Frotas de climatização e preços voláteis do combustível: plano de ação para empresas

Qualquer empresa de aquecimento, ventilação e ar condicionado (AVAC) que tenha uma frota de assistência técnica conhece a sensação: orçamenta um contrato de manutenção na primavera, fixa as tarifas de mão de obra e o custo dos equipamentos, e depois o preço do gasóleo ou da gasolina mexe-se antes de sequer começar a correria do verão. O combustível é um dos poucos custos do seu negócio que não controla e que não consegue repercutir facilmente a meio de um contrato. Por isso vale a pena perceber o que realmente provoca estas oscilações e montar uma operação de frota capaz de as absorver.

Porque é que as frotas AVAC sentem a volatilidade do combustível mais do que a maioria

Um canalizador ou um eletricista pode fazer dois ou três trabalhos por dia a partir de uma única zona de serviço. Uma equipa AVAC na época alta faz muitas vezes oito, nove, dez paragens, saltando entre avarias de ar condicionado em casas particulares e chamadas para unidades instaladas no telhado de clientes comerciais, e por vezes atravessando a cidade de volta quando entra uma urgência. Os quilómetros acumulam-se depressa, e raramente são quilómetros eficientes.

Junte-lhe a sazonalidade. Os seus meses de mais condução, o pico da época do ar condicionado no verão e o pior das urgências de aquecimento no inverno, tendem a coincidir com períodos em que a procura e os preços do combustível já estão sob pressão por outros lados. Conduz mais precisamente quando o custo por milha é mais difícil de prever.

A maioria dos contratos de assistência e manutenção é orçamentada com meses de antecedência. Assim que o cliente assina, fica preso a essa tarifa, aconteça o que acontecer na bomba. Os fornecedores de materiais podem ajustar preços. A mão de obra renegocia-se na renovação dos contratos. O combustível, pelo contrário, continua a ser um custo desprotegido até ao ciclo de propostas seguinte.

O contexto geopolítico que mexe com os preços

Nada disto acontece no vazio. Os preços do petróleo reagem há semanas às tensões em torno do Estreito de Ormuz, uma das rotas mais importantes do mundo para o crude transportado por mar. As conversações destinadas a aliviar a pressão em torno do estreito mantêm os operadores em suspenso, com o petróleo bastante estável numa faixa estreita enquanto os mercados esperam para ver se uma solução se concretiza de facto. Os Emirados Árabes Unidos conseguiram manter as exportações através do estreito em níveis anteriores à crise, o que acalmou alguns receios, mas a incerteza por si só chega para manter os preços nervosos.

A Europa entra no inverno com as reservas de gás no nível mais baixo em mais de uma década, e isso aperta o mercado do gás natural e do GNL muito para lá das fronteiras europeias. Uma escassez deste tipo tende a arrastar consigo os preços mundiais da energia, mesmo em mercados que parecem geograficamente distantes de uma época de aquecimento europeia.

Entretanto, as refinarias estão a repensar de onde vem o seu crude. A maior refinadora da China está a apoiar-se mais em crude russo com desconto vindo do Extremo Oriente para garantir o abastecimento, sinal de que os compradores mundiais se estão a reposicionar ativamente em vez de partirem do princípio de que tudo continua igual. Produtores como a Occidental divulgaram recentemente lucros trimestrais mais sólidos, o que mostra que as margens têm sido favoráveis do lado da produção enquanto os compradores a jusante, incluindo os operadores de frotas, lidam com os efeitos em cadeia.

Nada disto significa que os preços na bomba se movam ao ritmo de cada título de jornal. Mas o padrão é claro: os mercados petrolíferos estão a descontar ao mesmo tempo o risco geopolítico, a incerteza nas rotas de abastecimento e as mudanças nos fluxos comerciais. É essa combinação que produz o tipo de volatilidade que aparece no orçamento de combustível de uma empresa três ou quatro semanas depois.

O custo real da volatilidade do combustível para uma empresa AVAC

O custo evidente é o próprio combustível. O menos evidente é o que a volatilidade faz ao seu planeamento. Quando não consegue prever quanto custará um galão no próximo trimestre, ou inflaciona bastante as propostas e arrisca perder trabalhos para a concorrência, ou orçamenta à justa e absorve a diferença se os preços subirem.

As carrinhas de assistência preparadas para levar escadas, garrafas de refrigerante e ferramentas para condutas não são eficientes por natureza. São pesadas, ficam muitas vezes ao ralenti enquanto os técnicos fazem diagnósticos ou esperam pelos clientes, e raramente estão otimizadas para os percursos de pára-arranca pela cidade que o software de despacho muitas vezes gera sem ter em conta o tempo de condução. Uma frota de dez carrinhas em rotas ineficientes durante uma época inteira pode queimar uma parte apreciável da margem antes de uma única fatura ser ajustada em conformidade.

Há também uma dimensão de tesouraria. O combustível costuma pagar-se à medida, com cartão ou na bomba em tempo real. Se os preços dispararem de repente precisamente quando já está a financiar recebimentos de clientes comerciais a 30 ou 60 dias, a pressão sobre o fundo de maneio pode ser mais forte do que o simples aumento do custo faria supor.

Um plano prático para a frota

Apertar as rotas antes de mexer nos preços

Antes de ajustar tarifas ou contratos, olhe com atenção para a lógica de despacho. O planeamento por zonas, em que os técnicos são atribuídos a uma área geográfica durante o dia em vez de saltarem entre zonas de serviço, corta mais quilómetros desperdiçados do que quase tudo o resto que possa fazer. Se o seu software de despacho permite otimizar rotas, ative essa função e use mesmo os resultados em vez de os pôr de lado por hábito. Agrupar as visitas de manutenção preventiva por bairro nas semanas mais calmas, em vez de as espalhar pelo calendário, também ajuda a suavizar a quilometragem ao longo do mês.

Repensar os próprios veículos

O ralenti é um custo silencioso. Os técnicos que deixam o motor a trabalhar para alimentar ferramentas ou pelo conforto da cabina enquanto estão estacionados numa obra acabam por pesar muito numa frota inteira e numa época inteira. Grupos auxiliares de energia ou simples regras de redução do ralenti podem cortar esse custo sem mexer na produtividade. Quando chegar a altura de substituir carrinhas envelhecidas, dê à eficiência mais peso na decisão de compra do que as empresas costumam dar, porque o custo do combustível de uma carrinha ao longo da sua vida útil rivaliza muitas vezes com o preço de compra. Os sistemas de telemática que assinalam acelerações bruscas, ralenti excessivo e rotas ineficientes dão-lhe dados em vez de palpites na hora de decidir onde concentrar o esforço.

Incluir os pressupostos de combustível nas propostas

Muitas empresas AVAC ainda orçamentam os contratos de manutenção como há anos, com o combustível metido como uma estimativa grosseira que nunca é revista. Em vez disso, separe os pressupostos de custo do combustível numa linha própria do seu modelo de preços, reveja-os a cada trimestre em vez de a cada ano e preveja uma margem de segurança moderada para os contratos com mais de alguns meses. Isto não significa inflacionar agressivamente cada proposta. Significa garantir que um mau trimestre nos preços do combustível não apaga em silêncio a margem que julgava ter assegurado.

Antecipar-se ao ciclo de renovações

Se renova os contratos de manutenção comerciais de forma escalonada, aproveite as conversas de renovação para introduzir uma cláusula de ajuste do custo do combustível ligada a uma referência clara e transparente. A maioria dos clientes comerciais percebe que o combustível não é algo que a empresa controle, e um mecanismo de ajuste moderado e bem explicado negoceia-se mais facilmente na renovação do que um aumento inesperado a meio do contrato.

Fixar o que se pode fixar

A eficiência das rotas e preços mais bem calculados ajudam, mas não eliminam a exposição de fundo às oscilações de preço. É aí que um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo pode fazer a diferença. A FuelAnchor fixa um preço máximo garantido por galão para a sua frota, de modo que, se os preços na bomba subirem durante um período agitado, seja por causa das conversações sobre Ormuz ou de um mercado do gás que aperta no inverno, o seu custo por galão não passa desse teto. Não se trata de tentar acertar no momento do mercado. Trata-se de conhecer antecipadamente a sua linha de combustível, para que uma proposta feita em março não seja minada em silêncio por uma subida em julho.

Ler os sinais sem reagir em excesso

É tentador ver os preços na bomba todos os dias e ajustar os planos a cada título. Isso é mais distração do que estratégia. O hábito mais útil é acompanhar o punhado de sinais estruturais que mexem com os preços ao longo de semanas e meses em vez de horas: os avanços ou recuos nas conversações ligadas a Ormuz, o estado das reservas de gás europeias perante o pico da procura de inverno e as mudanças na origem do crude das grandes refinarias. São essas forças que definem a faixa em que os preços se movem. O ruído diário sobre ações de semicondutores ou o nervosismo das bolsas raramente diz muito sobre para onde vai o gasóleo no mês seguinte.

Ponha a sua despesa com combustível dos últimos doze meses ao lado dos seus dados de rotas e veja que parte da variação veio do mercado e que parte veio da frota. Esse exercício, por si só, costuma revelar mais sobre onde concentrar o esforço do que mais uma época a adivinhar.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os custos estão expressos por galão e por milha. O método vale da mesma forma para uma empresa de AVAC em Portugal.