Domar o custo de combustível da frota de climatização: guia para empresas

O combustível é uma das poucas rubricas da demonstração de resultados de uma empresa de AVAC que oscila fortemente de mês para mês sem grande aviso. Os custos de mão de obra são previsíveis. O preço das peças mexe-se devagar. O combustível pode saltar por causa de uma avaria numa refinaria do outro lado do país, de um movimento cambial ou de uma decisão tomada na sala de reuniões de um banco central que nada tem a ver com a sua zona de serviço. Para uma frota de uma dúzia de carrinhas que anda entre instalações e chamadas urgentes, essa volatilidade come as margens de formas difíceis de planear.

Os sinais de mercado desta semana são um bom exemplo de como os motores do preço do combustível estão desligados de tudo o que acontece no seu quadro de despacho. A Reserva Federal manteve as taxas, o ouro subiu com a notícia e o dólar ficou sob pressão por causa da distância crescente entre as orientações da Fed e as de outros bancos centrais. Os preços do petróleo até recuaram ligeiramente depois de uma forte subida, naquilo a que os operadores chamam uma correção técnica e não uma mudança nos fundamentais. Entretanto, chegam da Europa notícias de reservas de gás apertadas e de preocupações com o abastecimento de gasóleo à entrada do inverno, um lembrete de que os mercados de energia são mundiais e interligados, mesmo quando o seu negócio é inteiramente local.

Nada disso está ao alcance de uma empresa de AVAC. O que pode controlar é o grau de exposição do seu negócio às oscilações quando elas acontecem e a forma como orçamenta os inevitáveis períodos em que o gasóleo ou a gasolina custam mais do que o previsto.

Porque é que as frotas de AVAC sentem o custo do combustível mais do que a maioria

As frotas de assistência deste ofício têm um perfil de consumo particular que as torna mais sensíveis do que, por exemplo, uma empresa de entregas com rotas fixas. O trabalho de AVAC é reativo por natureza. Uma avaria do ar condicionado em julho ou uma caldeira avariada em janeiro não esperam por um plano de rota conveniente. Os técnicos atravessam a zona de serviço, às vezes voltam atrás para ir buscar peças, às vezes ficam uma hora ao ralenti à porta de uma casa enquanto se diagnostica um equipamento. Tudo isso queima combustível de formas que não aparecem com clareza num relatório de quilometragem.

A sazonalidade agrava o problema. A procura de assistência de AVAC dispara com o tempo extremo, precisamente quando os preços do combustível também tendem a estar mais voláteis. Uma vaga de frio que faz disparar as chamadas urgentes pode coincidir com um aperto no abastecimento que faz subir o gasóleo na região. As suas semanas de mais trabalho e mais rentáveis podem ser também as mais caras para manter as carrinhas na estrada.

A isto junta-se o facto de a maioria das frotas de AVAC misturar veículos de idades e tipos diferentes, de camiões de caixa mais antigos a carrinhas mais novas, cada um com o seu consumo. Sem um acompanhamento detalhado, é fácil perder de vista que veículos custam de facto mais a manter a andar, e é fácil deixar a despesa com combustível tornar-se um número que se aceita em vez de se gerir.

Os custos escondidos para lá do preço na bomba

As empresas tendem a pensar no combustível em termos de preço na bomba, mas o custo real do combustível de uma frota aparece de algumas formas mais discretas.

O ralenti é a maior. Técnicos que mantêm o ar condicionado ou o aquecimento da cabina ligados enquanto esperam por um cliente, ou que deixam o motor a trabalhar para alimentar ferramentas numa obra, acabam por pesar numa frota de dez ou vinte veículos. O ralenti não faz avançar nenhuma intervenção, mas queima combustível a sério todos os dias.

As rotas ineficientes são outra. O software de despacho melhorou muito, mas muitas empresas continuam a atribuir os trabalhos a quem está livre em vez de a quem está mais perto. Um técnico que atravessa a cidade duas vezes por dia por causa de buracos na agenda custa mais em combustível do que a maioria dos donos imagina, e isso raramente é assinalado a não ser que alguém esteja especificamente a acompanhar a quilometragem face ao número de trabalhos.

Depois há o problema dos picos sazonais referido acima. Se a sua despesa com combustível triplicar durante uma vaga de calor ou de frio porque as chamadas disparam, não é um custo que possa eliminar. Mas é um custo que pode antecipar e em torno do qual pode planear a tesouraria, em vez de ser apanhado de surpresa todos os anos.

Por fim, a manutenção dos veículos está diretamente ligada ao consumo de formas que passam despercebidas. Pneus com pressão a menos, filtros de ar sujos e mudanças de óleo adiadas reduzem todos as milhas por galão. Uma frota que trata a manutenção como uma despesa de «quando avariar» em vez de preventiva está a pagar em silêncio mais combustível sem perceber que se trata, afinal, de um problema de manutenção.

Construir um plano de ação para o combustível

Antecipar-se ao custo do combustível não exige refazer a gestão da frota. Exige um punhado de hábitos aplicados com constância.

Medir o combustível por trabalho, não só por veículo

A maioria das empresas acompanha a despesa total com combustível ou o combustível por veículo e por mês. Nenhuma das duas diz grande coisa sobre a eficiência. Medir o custo do combustível por trabalho concluído, ou por chamada de assistência, dá-lhe um número sobre o qual pode realmente agir. Se uma rota ou um técnico tiver de forma consistente custos de combustível mais altos face ao volume de trabalho, vale a pena investigar antes que isso se torne um padrão em toda a frota.

Apertar o despacho em torno da geografia

Mesmo um agrupamento básico das chamadas por código postal ou por zona de serviço, em vez de seguir estritamente a ordem de chegada, pode cortar quilometragem desnecessária. Isto conta mais na época das tempestades ou com calor extremo, quando as chamadas disparam e a tentação é mandar quem está livre em vez de quem está mais perto.

Definir uma regra para o ralenti e fazê-la cumprir de facto

Uma regra simples, como desligar o motor depois de um determinado número de minutos parado, a não ser que esteja a alimentar ferramentas que o exijam, pode reduzir de forma significativa o consumo de uma frota. É preciso a adesão dos técnicos, porque os velhos hábitos, como manter a cabina confortável enquanto se espera pelo cliente, custam a perder sem uma regra clara e algum reforço.

Manter a manutenção num calendário fixo, e não reativo

Ligue a manutenção preventiva, as verificações dos pneus e as mudanças de filtros a um calendário, e não aos sintomas. Uma carrinha um pouco preguiçosa ou a gastar ligeiramente mais raramente provoca por si só uma ida à oficina. Incluir verificações de consumo nos intervalos de manutenção habituais apanha estes problemas antes de se generalizarem na frota.

Separar no orçamento a despesa sazonal da despesa de base

Em vez de orçamentar um valor mensal de combustível uniforme, preveja uma reserva sazonal para as semanas que sabe que vão ter mais trabalho e mais consumo. Não vai impedir os preços de mexer, mas evita que a surpresa se some ao stress de uma semana cheia de chamadas.

Planear em torno do que não se consegue prever

O contexto macroeconómico atual sublinha o pouco controlo que uma única empresa tem sobre a direção dos preços do combustível. As decisões dos bancos centrais, os movimentos cambiais e a dinâmica da oferta mundial em regiões como a Europa refletem-se todos nos preços na bomba de formas que nada têm a ver com a procura de AVAC ou com o tempo local. As cadeias de abastecimento de terras raras e os projetos mineiros que têm feito notícia ultimamente lembram que os mercados de energia e de materiais estão a ser remodelados ao nível da política nacional, muito acima da escala do orçamento de combustível de uma frota.

Para as empresas que querem certeza orçamental sem tentar prever para onde vão os mercados do petróleo, um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo pode tirar essa variável por completo de cima da mesa. A FuelAnchor fixa um preço máximo por galão para o fornecimento de combustível da sua frota, de modo que uma subida ligada a uma vaga de frio, a um problema numa refinaria ou a uma mudança de política de um banco central não rebenta com os seus números trimestrais. Continua a comprar combustível como sempre. Simplesmente conhece o teto antecipadamente, o que torna a orçamentação dos trabalhos e o planeamento dos salários muito menos um jogo de adivinhas.

Por onde começar

Escolha uma coisa desta lista e meça-a durante trinta dias. Acompanhe o combustível por trabalho durante um mês, ou ponha em prática uma regra para o ralenti e veja o que muda. Num negócio com frota, as mudanças pequenas e medidas somam depressa, e colocam-no em posição de negociar o custo do combustível a partir de dados reais e não de palpites. É essa a base sobre a qual fixar depois a certeza de preço.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os custos estão expressos por galão e por milha. O método vale da mesma forma para uma empresa de AVAC em Portugal.