Compras de combustible para flotas: guía para mercados volátiles

El combustible suele ser la segunda partida del presupuesto de una flota, justo detrás de la mano de obra, y casi siempre es la menos previsible. Los responsables de operaciones que tratan la compra de combustible como una tarea de fondo, algo que lleva el departamento financiero o que automatiza un programa de tarjetas, suelen llevarse sorpresas en los peores momentos. Las últimas semanas han recordado lo rápido que puede moverse el suelo bajo el presupuesto de combustible de una flota, y por qué una estrategia de compras de verdad importa más que una hoja de cálculo con las medias del trimestre pasado.

La nueva normalidad de la volatilidad

Los mercados del petróleo nunca han estado tranquilos del todo, pero en los últimos años se han sumado nuevas categorías de perturbación a los ciclos habituales de oferta y demanda. Fricciones geopolíticas en las rutas marítimas, despliegues navales en aguas disputadas y ahora un repunte de la piratería ligado al desvío del tráfico comercial aparecen todos en la misma actualidad. Ninguno de estos acontecimientos está desconectado del precio del combustible. Se propagan a los costes de los seguros, los tiempos de tránsito y la logística del refino antes de llegar al surtidor de una flota.

Las informaciones que llegan de la zona del estrecho de Ormuz describen cientos de buques mercantes empujados a rutas más largas alrededor de África por un bloqueo de hecho, y grupos de piratas somalíes que se apresuran a aprovechar el tráfico resultante. No es una historia que se quede entre los operadores de petroleros y las aseguradoras marítimas. Rutas más largas significan tránsitos más largos, primas de seguro más altas para las navieras y más variables en la cadena que acaba determinando lo que paga una flota en el surtidor. Por otra parte, los mandos navales han dado a entender que los despliegues militares en Oriente Medio probablemente durarán bastante más de lo previsto al principio, lo que indica que la tensión de fondo no se va a resolver en un plazo cómodo.

Nada de esto significa que la respuesta adecuada sea el pánico. Significa que los responsables de operaciones tienen que dejar de suponer que el coste del combustible volverá a una base conocida y empezar a planificar con la posibilidad de que la propia volatilidad sea ahora la base.

Por qué los pasos marítimos estratégicos importan en tu factura de combustible

Es fácil archivar mentalmente las noticias navales y los titulares sobre piratería bajo «no es mi problema». Los gestores de flota se centran en optimizar rutas, en las horas de los conductores y en los calendarios de mantenimiento, no en las tarifas de seguro de los petroleros en el golfo de Adén. Pero la cadena de suministro de combustible es de verdad global, y una perturbación en cualquier punto acaba apareciendo como costes mayoristas más altos o como vaivenes de precio más amplios en el minorista.

Cuando el transporte marítimo comercial se desvía por trayectos más largos, el tiempo y el riesgo añadidos se acaban cobrando en algún sitio. Las refinerías que dependen del crudo que llega por esas rutas tienen costes de entrada menos previsibles, y esa imprevisibilidad suele trasladarse a lo largo de la cadena en lugar de absorberse en silencio. Un responsable de operaciones de flota no tiene que seguir a diario las estadísticas de piratería, pero ignorar el panorama general significa que te pillen desprevenido cuando llega una subida de costes sin una explicación nacional evidente.

Los costes ocultos de comprar sobre la marcha

La mayoría de las flotas sin un enfoque formal de compras compran sobre la marcha: repostar donde es cómodo, usar una tarjeta de combustible para los informes y ajustar el presupuesto a posteriori cuando se mueven los precios. En periodos estables funciona bien. En periodos volátiles sale caro, por varias razones fáciles de subestimar.

Primero, comprar sobre la marcha significa que la flota absorbe cada subida de precio en tiempo real, sin ningún colchón. Si el gasóleo sube con fuerza en poco tiempo, ese coste golpea de inmediato el margen operativo, a menudo antes de que finanzas haya tenido tiempo de ajustar las tarifas a los clientes o de revisar la previsión del trimestre.

Segundo, la incertidumbre presupuestaria hace más difícil presentar ofertas competitivas para contratos nuevos. Una empresa logística que no puede decirle con seguridad a un posible cliente cómo será su exposición al coste del combustible dentro de seis meses se ve obligada a inflar mucho sus ofertas, lo que perjudica su competitividad, o a ofertar muy ajustado y confiar en que los precios se porten bien, lo que perjudica su margen. Ninguna de las dos es una buena posición.

Tercero, las flotas que compran sobre la marcha suelen tomar peores decisiones operativas bajo presión. Cuando el coste del combustible se dispara sin aviso, el instinto suele ser recortar por otro lado: aplazar el mantenimiento, alargar los intervalos de revisión o reducir las horas de los conductores de un modo que crea problemas más adelante. Un golpe en el coste del combustible rara vez se queda en la línea de combustible una vez que obliga a recortes precipitados en otras partes.

Construir una estrategia de compras que aguante

Un enfoque de compras de combustible duradero tiene unos pocos componentes básicos, y ninguno exige predecir hacia dónde irán los mercados del petróleo. Exige construir la estructura suficiente para que la flota no quede totalmente expuesta a lo que pase.

Diversificar las relaciones de suministro

Depender de un solo proveedor de combustible o de una sola red de tarjetas concentra el riesgo sin necesidad. Las flotas que mantienen relaciones con varios proveedores, incluidos distribuidores regionales que pueden ofrecer mejores condiciones en zonas de servicio concretas, tienen más margen cuando una relación se vuelve menos favorable. No se trata de buscar sin parar el precio más bajo del día. Se trata de tener opciones disponibles antes de necesitarlas con urgencia.

Separar el presupuesto de la compra del día a día

Uno de los cambios de mentalidad más útiles para un responsable de operaciones es separar la pregunta «qué debemos presupuestar para combustible» de la pregunta «dónde compramos combustible hoy». En muchas flotas se tratan como la misma decisión, y es un error. El presupuesto debería construirse en torno a un techo defendible que proteja a la empresa de los peores escenarios, mientras que las compras del día a día pueden seguir respondiendo a las diferencias de precio locales y a la logística de las rutas. Cuando las dos funciones están bien separadas, finanzas puede planificar con más seguridad y operaciones mantiene la flexibilidad sobre el terreno.

Conocer al dedillo tus patrones de consumo

Suena básico, pero un número sorprendente de flotas no tiene datos precisos y actualizados del consumo de combustible por ruta, tipo de vehículo y estación. Sin esos datos, cualquier estrategia de compras es pura adivinanza. Antes de cerrar acuerdos de suministro o fijar hipótesis de presupuesto, pon al día las cifras de consumo con el detalle suficiente para modelizar distintos escenarios de precio de forma realista. Esto también saca a la luz ineficiencias que vale la pena corregir haga lo que haga el mercado del petróleo: vehículos envejecidos que gastan más de lo que deberían, rutas que se podrían agrupar, ralentí que se acumula en toda la flota.

Dónde encajan los techos de precio

Una vez que los datos de consumo son sólidos y las relaciones con proveedores están diversificadas, queda la cuestión de cómo proteger el presupuesto de la volatilidad descrita arriba sin atar la flota a un precio rígido y único para todo. Ahí es donde un acuerdo de suministro a precio fijo con un precio máximo garantizado por galón se gana su sitio en la caja de herramientas. El modelo de FuelAnchor permite a una flota fijar un techo a lo que pagará por galón, de modo que si los mercados del petróleo se disparan por una perturbación del transporte marítimo, un desvío provocado por la piratería o un rebrote de la tensión en Oriente Medio, la exposición de la flota se detiene en ese techo en lugar de subir con el mercado. No es una apuesta sobre la dirección de los precios. Es una forma sencilla de conocer el peor caso por adelantado, que es justo el tipo de certeza que hace mucho menos estresantes el presupuesto, las ofertas y la planificación.

Un siguiente paso práctico

Saca los datos de consumo de combustible de tu flota de los últimos doce meses y compáralos con las oscilaciones de precio de ese mismo periodo. Si esas oscilaciones habrían tensado de forma notable tu presupuesto u obligado a recortes precipitados en otras partes, esa es tu señal. Abre la conversación sobre un techo de precio antes de que la próxima perturbación tome la decisión por ti, no después.

Este artículo traduce una guía escrita para el mercado estadounidense; los precios se expresan por galón. El método vale igual para una flota en España.