Compra de combustível para frotas: uma disciplina, não uma surpresa mensal

O combustível é normalmente a segunda maior rubrica do orçamento de uma frota, logo a seguir à mão de obra, e é também a menos previsível. Os responsáveis de operações conseguem controlar com verdadeira precisão as rotas, os calendários de manutenção e o comportamento dos condutores. O custo do combustível é diferente. Mexe-se com a geopolítica, as avarias em refinarias e as oscilações cambiais, que nada têm a ver com o bom funcionamento da sua frota. Este guia explica como encarar a compra de combustível como uma verdadeira disciplina e não como uma surpresa mensal.

Porque é que o custo do combustível continua a surpreender as frotas

Pegue numa semana qualquer de títulos sobre o mercado do petróleo e vai ver o problema. Os ataques em rotas marítimas fazem subir o crude de um dia para o outro. Uma decisão de taxas de um banco central mexe com os mercados cambiais, o que depois se reflete no que as frotas pagam por componentes a gasóleo importados. Subidas na bolsa ligadas a um novo entusiasmo por este ou aquele setor podem fazer entrar ou sair capital dos mercados do petróleo por completo, ainda que nada disso tenha a ver com quantas milhas os seus camiões fizeram no mês passado.

O comportamento recente do mercado ilustra-o bem. Os preços do petróleo subiram depois de perturbações perto do Mar Negro, um lembrete de que o risco de abastecimento numa região pode atingir os preços na bomba noutra quase de imediato. Ao mesmo tempo, alguns analistas assinalaram que a China se tornou aquilo a que uma análise chamou o «comprador de ajuste por excelência» do petróleo, absorvendo choques de oferta e procura de forma a impedir que os preços mundiais disparem tanto quanto alguns esperavam, mesmo durante perturbações prolongadas em grandes pontos de passagem marítima obrigatórios. É uma pequena boa notícia para a estabilidade, mas não significa que os preços estejam calmos. Significa que o mecanismo pelo qual se mexem ficou mais complicado.

Depois há a visão de mais longo prazo. A estimativa da Wood Mackenzie de que o setor a montante do petróleo e do gás pode gerar um fluxo de caixa livre enorme se o crude se mantiver numa faixa mais alta no próximo ano diz-lhe algo importante: os produtores estão a contar com volatilidade continuada, não com um regresso à calma. Se quem extrai e vende o petróleo planeia a pensar em oscilações maiores, os operadores de frotas também o devem fazer.

O custo real de esperar para ver

Muitos responsáveis de operações adotam por defeito uma postura reativa em relação ao combustível. Acompanhar o preço, abastecer quando dá jeito, ajustar a cada trimestre a previsão orçamental com base no que aconteceu. Funciona bem em períodos estáveis. Desmorona-se assim que a volatilidade dispara, porque quando nota uma mexida de preço nas faturas, ela já está a pesar nas suas margens há semanas.

O custo mais profundo não é apenas o preço pago na bomba. É o imposto sobre o planeamento. Quando o custo do combustível é imprevisível, as equipas financeiras enchem os orçamentos de reservas de contingência que podiam ir para a renovação de equipamento ou para reter condutores. As equipas comerciais e de operações hesitam em comprometer-se com contratos de clientes de longo prazo a tarifas fixas, porque não sabem quanto vai custar o combustível daqui a seis meses. Cada dado incerto na sua estrutura de custos torna todas as outras decisões mais difíceis de tomar com confiança.

Um teste rápido

Faça a si próprio três perguntas sobre a forma como compra combustível hoje:

• Consegue dizer com confiança ao seu diretor financeiro qual é o teto da despesa com combustível para os próximos dois trimestres?
• Se os preços do petróleo se mexessem com força num sentido ou noutro este mês, as suas decisões de rotas e de preços teriam de mudar?
• A sua estratégia de combustível depende de alguém que verifica os preços à mão, ou está integrada num sistema?

Se alguma destas respostas o deixar desconfortável, é o processo de compra que precisa de trabalho, não apenas as folhas de cálculo.

Construir uma estratégia de compra que aguente

Separar a eficiência operacional do risco de preço

São dois problemas diferentes e as frotas misturam-nos muitas vezes. A eficiência operacional, ou seja, a otimização de rotas, a redução do ralenti, o controlo da pressão dos pneus e o acompanhamento dos condutores com base na telemática, reduz quanto combustível gasta. A gestão do risco de preço trata de quanto paga por galão pelo combustível que de facto gasta. As duas contam, mas nenhuma otimização de rotas o protege de um salto repentino do crude causado por uma perturbação no abastecimento do outro lado do mundo. Trate-as como frentes de trabalho separadas, com responsáveis separados, se a sua organização for grande o suficiente para essa divisão.

Construir uma previsão móvel, não um orçamento estático

Os orçamentos anuais de combustível fixados em janeiro e nunca mais tocados são um fardo. Os mercados não respeitam calendários fiscais. Crie uma previsão móvel revista todos os meses, que incorpore as condições atuais do mercado do petróleo, os padrões sazonais da procura e quaisquer riscos de abastecimento regionais conhecidos. Não se trata de prever os preços com exatidão. Trata-se de construir uma previsão que dobra em vez de partir quando a realidade se afasta dos pressupostos.

Diversificar as relações de abastecimento

Depender de um único fornecedor de combustível ou de um único programa de cartões concentra o risco de formas que nem sempre são evidentes até algo correr mal. Perturbações regionais da oferta, problemas de crédito de um fornecedor ou falhas na sua rede de postos podem deixar uma frota em apuros. Mantenha relações com mais do que um fornecedor quando a sua escala o permitir e conheça as condições de cada contrato antes de precisar dele numa aflição.

Acompanhar os sinais macroeconómicos que realmente contam

Não precisa de se tornar analista dos mercados do petróleo, mas alguns sinais merecem ser vistos com regularidade:

• Os movimentos cambiais, em particular a força ou fraqueza do dólar, já que o petróleo é cotado em dólares em todo o mundo e as variações cambiais afetam o custo das importações mesmo quando o preço do crude em dólares não se mexe.
• As decisões de política dos bancos centrais. Os movimentos de taxas afetam tanto o valor das moedas como o sentimento geral do mercado, que por sua vez afeta os fluxos de capital para os mercados do petróleo.
• As perturbações regionais da oferta, sobretudo tudo o que afete grandes rotas marítimas ou pontos de passagem obrigatórios.
• Os relatórios sobre capacidade de refinação e existências, que muitas vezes mexem com os preços na bomba mais depressa do que as variações do preço do crude.

Não precisa de reagir a cada título. Precisa de um processo fixo de revisão destes sinais, para que, quando acontecer algo relevante, a sua equipa não seja apanhada desprevenida.

Onde encaixa a certeza de preço

É aqui que um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo ganha o seu lugar na caixa de ferramentas. A FuelAnchor funciona fixando um preço máximo por galão para um determinado volume de combustível durante um período acordado. Se os preços de mercado ficarem abaixo desse teto, paga simplesmente o preço de mercado. Se dispararem acima dele, o seu custo fica limitado ao máximo acordado. Não é uma forma de apostar na direção dos preços. É uma forma de pôr um teto firme no seu maior custo variável, para que o orçamento, os preços aos clientes e o planeamento financeiro possam funcionar com um número em que confia de facto.

Para um responsável de operações, o benefício prático nota-se menos na rubrica de combustível em si e mais em tudo o que depende dela. Um preço fixo no combustível facilita orçamentar contratos de vários meses aos clientes, planear investimentos sem que uma provisão para combustível coma a reserva e ter uma conversa franca com as finanças sobre quanto vai custar de facto o próximo trimestre.

Pôr em prática

Comece devagar se a sua organização nunca fez este tipo de planeamento. Escolha uma parte do volume de combustível da frota, por exemplo os camiões das rotas com maior quilometragem ou os ligados a contratos de clientes a preço fixo, e ponha primeiro um preço máximo nesse segmento. Veja como isso afeta a precisão das suas previsões ao longo de um trimestre inteiro. Alargue a partir daí depois de ter visto o mecanismo funcionar com números reais.

Junte-lhe um ritmo interno de revisão. Uma vez por mês, compare a despesa com combustível com a previsão, confronte-a com a lista de sinais macroeconómicos acima e ajuste o orçamento móvel. Não é um grande esforço. Costuma ser uma reunião de trinta minutos, depois de a equipa ganhar o hábito.

As frotas que melhor lidam com a volatilidade do combustível não são as que preveem corretamente os preços do petróleo. São as que construíram um processo sólido o suficiente para nem precisar de uma previsão certa. Comece este mês por escolher uma parte da despesa com combustível da sua frota e pôr-lhe um teto a sério. Veja o que muda na próxima conversa sobre o orçamento.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os preços estão expressos por galão. O método vale da mesma forma para uma frota em Portugal.