Kraftstoffstrategie für Maschinenvermieter mit eigener Lieferflotte

Warum die Flotten von Maschinenvermietern ein eigenes Kraftstoffproblem haben

Die Auslieferung von Mietgeräten ist kein gewöhnlicher Güterverkehr. Eine Lieferung für einen Garten- und Landschaftsbauer, das Absetzen einer Scherenbühne, ein Stromaggregat, das noch am selben Tag gebracht wird, und die Abholung von einer schlammigen Baustelle greifen alle auf denselben Fahrzeugpool zu, verhalten sich aber ganz anders als eine feste Tour. Die Strecken ändern sich jede Woche. Der Verbrauch schwankt mit dem Ladegewicht, der Leerlaufzeit vor Ort und damit, wie oft ein Fahrer umkehren muss, weil ein Kunde die Zufahrt verlegt hat.

Diese Schwankungen machen Kraftstoff zu einem der am schwersten planbaren Kostenposten der Branche. Die meisten Vermieter können Personal und Abschreibung der Geräte recht genau vorhersagen. Kraftstoff ist der Ausreißer, der die Buchhaltung am Monatsende immer wieder überrascht.

Das Kernproblem: unplanbare Routen, feste Angebote

Mietverträge werden oft mit Lieferung und Abholung als Pauschale kalkuliert, manchmal Wochen oder Monate vor dem eigentlichen Einsatz festgelegt. Der Preis, den Sie einem Bauunternehmen für die Lieferung eines Verdichters oder einer Gelenkteleskopbühne zugesagt haben, stand also fest, bevor Sie die genaue Route, den Verkehr oder die Zahl der tatsächlich nötigen Fahrten kannten.

Ein Einsatz läuft selten wie geplant. Ein Kunde braucht die Maschine an einer anderen Stelle der Baustelle. Eine kurzfristige Abholung kommt hinzu, weil ein Gerät bei einer Prüfung durchgefallen ist. Eine Eillieferung muss zwischen zwei geplante Stopps geschoben werden, weil die Kolonne eines Bauunternehmens ohne das benötigte Gerät untätig herumsteht. Jeder dieser Fälle bringt Kilometer, die niemand eingeplant hat, und der Kraftstoff fängt die Differenz still auf, Fahrt für Fahrt, bis sie am Quartalsende als gedrückte Marge sichtbar wird.

Es ist dasselbe Grundproblem, vor dem Schülerbeförderer und Shuttlebetreiber stehen, die ebenfalls einen Festpreisservice unter täglich wechselnden Bedingungen erbringen. Wie man damit umgeht, zeigt ausführlicher Kraftstoffkosten für Schul- und Shuttlebetreiber steuern, und die Parallelen zu den Lieferflotten der Vermieter sind eng genug, dass dieselbe Disziplin greift.

Kraftstoff ins Angebot einbauen, nicht daneben stellen

Der häufigste Fehler bei der Kraftstoffplanung von Maschinenvermietern ist, Kraftstoff als Nachgedanken zu behandeln, als groben Prozentsatz, der auf Grundlage der Annahmen des Vorjahres auf die Liefergebühr aufgeschlagen wird. Das funktioniert, bis sich die Bedingungen ändern und die Annahme nicht mehr zur Wirklichkeit passt.

Ein besserer Ansatz beginnt früher, in der Angebotsphase. Bevor ein Vertrag unterschrieben wird, sollten Disposition und Finanzen sich auf realistische Verbrauchserwartungen je Route einigen, die den tatsächlichen Lieferradius, die Gewichtsklasse der eingesetzten Fahrzeuge und die Zahl der Rückfahrten berücksichtigen, die für diese Geräteart üblicherweise nötig sind. Lieferungen schwerer Maschinen, die Plateaufahrzeuge oder Spezialanhänger erfordern, verbrauchen anders als ein Kastenwagen, der Kleingeräte absetzt, und die Kraftstoffzeile im Angebot sollte diesen Unterschied abbilden statt eines einzigen Mischsatzes für die ganze Flotte.

Diese Planungsdisziplin entspricht dem, was Unternehmen mit Festpreisaufträgen in Bau und Logistik bereits tun. Dieselbe Logik beschreibt Kraftstoffbudget für eine Saison mit Festpreisaufträgen, der erklärt, wie man das Kraftstoffrisiko vom Rest des Angebots trennt, damit ein einzelner schwankender Posten nicht still die Marge einer ganzen Saison aufzehrt.

Die Kraftstoffbedingungen auf das Verhalten der Flotte abstimmen

Die Lieferflotten der Vermieter bestehen meist aus einer bunten Mischung: Pick-ups für Kleingeräte, Kofferfahrzeuge für mittelgroße Geräte und Plateaufahrzeuge oder Tieflader für schwere Maschinen. Jede Fahrzeugklasse hat ihr eigenes Verbrauchsprofil und reagiert unterschiedlich auf die Streckenlänge.

Ein fester Höchstpreis je Gallone oder Liter für die ganze Flotte gibt Disposition und Finanzen eine gemeinsame Zahl, mit der sie planen können, unabhängig davon, welches Fahrzeug am Ende welche Route fährt. Wird ein Lkw in letzter Minute umgeleitet oder wird aus einer Lieferung zwei Fahrten statt einer, bewegen sich die Kraftstoffkosten je Gallone nicht. Nur die Menge ändert sich, und die Menge kann die Disposition tatsächlich in Echtzeit sehen und steuern. Das ist eine ganz andere Planungslage, als zuzusehen, wie sich der Preis je Gallone unter Ihnen bewegt, während Ihr Liefervolumen schon für sich genommen unberechenbar genug ist.

Tankkarte oder Festpreisversorgung: den Unterschied kennen

Viele Vermieter greifen standardmäßig zu einer gewöhnlichen Flottentankkarte, weil sie der bequemste Weg für die Ausgabenerfassung und die Erstattung an Fahrer ist. Karten helfen, Kaufdaten zu erfassen und zu steuern, wo Fahrer tanken. Eine Karte allein tut aber nichts, um den an der Zapfsäule gezahlten Preis zu begrenzen. Sie meldet die Zahl im Nachhinein. Sie deckelt sie nicht.

Eine Liefervereinbarung zum Festpreis funktioniert anders. Sie setzt eine Obergrenze für das, was Sie je Gallone oder Liter zahlen, egal wohin der Markt geht, und lässt Sie trotzdem weniger zahlen, wenn sich die Bedingungen zu Ihren Gunsten entwickeln. Für eine Vermietflotte, die unplanbare Routen und Kundenverträge zum Festpreis unter einen Hut bringen muss, ist diese Obergrenze oft mehr wert als die Berichtsfunktionen einer gewöhnlichen Karte. Beide Werkzeuge lösen verschiedene Probleme, und es lohnt sich, zehn Minuten darüber nachzudenken, welches je nach Flottengröße und Routenart tatsächlich die Marge Ihres Angebots schützt.

Den Vertrag lesen, bevor Sie unterschreiben

Kraftstoffvereinbarungen zum Festpreis sind nicht alle gleich gebaut, und die Details im Kleingedruckten zählen mehr, als die meisten Betreiber erwarten. Mindestmengen, Lieferfenster, Auslöser für Preisüberprüfungen und die genaue Mechanik, nach der der Höchstpreis festgelegt wird, können sich von Lieferant zu Lieferant deutlich unterscheiden.

Bevor Sie eine Vermietflotte an eine Vereinbarung binden, lohnt es sich, genau zu verstehen, was Sie unterschreiben. Eine Kraftstoff-Festpreisvereinbarung vor der Unterschrift richtig lesen geht die wichtigsten Klauseln durch, auch jene, die Vermieter mit unregelmäßigen Liefermengen gern übersehen, bis sie mitten in der Vertragslaufzeit zum Problem werden.

Praktische Schritte für die nächste Angebotsrunde

Ziehen Sie zuerst die tatsächlichen Routendaten der letzten zwei oder drei Vermietsaisons heran, aufgeteilt nach Fahrzeugklasse statt als Flottendurchschnitt. Kofferfahrzeuge, Plateaufahrzeuge und leichte Pick-ups haben unterschiedliche Verbrauchsmuster, und sie in eine Zahl zu mischen verdeckt, woher die eigentlichen Kosten kommen.

Trennen Sie als Nächstes den Kraftstoff in Ihren Kalkulationsblättern vom Rest der Liefergebühr. Steckt der Kraftstoff in einer einzigen Lieferzeile, kann niemand im Team sagen, ob eine dünne Marge vom Personal, von den Kilometern oder vom Kraftstoffpreis kommt. Ihn getrennt auszuweisen macht das nächste Angebot genauer und zeigt viel leichter, welche Arten von Einsätzen still Geld verlieren.

Entscheiden Sie dann, wie viel Preisunsicherheit Ihr Betrieb tatsächlich verkraften kann, bevor sie die Vermietmargen trifft. Liefert Ihre Flotte schwere Maschinen über große Radien, oder schreiben Ihre Mietverträge Preise über Monate fest, wird das Argument für einen festen Höchstpreis je Gallone deutlich stärker. Sind Ihre Routen kurz und werden Ihre Verträge häufig neu kalkuliert, ist das Risiko kleiner, und eine gewöhnliche Tankkarte zusammen mit strafferer Routenplanung kann allein ausreichen.

Gewöhnen Sie sich schließlich an, die Kraftstoffwerte mit den Annahmen jedes einzelnen Angebots abzugleichen, nicht nur mit der Flottensumme des Vorjahres. Ein vierteljährlicher Vergleich zwischen den kalkulierten Verbrauchserwartungen und dem, was auf der Straße tatsächlich passiert ist, zeigt Ihnen schnell, ob Ihre Angebotsannahmen vor der nächsten Vertragsrunde angepasst werden müssen, statt erst, wenn der Schaden schon eingetreten ist.

FuelAnchor arbeitet mit den Flotten von Maschinenvermietern daran, vor der nächsten Angebotssaison einen festen Höchstpreis einzurichten, damit Kraftstoff nicht länger die Größe ist, die einen gut kalkulierten Liefervertrag still aushöhlt.

Geht Ihre Vermietflotte in eine neue Angebotsrunde und ist der Kraftstoff noch eine Annahme statt einer festen Zahl, ist der schnellste nächste Schritt, ein Angebot anzufordern und zu sehen, wie ein fester Höchstpreis im Verhältnis zu Ihrem tatsächlichen Liefervolumen aussähe.

Dieser Beitrag übersetzt einen Leitfaden für den US-Markt. Die Methode gilt in Deutschland genauso.