Acquisto di carburante per le flotte: una disciplina, non una sorpresa mensile

Il carburante è di solito la seconda voce del budget di una flotta, subito dopo il personale, ed è anche la meno prevedibile. I responsabili operativi possono controllare con vera precisione i percorsi, i calendari di manutenzione e lo stile di guida degli autisti. Il costo del carburante è un'altra storia. Si muove con la geopolitica, i guasti delle raffinerie e le oscillazioni valutarie, che non hanno nulla a che fare con quanto bene funzioni la vostra flotta. Questa guida spiega come affrontare l'acquisto di carburante come una vera disciplina invece che come una sorpresa mensile.

Perché i costi del carburante continuano a sorprendere le flotte

Prendete una qualsiasi settimana di titoli sul mercato petrolifero e vedrete il problema. Gli attacchi sulle rotte marittime fanno salire il greggio da un giorno all'altro. Una decisione sui tassi di una banca centrale muove i mercati valutari, e questo si ripercuote su quanto le flotte pagano per i componenti diesel importati. I rally di borsa legati a un rinnovato entusiasmo per l'uno o l'altro settore possono spostare capitali dentro o fuori dai mercati petroliferi, anche se nulla di tutto ciò ha a che vedere con quante miglia hanno fatto i vostri camion il mese scorso.

Il comportamento recente dei mercati lo illustra bene. I prezzi del petrolio sono saliti dopo perturbazioni vicino al Mar Nero, a ricordare che il rischio di approvvigionamento in una regione può colpire quasi subito i prezzi alla pompa in un'altra. Allo stesso tempo, alcuni analisti hanno fatto notare che la Cina è diventata quello che un'analisi ha definito l'«acquirente di compensazione per eccellenza» del petrolio, assorbendo gli shock di domanda e offerta in modi che impediscono ai prezzi mondiali di schizzare quanto alcuni si aspettavano, anche durante perturbazioni prolungate nei grandi passaggi marittimi obbligati. È una piccola buona notizia per la stabilità, ma non significa che i prezzi siano calmi. Significa che il meccanismo con cui si muovono è diventato più complicato.

Poi c'è la visione di più lungo periodo. La stima di Wood Mackenzie secondo cui il settore a monte di petrolio e gas potrebbe generare un flusso di cassa libero enorme se il greggio restasse in una fascia più alta l'anno prossimo vi dice qualcosa di importante: i produttori stanno scontando una volatilità prolungata, non un ritorno alla calma. Se chi estrae e vende il petrolio pianifica pensando a oscillazioni più ampie, dovrebbero farlo anche gli operatori di flotta.

Il costo reale dello stare a guardare

Molti responsabili operativi assumono per default un atteggiamento reattivo sul carburante. Guardare il prezzo, fare rifornimento quando capita, aggiustare ogni trimestre la previsione di budget in base a ciò che è successo. Funziona bene nei periodi stabili. Crolla non appena la volatilità sale, perché quando vi accorgete di un movimento di prezzo nelle fatture, pesa già sui margini da settimane.

Il costo più profondo non è solo il prezzo pagato alla pompa. È la tassa sulla pianificazione. Quando i costi del carburante sono imprevedibili, i team finanziari gonfiano i budget con riserve di sicurezza che potrebbero andare all'ammodernamento dei mezzi o a trattenere gli autisti. I team commerciali e operativi esitano a impegnarsi in contratti con i clienti di lungo periodo a tariffe fisse perché non sanno quanto costerà il carburante fra sei mesi. Ogni dato incerto nella struttura dei costi rende più difficile prendere con sicurezza tutte le altre decisioni.

Un rapido esame di coscienza

Fatevi tre domande sul vostro attuale modo di acquistare carburante:

• Sapete dire con sicurezza al vostro direttore finanziario qual è il tetto della spesa per il carburante nei prossimi due trimestri?
• Se questo mese i prezzi del petrolio si muovessero bruscamente in un senso o nell'altro, le vostre decisioni su percorsi e prezzi dovrebbero cambiare?
• La vostra strategia sul carburante dipende da qualcuno che controlla i prezzi a mano, o è integrata in un sistema?

Se una di queste risposte vi mette a disagio, è il processo di acquisto che va rivisto, non solo i fogli di calcolo.

Costruire una strategia d'acquisto che regga

Separare l'efficienza operativa dal rischio di prezzo

Sono due problemi diversi e le flotte spesso li confondono. L'efficienza operativa, cioè l'ottimizzazione dei percorsi, la riduzione del minimo, il controllo della pressione degli pneumatici e l'affiancamento degli autisti basato sulla telematica, riduce quanto carburante bruciate. La gestione del rischio di prezzo riguarda quanto pagate al gallone per il carburante che effettivamente bruciate. Contano entrambe, ma nessuna ottimizzazione dei percorsi vi protegge da un balzo improvviso del greggio dovuto a un'interruzione delle forniture dall'altra parte del mondo. Trattatele come filoni di lavoro separati, con responsabili separati, se la vostra organizzazione è abbastanza grande da permetterlo.

Costruire una previsione mobile, non un budget statico

I budget annuali del carburante fissati a gennaio e mai più toccati sono un peso. I mercati non rispettano i calendari fiscali. Impostate una previsione mobile da rivedere ogni mese, che tenga conto delle condizioni attuali del mercato petrolifero, degli schemi stagionali della domanda e di eventuali rischi di approvvigionamento regionali noti. Non significa prevedere i prezzi con precisione. Significa costruire una previsione che si piega invece di spezzarsi quando la realtà si discosta dalle ipotesi.

Diversificare i rapporti di fornitura

Affidarsi a un solo fornitore di carburante o a un solo programma di carte concentra il rischio in modi che spesso non si vedono finché qualcosa non va storto. Perturbazioni regionali dell'offerta, problemi di credito di un fornitore o buchi nella sua rete di distributori possono mettere in difficoltà una flotta. Mantenete rapporti con più di un fornitore quando la vostra scala lo consente, e conoscete le condizioni di ciascun contratto prima di averne bisogno in un'emergenza.

Seguire i segnali macroeconomici che contano davvero

Non dovete diventare analisti dei mercati petroliferi, ma alcuni segnali meritano un'occhiata regolare:

• I movimenti valutari, in particolare la forza o la debolezza del dollaro, dato che il petrolio è quotato in dollari in tutto il mondo e le variazioni del cambio incidono sui costi d'importazione anche quando il prezzo del greggio in dollari resta fermo.
• Le decisioni di politica monetaria delle banche centrali. I movimenti dei tassi incidono sia sul valore delle valute sia sul clima generale dei mercati, che a sua volta incide sui flussi di capitali verso i mercati petroliferi.
• Le perturbazioni regionali dell'offerta, soprattutto tutto ciò che tocca grandi rotte marittime o passaggi obbligati.
• I rapporti su capacità di raffinazione e scorte, che spesso muovono i prezzi alla pompa più in fretta delle variazioni del prezzo del greggio.

Non dovete reagire a ogni titolo. Vi serve un processo stabile di revisione di questi segnali, così che quando succede qualcosa di rilevante il vostro team non venga colto alla sprovvista.

Dove si inserisce la certezza di prezzo

È qui che un accordo di fornitura di carburante a prezzo fisso si guadagna il suo posto nella cassetta degli attrezzi. FuelAnchor funziona bloccando un prezzo massimo al gallone per un determinato volume di carburante per un periodo concordato. Se i prezzi di mercato restano sotto quel tetto, pagate semplicemente il prezzo di mercato. Se schizzano sopra, il vostro costo resta fermo al massimo concordato. Non è un modo per scommettere sulla direzione dei prezzi. È un modo per mettere un tetto fermo sul vostro costo variabile più grande, così che budget, prezzi ai clienti e pianificazione finanziaria possano basarsi su un numero di cui vi fidate davvero.

Per un responsabile operativo il vantaggio pratico si vede meno nella voce carburante in sé e più in tutto ciò che ne dipende. Un prezzo fisso sul carburante rende più facile quotare ai clienti contratti di più mesi, pianificare gli investimenti senza che un accantonamento per il carburante si mangi la riserva e avere con l'area finanza una conversazione schietta su quanto costerà davvero il prossimo trimestre.

Metterlo in pratica

Cominciate in piccolo se la vostra organizzazione non ha mai fatto questo tipo di pianificazione. Scegliete una parte del volume di carburante della flotta, per esempio i camion sui percorsi con il chilometraggio più alto o quelli legati a contratti con clienti a prezzo fisso, e mettete prima un tetto di prezzo su quel segmento. Osservate come incide sull'accuratezza delle previsioni per un trimestre intero. Allargate poi, una volta visto il meccanismo funzionare con numeri reali.

Abbinatelo a un ritmo di revisione interno. Una volta al mese confrontate la spesa per il carburante con la previsione, verificatela rispetto all'elenco dei segnali macroeconomici qui sopra e aggiustate il budget mobile. Non è un grande sforzo. Di solito è una riunione di trenta minuti, una volta che il team ha preso l'abitudine.

Le flotte che gestiscono meglio la volatilità del carburante non sono quelle che prevedono correttamente i prezzi del petrolio. Sono quelle che hanno costruito un processo abbastanza solido da non aver bisogno di una previsione corretta. Cominciate questo mese scegliendo una parte della spesa per il carburante della flotta e mettendoci sotto un tetto vero. Guardate che cosa cambia nella prossima discussione sul budget.

Questo articolo traduce una guida scritta per il mercato statunitense; i prezzi sono espressi al gallone. Il metodo vale allo stesso modo per una flotta in Italia.