Compras de combustível para frotas: um guia para mercados voláteis

O combustível é normalmente a segunda maior rubrica do orçamento de uma frota, logo a seguir à mão de obra, e é quase sempre a menos previsível. Os responsáveis de operações que tratam a compra de combustível como uma tarefa de fundo, algo de que as finanças tratam ou que um programa de cartões automatiza, tendem a ser surpreendidos nos piores momentos. As últimas semanas lembraram a rapidez com que o chão pode fugir debaixo do orçamento de combustível de uma frota, e porque é que uma verdadeira estratégia de compras conta mais do que uma folha de cálculo com as médias do trimestre passado.

A volatilidade como novo normal

Os mercados petrolíferos nunca estiveram propriamente calmos, mas os últimos anos acrescentaram novas categorias de perturbação aos ciclos habituais de oferta e procura. Atritos geopolíticos nas rotas marítimas, destacamentos navais em águas disputadas e agora um regresso da pirataria ligado ao desvio do tráfego comercial aparecem todos no mesmo ciclo de notícias. Nenhum destes acontecimentos está desligado dos preços do combustível. Propagam-se aos custos dos seguros, aos tempos de trânsito e à logística da refinação antes de chegarem à bomba de uma frota.

As notícias da região do estreito de Ormuz descrevem centenas de navios mercantes empurrados para rotas mais longas à volta de África por causa de um bloqueio de facto, e grupos de piratas somalis a mexer-se depressa para explorar o tráfego resultante. Não é uma história que fique confinada aos operadores de petroleiros e às seguradoras marítimas. Rotas mais longas significam trânsitos mais longos, prémios de seguro mais altos para os transportadores e mais variáveis na cadeia que acaba por determinar o que uma frota paga na bomba. Em separado, os comandos navais deram a entender que os destacamentos militares no Médio Oriente vão provavelmente durar bem mais do que o previsto inicialmente, o que mostra que a tensão de fundo não se vai resolver num calendário conveniente.

Nada disto significa que a resposta certa seja o pânico. Significa que os responsáveis de operações têm de deixar de partir do princípio de que o custo do combustível vai voltar a uma base conhecida e começar a planear com a possibilidade de que a própria volatilidade seja agora a base.

Porque é que os pontos de estrangulamento marítimos contam na sua fatura de combustível

É fácil arquivar mentalmente as notícias navais e as manchetes sobre pirataria na pasta «não é problema meu». Os gestores de frota concentram-se na otimização das rotas, nas horas dos motoristas e nos calendários de manutenção, não nas tarifas de seguro dos petroleiros no golfo de Áden. Mas a cadeia de abastecimento de combustível é verdadeiramente global, e uma perturbação em qualquer ponto acaba por aparecer ou como custos grossistas mais altos ou como oscilações de preço mais amplas no retalho.

Quando o transporte marítimo comercial é desviado para trajetos mais longos, o tempo e o risco adicionais acabam por ser postos no preço em algum lado. As refinarias que dependem do crude que chega por essas rotas enfrentam custos de entrada menos previsíveis, e essa imprevisibilidade tende a ser passada ao longo da cadeia em vez de absorvida em silêncio. Um responsável de operações de frota não precisa de acompanhar diariamente as estatísticas da pirataria, mas ignorar o quadro geral significa ser apanhado desprevenido quando chega uma subida de custos sem uma explicação interna óbvia.

Os custos escondidos de comprar em reação

A maioria das frotas sem uma abordagem formal de compras compra em reação: abastecer onde é conveniente, usar um cartão de combustível para os relatórios e ajustar o orçamento depois, quando os preços mexem. Em períodos estáveis funciona bem. Em períodos voláteis sai caro, por algumas razões fáceis de subestimar.

Primeiro, comprar em reação significa que a frota absorve cada subida de preço em tempo real, sem qualquer almofada. Se o gasóleo subir de forma significativa num curto espaço de tempo, esse custo bate de imediato na margem operacional, muitas vezes antes de as finanças terem tempo de ajustar as tarifas cobradas aos clientes ou de rever a previsão do trimestre.

Segundo, a incerteza orçamental torna mais difícil apresentar propostas competitivas para novos contratos. Uma empresa de logística que não consegue dizer com confiança a um potencial cliente como vai ser a sua exposição ao custo do combustível daqui a seis meses é obrigada a inflacionar muito as propostas, o que prejudica a competitividade, ou a propor muito à justa e esperar que os preços se portem bem, o que prejudica a margem. Nenhuma das duas é uma boa posição.

Terceiro, as frotas que compram em reação tendem a tomar piores decisões operacionais sob pressão. Quando o custo do combustível dispara de forma inesperada, o instinto é muitas vezes cortar noutro lado: adiar a manutenção, alargar os intervalos de revisão ou reduzir as horas dos motoristas de maneiras que criam problemas mais à frente. Um choque no custo do combustível raramente fica confinado à linha do combustível depois de obrigar a cortes precipitados noutros sítios.

Construir uma estratégia de compras que aguente

Uma abordagem duradoura às compras de combustível tem alguns componentes essenciais, e nenhum exige prever para onde vão os mercados petrolíferos. Exigem construir estrutura suficiente para que a frota não fique totalmente exposta ao que acontecer.

Diversificar as relações de fornecimento

Depender de um único fornecedor de combustível ou de uma única rede de cartões concentra o risco sem necessidade. As frotas que mantêm relações com vários fornecedores, incluindo distribuidores regionais que podem oferecer melhores condições em zonas abrangidas específicas, têm mais flexibilidade quando uma relação se torna menos favorável. Não se trata de andar sempre à procura do preço mais baixo do dia. Trata-se de ter opções disponíveis antes de precisar delas com urgência.

Separar o orçamento das compras do dia a dia

Uma das mudanças de mentalidade mais úteis para um responsável de operações é separar a pergunta «quanto devemos orçamentar para combustível» da pergunta «onde compramos combustível hoje». Em muitas frotas são tratadas como a mesma decisão, e isso é um erro. O orçamento deve ser construído à volta de um teto defensável que proteja a empresa dos piores cenários, enquanto as compras do dia a dia podem continuar a responder às diferenças de preço locais e à logística das rotas. Quando as duas funções estão bem separadas, as finanças podem planear com mais confiança e as operações mantêm a flexibilidade no terreno.

Conhecer a fundo os seus padrões de consumo

Parece básico, mas um número surpreendente de frotas não tem dados precisos e atualizados sobre o consumo de combustível por rota, classe de viatura e estação. Sem esses dados, qualquer estratégia de compras é um palpite. Antes de fechar acordos de fornecimento ou definir hipóteses de orçamento, ponha os números de consumo em dia e com detalhe suficiente para modelar de forma realista diferentes cenários de preço. Isso também traz à luz ineficiências que vale a pena corrigir aconteça o que acontecer aos mercados petrolíferos: viaturas envelhecidas que gastam mais do que deviam, rotas que podiam ser agrupadas, tempo ao ralenti que se soma por toda a frota.

Onde entram os tetos de preço

Depois de os dados de consumo estarem sólidos e as relações com fornecedores diversificadas, resta a questão de como proteger o orçamento do tipo de volatilidade descrito acima sem prender a frota a um preço rígido e igual para tudo. É aqui que um acordo de fornecimento a preço fixo com um preço máximo garantido por galão ganha o seu lugar na caixa de ferramentas. O modelo da FuelAnchor permite a uma frota fixar um teto para o que vai pagar por galão, pelo que, se os mercados petrolíferos dispararem por causa de uma perturbação no transporte marítimo, de um desvio provocado pela pirataria ou de um regresso da tensão no Médio Oriente, a exposição da frota para nesse teto em vez de subir com o mercado. Não é uma aposta sobre o sentido dos preços. É uma forma simples de conhecer o pior cenário com antecedência, que é exatamente o tipo de certeza que torna o orçamento, as propostas e o planeamento muito menos stressantes.

Um próximo passo prático

Reúna os dados de consumo de combustível da sua frota dos últimos doze meses e compare-os com as oscilações de preço do mesmo período. Se essas oscilações teriam posto o seu orçamento sob pressão séria ou obrigado a cortes precipitados noutro lado, esse é o seu sinal. Comece a conversa sobre um teto de preço antes que a próxima perturbação decida por si, e não depois.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os preços estão expressos por galão. O método vale da mesma forma para uma frota em Portugal.