Controlo dos custos de combustível em grandes frotas: manual prático

Controlar o custo do combustível era antes uma rubrica que se revia trimestralmente. Para um diretor de frota que gere centenas ou milhares de veículos passou a ser um ponto permanente da ordem de trabalhos, revisto todas as semanas e por vezes todos os dias, porque o mercado de fundo continua a dar motivos de preocupação. O responsável de um dos maiores comercializadores independentes de petróleo do mundo descreveu recentemente os mercados de combustível como apertados e inflexíveis, mesmo com mais oferta a sair do golfo Pérsico. Essa expressão, apertado e inflexível, descreve bem o ambiente em que as grandes frotas operam hoje. A oferta pode deslocar-se, mas a capacidade do sistema de absorver choques sem picos de preço estreitou-se.

Este artigo é um manual, não uma previsão. Ninguém lhe pode dizer onde estará o petróleo no próximo trimestre, e qualquer responsável de frota que construa um orçamento sobre uma previsão de preço dada como certa está a assumir um risco que talvez não tenha escolhido. O que se segue é uma abordagem estruturada para gerir essa incerteza em grande escala.

Porque o mercado é mais difícil de ler do que parece

Alguns fios a acompanhar, nenhum dos quais aponta para um mercado de combustível estável e aborrecido a curto prazo.

Os movimentos cambiais e de taxas estão a passar para o preço do petróleo de forma mais direta do que é habitual. Os rendimentos do Tesouro subiram enquanto os mercados incorporam a probabilidade de um movimento de taxas, e o dólar perdeu terreno face às outras moedas principais, incluindo um iene mais firme. Como o petróleo é cotado em dólares em todo o mundo, um dólar mais fraco tende a sustentar preços mais altos mesmo sem qualquer alteração na oferta e na procura físicas. É uma camada extra de ruído por cima das notícias habituais de geopolítica e de produção, e significa que os custos do combustível podem mexer-se por razões sem qualquer ligação a frotas, refinarias ou oleodutos.

Ao mesmo tempo, os sinais do lado da procura são mistos. As importações chinesas de crude subiram pelo segundo mês consecutivo, com as refinarias do país a aumentarem também as exportações de produto refinado, o que indica que a procura na Ásia não caiu como alguns analistas esperavam. Essa robustez, combinada com um mercado que os próprios operadores classificam de inflexível, não produz preços calmos.

Há também posições contrárias. Alguns analistas, incluindo estrategas do Julius Baer, defendem que o prémio de risco incorporado nos preços atuais parece esticado e pode esvaziar-se. É um argumento legítimo e vai contra a narrativa catastrofista. Mas para um diretor de frota a conclusão honesta não é que os preços vão descer nem que vão subir. É que analistas credíveis e bem apetrechados discordam entre si, o que é por si só o argumento para construir uma estrutura de custos que não dependa de acertar.

Junte a isso o ambiente macroeconómico geral. Os investidores já se preparam para um outono mais agitado, com a Fed e os dados de inflação de volta ao centro, e outras análises assinalam um petróleo de novo perto dos três dígitos a par das preocupações com a inflação. Nada disto é uma previsão. É a descrição de um ambiente em que a volatilidade é o pressuposto de base e não a exceção.

O problema específico das grandes organizações

As frotas pequenas conseguem absorver um mau mês cortando outros custos ou repercutindo parte nos clientes com rapidez. As grandes não têm essa flexibilidade, por várias razões estruturais.

Primeiro, os contratos. As grandes frotas operam muitas vezes ao abrigo de acordos de serviço plurianuais com clientes, autarquias ou carregadores, cujos preços foram fechados muito antes de o mercado do petróleo deste trimestre se tornar interessante. Não se renegoceia um contrato logístico de três anos porque o gasóleo encareceu no mês passado. É nesse desencontro entre receita fixa e custo variável que os orçamentos se destroem em silêncio.

Segundo, a escala amplifica os erros pequenos. Um desvio de cinco por cento num orçamento de combustível pesa de forma diferente numa frota de vinte veículos e numa de dois mil. Em grande escala, um movimento modesto por litro acumula-se sobre milhões de litros por ano, e o impacto aparece depressa em resultados trimestrais, reuniões de administração e conversas sobre rácios com os financiadores.

Terceiro, as grandes organizações têm mais camadas de aprovação. As decisões regionais de compra exigem muitas vezes o aval de finanças, operações e por vezes do jurídico. Isso trava a capacidade de reagir a um mercado rápido. Quando uma mudança de política passa os comités, o ambiente de preços que a motivou pode já ter mudado outra vez.

Construir um verdadeiro quadro de controlo de custos

Separe a eficiência operacional da exposição ao preço

São dois problemas distintos que as grandes frotas por vezes misturam. Otimização de rotas, política de ralenti, programas de pressão de pneus, formação de condutores e telemática reduzem todos a quantidade de combustível queimado. Esse trabalho conta e deve continuar independentemente do que o petróleo faça. Mas não o protege do que paga por litro pelo combustível de que continua a precisar. Uma frota que já espremeu quase toda a eficiência da sua operação fica plenamente exposta ao movimento de preço, e é essa folga que este manual trata.

Conheça a sua exposição em números reais

A maioria das grandes frotas sabe dizer a despesa mensal em combustível. Menos sabem dizer como um movimento concreto por litro chegaria à margem bruta dos seus principais contratos. Construa esse modelo. Pegue no volume anual em litros, aplique-lhe um intervalo de cenários plausíveis por litro e traduza-o diretamente em impacto de margem nos seus maiores contratos de cliente a preço fechado. Só este exercício costuma reformular a conversa ao nível da administração, porque o combustível deixa de ser um comentário abstrato sobre o mercado do petróleo e passa a ser um intervalo de euros ligado a contratos concretos.

Diversifique a forma como compra

As grandes frotas apoiam-se muitas vezes num único fornecedor regional ou num punhado de redes de cartões. Essa concentração cria risco operacional para lá do preço, incluindo interrupções de abastecimento durante perturbações regionais. Diversificar as relações com fornecedores, mesmo de forma moderada, dá poder negocial às compras e alternativas quando a oferta local aperta.

Decida quanta volatilidade está disposto a suportar

É a decisão que mais vezes se salta, e não devia. Toda a grande frota está implicitamente a escolher quanto risco de preço mantém no próprio balanço em vez de o deslocar para outro lado. Não fazer nada também é uma escolha e, dado o quanto os próprios operadores descrevem o mercado como apertado e inflexível, mais vale fazê-la de propósito do que por omissão.

É aqui que um acordo de fornecimento a preço fixo ganha o seu lugar na caixa de ferramentas. A FuelAnchor fixa um preço máximo por litro para o volume coberto: se o mercado correr contra si, o seu custo fica limitado a esse teto, e se correr a seu favor não paga mais do que o preço de mercado. Para um diretor que tenta proteger a margem de contratos plurianuais orçamentados antes da volatilidade deste ano, essa previsibilidade transforma um alvo móvel num número com que a área financeira consegue efetivamente planear.

Integre uma revisão trimestral do custo do combustível na governação

Dada a velocidade a que o quadro macroeconómico mudou este ano, da fraqueza do dólar às expectativas de taxas e à procura asiática, uma revisão orçamental anual é demasiado lenta para uma operação grande. Traga a exposição ao custo do combustível para o mesmo ritmo trimestral das outras grandes categorias de custo. Inclua compras, finanças e operações nessa revisão, e garanta que cobre tanto indicadores de eficiência como exposição ao preço, e não apenas um dos dois.

O que observar nos próximos dois trimestres

Mantenha atenção a alguns sinais concretos em vez de tentar seguir todas as manchetes. Veja como evoluem os volumes chineses de exportação de produto refinado, já que uma robustez continuada aí tende a apertar o mercado mundial em que as grandes frotas compram. Veja a força do dólar face às principais moedas, já que uma descida continuada acrescenta pressão em alta sobre o petróleo independentemente da oferta física. E veja como se resolve a divergência dos analistas sobre o prémio de risco, porque um esvaziamento genuíno desse prémio seria um dos poucos desenvolvimentos a aliviar a pressão de custos sem exigir qualquer mudança operacional do seu lado.

Nenhum destes sinais lhe dirá exatamente o que fazer no próximo trimestre. Mas acompanhá-los com consistência, a par de uma visão interna clara da sua própria exposição de margem, coloca a sua frota em posição de agir de forma deliberada em vez de reativa.

O passo seguinte

Retire os últimos doze meses de dados de despesa em combustível e cruze-os com os seus três maiores contratos de cliente a preço fechado. Se uma subida modesta por litro corroesse margem significativa em algum deles, esse contrato é o seu ponto de partida para decidir quanta exposição ao preço a sua frota deve continuar a suportar sem proteção no próximo ano.

Este artigo traduz uma análise escrita para o mercado norte-americano. O método vale da mesma forma em Portugal; os mercados citados são internacionais e norte-americanos.