Combustível das frotas AVAC: guia do empreiteiro para margens estáveis

Todas as empresas de aquecimento, ventilação e ar condicionado (AVAC) que gerem uma frota de assistência conhecem a sensação. Orçamenta um trabalho em março com uma linha de combustível que parecia razoável, e em julho a mesma rota custa bastante mais. O combustível é uma das poucas rubricas da sua demonstração de resultados que não controla por inteiro, e mesmo assim mexe com as margens tanto como a mão de obra ou as peças. Este guia vê onde as frotas AVAC perdem de facto dinheiro em combustível e o que pode fazer quanto a isso, sem fingir que consegue prever os mercados petrolíferos melhor do que os operadores que passam o dia a olhar para eles.

Porque é que as frotas AVAC sentem o combustível de outra forma que os outros ofícios

O trabalho de assistência em AVAC tem um padrão de rotas que os outros ofícios não têm. Um canalizador ou um eletricista pode fazer quatro ou cinco paragens por dia. Um técnico de AVAC faz muitas vezes mais, sobretudo nas estações intermédias, quando as visitas de manutenção se acumulam com as reparações urgentes. Cada paragem significa tempo ao ralenti durante o diagnóstico, um troço curto em via rápida ou numa estrada principal até à morada seguinte e, muitas vezes, uma ida e volta ao armazém de material por uma peça que não estava na carrinha.

Junte a sazonalidade. A época do ar condicionado no verão e a do aquecimento no inverno fazem subir o volume de chamadas precisamente quando a procura de combustível no conjunto da economia tende a ser volátil. Os preços do petróleo têm andado à deriva com sinais contraditórios, sem direção clara dada pelas decisões da OPEP, pela produção das refinarias ou pelo sentimento geral do mercado. Essa agitação não quer saber se o seu quadro de assistências está cheio. As suas viaturas têm de andar na mesma, e os técnicos precisam de gasóleo ou gasolina no depósito, aconteça o que acontecer ao índice do dólar ou às decisões sobre taxas de juro lá fora.

Há também um problema estrutural que vale a pena nomear: as carrinhas e camiões de AVAC são mais pesados do que o ligeiro médio, porque levam escadas, garrafas de fluido frigorigéneo, ferramentas e por vezes um pequeno stock de peças. Esse peso extra é uma penalização de consumo em cada milha, que se acumula numa frota de dez, vinte ou cinquenta viaturas.

Por onde o dinheiro foge de facto

A maioria das empresas acha que os seus problemas de custo do combustível têm a ver com o preço na bomba. É parte da questão, mas grande parte da fuga acontece antes de uma viatura chegar sequer a um posto.

O ralenti na obra

Um técnico sentado numa entrada à espera de que o escritório lhe ligue de volta, ou com o motor ligado para o ar condicionado enquanto preenche uma fatura, gasta combustível sem sair do lugar. Multiplique isso por toda a frota e por um dia inteiro de rotas, e o ralenti pode pesar tanto como a condução em via rápida no custo do combustível. Os dados de telemática das plataformas de gestão de frotas mostram isto de forma consistente, mesmo que a percentagem exata varie conforme a empresa e a estação.

Rotas ineficientes

Um software de atribuição que otimiza por «próximo técnico disponível» em vez de «técnico mais próximo com as competências certas» cria muitas vezes rotas em ziguezague pela zona de serviço. Um técnico que vai do norte da cidade para o sul e volta no mesmo dia gasta combustível que uma rota mais inteligente teria poupado. É uma das fugas mais fáceis de corrigir, e não exige hardware novo, só outra lógica de atribuição.

O estado da viatura

Pneus com pouca pressão, filtros de ar sujos e mudanças de óleo atrasadas reduzem todos a eficiência sem se dar por isso. As viaturas AVAC que passam longos períodos ao ralenti para a climatização enquanto os técnicos trabalham também desgastam mais depressa os componentes que afetam o consumo. Uma frota sem um calendário firme de manutenção preventiva paga uma penalização de combustível que não se vê em nenhuma fatura concreta, mas que aparece no total ao longo de um trimestre.

Idas ao armazém de material

Cada regresso a um distribuidor por uma peça em falta custa combustível e tempo produtivo. As empresas que equipam as viaturas de forma mais completa, mesmo à custa de algum stock parado, poupam muitas vezes mais em idas evitadas do que gastam em peças a mais.

Medidas práticas que fazem mesmo diferença

Nenhuma das medidas seguintes exige adivinhar para onde vão os preços do petróleo. São mudanças operacionais que qualquer empresa de AVAC pode começar ainda este mês.

Apertar as zonas de atribuição. Agrupe os técnicos por zona geográfica em vez de só por disponibilidade. Perde alguma flexibilidade sobre que técnico pega em que chamada, mas corta os quilómetros em ziguezague que comem o orçamento de combustível. Mesmo um sistema aproximado por código postal é melhor do que nada.

Definir uma regra de ralenti e fazê-la cumprir. Muitas assistências de AVAC não exigem o motor ligado o tempo todo. Formar os técnicos para desligar a viatura nas paragens mais longas, sobretudo com tempo ameno, soma muito em toda a frota.

Rever o stock das viaturas todos os trimestres. Veja que idas ao armazém se repetem mais e ajuste o stock padrão das viaturas em conformidade. É uma tarefa de manutenção, não uma correção pontual. O consumo de peças muda com a estação, por isso a revisão também deve mudar.

Manter pneus e manutenção em dia, sem exceções. Parece básico, mas a manutenção adiada é comum na época alta, quando as viaturas estão sempre a trabalhar e é difícil tirá-las da estrada. Marque janelas de manutenção no planeamento como marcaria um dia de formação.

Acompanhar o custo do combustível por trabalho, não só por viatura. A maioria do software de frotas dá o custo por viatura ou por milha. O custo por trabalho concluído é uma métrica melhor para uma empresa de AVAC, porque liga diretamente a despesa de combustível à receita e deixa ver que tipos de serviço ou que zonas são os menos eficientes de servir.

Pensar em agrupar as rotas dos contratos de manutenção. Se tem contratos de manutenção recorrentes, agrupe essas visitas por zona e marque-as em blocos em vez de as espalhar pelo mês conforme a data de renovação de cada contrato. É uma das mudanças com mais impacto para as empresas que gerem programas sazonais de revisão.

O que não consegue controlar, e o que consegue

Eis a parte honesta. Mesmo com uma atribuição apertada, uma regra de ralenti disciplinada e um programa de manutenção bem gerido, continua sem controlar o preço que paga na bomba. Os preços do petróleo respondem a um emaranhado de fatores que nada têm a ver com a procura de AVAC: decisões sobre capacidade de refinação em países como o México, onde a Pemex tem dificuldade em aproveitar por completo a capacidade de refinação que construiu, a pressão sobre as redes elétricas ligada ao crescimento dos centros de dados, os movimentos do dólar e do iene, e as mudanças geopolíticas à volta das cadeias de abastecimento de minerais para veículos elétricos e materiais de baterias. Nada disso está nas suas mãos, e tentar acertar as compras de combustível pelas manchetes é um jogo perdido para uma empresa que tem de pôr as viaturas a andar todos os dias, digam as notícias o que disserem.

O que consegue controlar é o quanto essa incerteza afeta as suas propostas e o seu orçamento. É aqui que muitas empresas de AVAC se queimam duas vezes: uma com a subida real do combustível, e outra por terem orçamentado trabalhos meses antes com uma hipótese de combustível demasiado otimista. Se orçamenta contratos de manutenção sazonais ou acordos de assistência de longo prazo, uma linha de combustível imprevisível torna esses contratos mais arriscados de orçamentar com rigor.

É esta a lacuna que a FuelAnchor foi pensada para fechar. Em vez de adivinhar quanto vai custar o combustível quando orçamenta uma época de revisões de primavera ou um contrato comercial para vários edifícios, um acordo de fornecimento de combustível a preço fixo garante um preço máximo por galão para as compras de combustível da sua frota. Continua a comprar combustível normalmente, mas conhece o teto desde o início, o que significa que as suas propostas aguentam mesmo que o mercado petrolífero fique agitado. Não se trata de vencer o mercado. Trata-se de saber o seu número com antecedência para que uma deriva lenta ou um pico súbito não apaguem em silêncio a margem que incluiu num contrato seis meses antes.

Incluir isto no planeamento anual

As empresas que gerem bem o custo do combustível tratam-no como parte do ciclo anual de planeamento, e não como uma resposta de emergência quando os preços sobem. Isso significa rever as zonas de atribuição antes de começar a época alta, e não durante. Significa marcar as janelas de manutenção no calendário logo em janeiro, antes que a correria do verão torne impossível tirar viaturas da estrada. E significa decidir, antes da época das propostas, se garantir um teto de preço do combustível faz sentido para a sua carteira de contratos, tendo em conta que parte da receita vem de contratos de manutenção a preço fixo e que parte vem de trabalhos por administração.

O custo do combustível vai continuar a mexer, com ou sem a sua intervenção. As empresas que ficam à frente não são as que acertam nos preços do petróleo. São as que apertam o que está sob o seu controlo operacional e tiram os palpites do que não está. Comece pela revisão de uma zona e por uma semana de registo do ralenti. Os números vão dizer-lhe onde concentrar-se a seguir.

Este artigo traduz um guia escrito para o mercado norte-americano; os custos estão expressos por galão e por milha. O método vale da mesma forma para uma empresa de AVAC em Portugal.