Despesa de combustível sem surpresas: planeamento para donos de pequenas empresas

Qualquer dono de uma pequena empresa que tenha camiões, carrinhas ou uma frota de qualquer dimensão conhece a sensação. Faz um orçamento em janeiro, fica satisfeito com ele e depois um barril de crude mexe-se do outro lado do mundo e a sua rubrica de combustível deixa de fazer sentido. Os mercados do petróleo não querem saber do seu plano trimestral. O seu negócio tem de continuar a funcionar na mesma.

Não se trata de se tornar analista petrolífero amador. Trata-se de construir um plano de despesa de combustível que aguente quer os preços derivem, disparem ou acalmem, para que as suas decisões de negócio deixem de ser reféns de um mercado que não controla.

Porque é que o custo do combustível não para quieto

Os preços do crude respondem a um emaranhado de forças que nada têm a ver com o seu calendário de entregas. Neste momento, as empresas de perfuração nos Estados Unidos estão a agir com mais cautela, mesmo com o West Texas Intermediate a manter-se a meio da faixa dos oitenta dólares, e o número de sondas ativas subiu ligeiramente segundo os dados mais recentes da Baker Hughes. Esse tipo de cautela entre os produtores sinaliza muitas vezes incerteza sobre quanto tempo vão durar os níveis de preço atuais, o que conta porque determina quanto petróleo vai ser extraído nos próximos meses.

Entretanto, as rotas de abastecimento continuam a sofrer perturbações que se notam na bomba semanas depois. Ataques com drones voltaram a atingir a capacidade de refinação russa, com forças ucranianas a visar uma grande instalação da Lukoil em Volgogrado. A Ucrânia também começou a atacar navios ligados ao Irão no mar Cáspio, um lembrete de que os conflitos regionais tocam cada vez mais as infraestruturas que movimentam o combustível pelo mundo. Junte-se a isto as perturbações contínuas perto do Estreito de Ormuz e do Mar Vermelho, e o resultado é um mercado do Brent que pode cair a pique de uma semana para a outra sem deixar de se manter firme perto dos máximos recentes, sustentado por uma coligação marítima liderada pela Arábia Saudita que tenta manter as rotas de navegação seguras.

Nada disto é previsível na agenda do dono de uma pequena empresa. Um ataque a uma refinaria numa parte do mundo pode fazer subir o seu custo de entrega antes mesmo de ouvir a notícia. Esse desfasamento entre o acontecimento mundial e a fatura local é precisamente o que torna o orçamento de combustível tão difícil de acertar com os hábitos de sempre.

O custo real de andar às cegas

A maioria das pequenas empresas trata o combustível da mesma forma: olha para o preço na bomba, prepara-se para o que ele fizer e ajusta-se depois. O problema é que orçamentar a reboque dos acontecimentos custa sempre alguma coisa, mesmo quando os preços acabam por descer.

Quando o combustível dispara, ou absorve o golpe na margem ou passa-o aos clientes, e nenhuma das duas coisas acontece de imediato. Os contratos fixam muitas vezes os seus preços durante meses, pelo que uma subida repentina do combustível pode ir corroendo em silêncio o lucro de trabalhos já orçamentados. Quando o combustível desce, raramente recupera a vantagem na mesma proporção, porque psicologicamente parece mais seguro deixar os preços onde estão «pelo sim, pelo não».

Há também o custo do planeamento. Os donos que não conhecem a sua exposição ao combustível têm dificuldade em responder a perguntas básicas: podemos ficar com esta nova rota? Concorremos àquele contrato? Está na altura de juntar mais um camião? Cada uma destas decisões fica mais difícil quando o combustível é uma incógnita em vez de um dado fixo.

Construir um plano de despesa de combustível que funcione mesmo

Começar pela sua verdadeira pegada de combustível

Antes de planear em torno do custo do combustível, precisa de uma imagem clara do seu consumo real. Tire doze meses de talões de combustível ou extratos do cartão e divida-os por veículo, rota e época. A maioria dos donos fica surpreendida com o quão irregular o consumo é de facto. Uma empresa de jardinagem pode gastar muito mais combustível na primavera e no início do verão do que em janeiro. Um serviço de entregas pode ter picos em torno das festas que nada têm a ver com os quilómetros e tudo a ver com o tempo ao ralenti no trânsito.

Depois de conhecer a sua base, calcule um custo médio móvel por milha ou por trabalho. Esse número passa a ser a sua referência para tudo o resto. Sem ele, está apenas a reagir ao que a bomba marcar hoje.

Separar o combustível dos outros custos de exploração

Muitos orçamentos de pequenas empresas juntam o combustível às despesas gerais dos veículos ou à rubrica «operações», o que torna quase impossível ver quanto a volatilidade do combustível está de facto a afetar o resultado. Ponha o combustível numa rubrica própria, acompanhada todos os meses, e compare-a com a faturação do mesmo período. Se o combustível estiver a levar uma fatia crescente da faturação enquanto o volume se mantém igual, é um sinal para agir, não apenas para registar.

Construir um intervalo, não um número único

O orçamento tradicional quer um número: «o combustível vai custar-nos X este trimestre». Essa abordagem condena-o a errar. Em vez disso, construa três cenários: um de base com os preços médios recentes, um de pressão com um preço claramente mais alto e um de alívio com um preço mais baixo. Calcule as margens em cada cenário para os seus maiores contratos ou os meses de mais trabalho. Este exercício costuma revelar que trabalhos são frágeis e quais conseguem absorver uma subida do combustível sem problemas. Também lhe dá argumentos para falar com os clientes quando negoceia contratos mais longos, porque pode apontar para um intervalo em vez de adivinhar um número fixo.

Acertar as grandes compras e as renovações de contratos com a sua exposição ao combustível

Se está prestes a assinar um contrato de entregas de doze meses ou a juntar um veículo novo à frota, veja onde estão os preços do combustível face ao seu intervalo recente antes de fechar as condições. Isto não significa tentar acertar no momento perfeito do mercado. Significa evitar a armadilha de se comprometer com margens estreitas numa altura em que o combustível já está alto, para depois ficar ainda mais apertado se os preços subirem mais.

Acompanhar os sinais macroeconómicos, não só a bomba

Não precisa de seguir os mercados do petróleo todos os dias, mas uma olhadela mensal a alguns sinais ajuda. O número de sondas diz-lhe alguma coisa sobre a oferta dos próximos meses. As perturbações nas refinarias, como os ataques recentes a instalações russas, falam-lhe do aperto da oferta a curto prazo. As condições financeiras gerais também contam. As yields das obrigações do Tesouro têm subido com notícias de uma possível intervenção cambial envolvendo o iene, e movimentos desses propagam-se aos preços mundiais da energia de formas fáceis de não notar se só olhar para o preço no posto do bairro. Não precisa de interpretar cada título. Só precisa de contexto suficiente para saber se o custo atual do combustível é provavelmente passageiro ou o início de uma tendência mais longa.

Onde encaixa o fornecimento a preço fixo

Para os donos que querem certeza sem fazer de analistas todas as semanas, um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo oferece uma opção simples. A FuelAnchor funciona fixando um preço máximo por galão para a sua empresa: se os preços na bomba subirem, o seu custo tem um teto, e pode planear contratos, propostas e contratações sem recear que uma subida do crude lhe rebente com as margens a meio do trimestre. Não se trata de apostar para onde vão os preços do petróleo. Trata-se de conhecer o seu teto com antecedência para que o orçamento deixe de ser um palpite.

Alguns hábitos que vale a pena ganhar já

Reveja o seu plano de combustível a cada trimestre, não a cada ano. Os mercados mexem-se mais depressa do que a maioria dos ciclos orçamentais anuais consegue acompanhar, e um plano feito em janeiro pode estar desatualizado no verão.

Mantenha um registo simples dos principais acontecimentos ligados ao combustível e de como afetaram os seus custos umas semanas depois. Ao fim de um ano, torna-se um útil histórico interno de como o seu negócio responde de facto às perturbações mundiais, o que vale mais do que qualquer previsão geral.

Fale com os seus clientes sobre sobretaxas de combustível antes de precisar delas, não no meio de uma crise. As empresas que incluem antecipadamente cláusulas de combustível flexíveis nos contratos têm muito mais margem de manobra do que as que correm a renegociar em plena subida.

Por fim, resista à tentação de tratar o planeamento do combustível como um projeto pontual. É uma parte contínua da gestão de um negócio que depende da estrada, tal como os salários ou a renda merecem atenção regular e não uma única olhadela por ano.

Tire esta semana a sua despesa com combustível dos últimos doze meses, divida-a por veículo e por mês e veja como é o seu verdadeiro intervalo antes de construir o orçamento do próximo trimestre com base num palpite.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os preços estão expressos por galão. O método vale da mesma forma para uma pequena empresa em Portugal.