado. Mesmo sem software novo, vale a pena rever à mão, todos os meses, os percursos com maior quilometragem à procura de ineficiências que se repetem.

Programas sobre o comportamento ao volante

Travagens bruscas, ralenti excessivo, acelerações agressivas e ar condicionado desnecessário com o motor ligado vão somando. Fichas simples de avaliação dos condutores, a par de um incentivo modesto, costumam mudar os comportamentos mais depressa do que circulares. Os dados de telemática, mesmo relatórios básicos por GPS, dão-lhe a visibilidade necessária para acompanhar condutores concretos em vez de enviar lembretes gerais.

Manutenção preventiva

A eficiência no combustível é tanto uma questão de manutenção como de condução. Verificações da pressão dos pneus, mudanças de óleo regulares, substituição do filtro de ar e atenção rápida às luzes de avaria do motor devem ser tratadas como medidas de controlo do custo do combustível, e não só de disponibilidade. Para as frotas com veículos adaptados mais antigos, esta disciplina conta ainda mais, porque as perdas de eficiência se acumulam mais depressa em mecânicas envelhecidas.

Disciplina nos cartões de combustível e nas compras

Os cartões de combustível de frota que limitam as compras a determinados postos, registam o gasto por condutor e por veículo e assinalam anomalias ajudam a fechar a diferença entre o que orçamenta e o que realmente paga. Também tornam a reconciliação de fim de mês muito mais rápida, o que conta quando já anda a fazer malabarismos com os ciclos de faturação de intermediários e pagadores.

Rever contratos e tarifas pagas

Como as tarifas pagas no transporte não urgente de doentes mexem devagar, vale a pena documentar periodicamente a evolução real do seu custo por transporte, combustível incluído, e usar esses dados quando chegarem as revisões de tarifas ou as renovações de contrato. Os intermediários e as organizações de cuidados geridos são mais recetivos a conversas sobre tarifas apoiadas num acompanhamento de custos claro e consistente do que a queixas genéricas sobre o aumento dos custos.

Certeza orçamental num mercado incerto

Grande parte do contexto atual do combustível depende de fatores muito para lá do controlo de qualquer operador isolado: oscilações cambiais, risco geopolítico, um cabaz energético mundial em mudança. É por isso que, para muitas frotas de transporte de doentes, o maior ganho estrutural não é encontrar o posto mais barato, mas retirar completamente do orçamento os palpites sobre o preço do combustível. É essa lacuna que um serviço de teto de preço do combustível como a FuelAnchor foi pensado para fechar: em vez de absorver cada subida do mercado, fixa um preço máximo para o gasto em combustível da sua frota, para que um trimestre agitado não abra um buraco num contrato Medicaid negociado há um ano. Não substitui as boas práticas operacionais. Protege o orçamento sobre o qual essas práticas são construídas.

Construir um plano de combustível para o resto do ano

Juntando tudo, um plano exequível para os operadores de transporte não urgente de doentes é mais ou menos este:

1. Medir antes de gerir. Obtenha uma base limpa do custo por transporte, incluindo o tempo ao ralenti, para saber o que está realmente a tentar mexer.
2. Corrigir primeiro os percursos. São normalmente o maior fator controlável de combustível desperdiçado num modelo com várias paragens marcado por consultas.
3. Institucionalizar a manutenção. Trate a eficiência no combustível como um indicador-chave da manutenção, não como um pormenor.
4. Acompanhar os condutores com dados. Use a telemática a que já tem acesso antes de investir em algo novo.
5. Apertar os controlos de compra. Cartões de combustível e regras de compra claras tapam fugas fáceis de não ver transporte a transporte.
6. Levar os dados de custos às negociações de tarifas. Com tarifas que mexem devagar, a evolução documentada dos seus custos é a sua melhor ferramenta de negociação.
7. Ponderar garantir certeza de preço. Num mercado tão instável, proteger o orçamento da volatilidade pode contar tanto como reduzir o consumo.

Nada disto elimina o combustível como centro de custo. Não pode, dada a forma como funciona o transporte não urgente de doentes. Mas tratar a gestão do combustível como uma disciplina operacional contínua, e não como uma surpresa mensal, é o que separa as frotas que absorvem a volatilidade das que são absorvidas por ela.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os custos estão expressos por galão e por milha. O método vale da mesma forma para uma empresa de transporte de doentes em Portugal.